Devriez-vous donner une voiture de société à un employé?

Donner à un employé l'utilisation d'une voiture de fonction semble être une bonne idée. Mais, comme toujours, c'est plus compliqué qu'il n'y paraît, surtout en ce qui concerne les impôts.

Cet article vous présente quelques-unes des problématiques liées aux chauffeurs salariés des voitures de société.

Seul l'usage professionnel est déductible

Peu importe qui conduit une voiture ou qui possède une voiture, seule l'utilisation commerciale de cette voiture est déductible comme dépense d'entreprise. Celui qui conduit la voiture doit conserver de bons dossiers de conduite à des fins professionnelles.

L'événement commercial doit être enregistré le jour où il s'est produit et il doit inclure les détails de l'objectif, de la date et du lieu ou du kilométrage.

Vous pouvez accorder une allocation automatique aux employés

La plupart des entreprises accordent aux employés une allocation automatique pour les rembourser pour les frais de conduite d'une voiture à des fins commerciales. L'allocation peut être donnée en plus de fournir la voiture à l'employé.

Cette allocation ne constitue pas un avantage imposable pour l'employé, à condition qu'elle soit fournie dans le cadre d'un régime comptable. Un plan comptable est un ensemble de procédures que votre entreprise met en place pour comptabiliser adéquatement l'argent donné à l'employé. L'IRS veut s'assurer que vous ne donnez pas des avantages aux employés, mais que ce sont des dépenses d'entreprise légitimes payés par l'employé et remboursés par vous.

Vous devez utiliser un plan comptable IRS

Fondamentalement, pour avoir un régime responsable, les dépenses d'automobile doivent avoir un but commercial légitime, l'employé doit vous fournir des dossiers adéquats montrant l'utilisation des affaires et les montants dépensés, et l'employé doit retourner tous les remboursements excédentaires dans un délai raisonnable.

La déduction automatique que vous accordez aux employés peut être déterminée en utilisant le taux standard de l'IRS (différent chaque année) ou les dépenses réelles. La méthode que vous utilisez est à vous, avec quelques limitations.

Si vous n'installez pas et n'utilisez pas un régime comptable, toute allocation ou remboursement que vous accordez aux employés pour la conduite est imposable pour eux, et vous devez inclure les montants de remboursement dans leur paye et retenez les taxes.

L'utilisation d'une voiture par l'employé est une condition de travail

Selon l'IRS, un avantage lié à la condition de travail est «les biens et services que vous fournissez à un employé pour lui permettre d'accomplir son travail. " Cette prestation est exclue du revenu de l'employé en supposant que l'employé pourrait prendre la déduction sur une déclaration de revenus personnelle. Dans le cas d'une voiture de société. Rappelez-vous, ce n'est que l'utilisation commerciale de la voiture qui est (a) admissible comme dépense d'entreprise et (b) non imposable pour l'employé comme avantage.

Toutefois, l'utilisation de la voiture par les employés pour des raisons personnelles n'est pas déductible comme dépense d'entreprise, que ce soit pour l'employé ou pour votre entreprise.Voici comment cela fonctionne:

L'utilisation personnelle d'une voiture de société est un avantage imposable

Essentiellement, tout ce que vous donnez aux employés est un avantage imposable. Si vous donnez à un employé l'utilisation d'une voiture, l'utilisation personnelle par l'employé est considérée par l'IRS comme une prestation en nature autre qu'en espèces.

Intuit Payroll indique: «Une partie de la valeur de la voiture est considérée comme faisant partie de la rémunération totale de l'employé aux fins de l'impôt.» Vous devez tenir compte de la valeur de cet avantage et le payer et les impôts de l'État et les taxes FICA (Sécurité sociale et Medicare) à partir de ce montant, le même que d'autres salaires et avantages.

Les voitures sont répertoriées Propriété d'une entreprise

Une dernière remarque: Les véhicules utilitaires font partie d'une catégorie spéciale de biens aux fins de la taxe professionnelle. Ils sont considérés propriété cotée, ce qui inclut les biens qui peuvent être utilisés à la fois pour des raisons professionnelles et personnelles.

Que vous donniez la voiture à un employé ou que vous l'utilisiez vous-même, si la voiture est utilisée moins de 50% du temps à des fins commerciales, vous pouvez toujours déduire l'utilisation professionnelle, mais vous devez utiliser dépréciation.

Si vous décidez de donner une voiture de société à un employé

Regardons un exemple pour voir comment tout cela fonctionne:

Votre entreprise loue une voiture et la donne à Mary pour l'utiliser pour affaires au volant.

Mary doit conserver de bons dossiers sur la répartition entre usage professionnel et personnel et fournir à votre entreprise des rapports détaillés. À cette fin, disons qu'elle conduit 50% pour les affaires et 50% pour les usages personnels.

Peu importe qui conduit la voiture, le bail est au nom de l'entreprise, donc le loyer est déductible comme dépense d'entreprise, mais uniquement dans la mesure où il est utilisé à des fins commerciales. (Si la voiture est achetée, l'amortissement sur la voiture est déductible, encore une fois pour la partie affaires de son utilisation.)

Si vous remboursez Mary pour ses frais de conduite, vous n'avez pas à tenir compte de cette le remboursement est imposable si vous avez un régime comptable, tel que décrit ci-dessus.

Mais, la valeur de la voiture pour le temps de conduite personnel doit être incluse dans le revenu de Mary (et les retenues s'appliquent). Si le loyer mensuel de la voiture de société de Mary est de 500 $, vous devez inclure 250 $ par mois dans son chèque de paie.

Pourquoi il est important de conserver de bons dossiers en affaires

Comme vous pouvez le voir dans la discussion ci-dessus, il est très important que le conducteur de la voiture de fonction conserve d'excellents dossiers pour prouver le niveau de conduite.

Cette preuve est nécessaire:

• Vous pouvez donc rembourser les frais de déplacement des employés et ne pas les inclure dans le salaire de l'employé
• Pour prouver votre utilisation professionnelle, vous n'avez pas à inclure cette partie de la valeur salaire des employés,
• Vous pouvez donc déduire plus de frais d'amortissement, et
• Ainsi, vous pouvez utiliser plus de la valeur de la voiture pour vos autres dépenses d'entreprise.

Plus d'informations dans IRS Publications

• Publication IRS 535 - Déduire les dépenses d'entreprise
• IRS Publication 15-B - Guide fiscal des avantages sociaux
• IRS Publication 463 - Frais de voyage, de divertissement, de cadeau et d'automobile > Taxe IRS Thème 510 - Utilisation d'une voiture à des fins commerciales
• Avertissement: Cet article est fourni uniquement à titre d'information générale.Ce n'est pas destiné à être un conseil fiscal ou juridique. Vérifiez auprès de vos conseillers fiscaux et financiers avant de commencer à remettre aux employés les clés des voitures de société.