Comment écrire un e-mail professionnel - 7 questions à se poser avant de toucher Envoyer

Depuis de nombreuses années, les gens prédisent la fin du courrier électronique. Bien qu'il soit vrai que nous utilisons d'autres formes de communication comme les textos et les médias sociaux pour «parler» à nos amis ou envoyer des messages rapides à nos collègues, nous utilisons toujours le courrier électronique, en particulier pour les communications professionnelles. C'est aussi le principal moyen de contact lorsque vous postulez pour un emploi. Il est aussi important que jamais de savoir écrire un courriel professionnel.

Le courriel peut être votre premier point de contact avec quelqu'un et, pour cette raison, c'est votre première occasion de faire une impression. Prenez bien soin de composer vos messages. Avant de cliquer sur Envoyer, répondez à ces 7 questions.

1. Mon message est-il gratuit?

La vérification de vos courriels à la recherche d'erreurs est la chose la plus importante que vous puissiez faire avant de l'envoyer. Une mauvaise orthographe et une mauvaise grammaire vous rendront imprudent. Cela va à l'encontre de l'impression que vous essayez de faire, surtout si vous postulez pour un emploi.

Relisez jusqu'à ce que vous soyez sûr que vous avez pris toutes les fautes d'orthographe et de grammaire, ainsi que les fautes de frappe. Grammaire. com a des outils gratuits, y compris une extension pour le navigateur Chrome, qui peut vous aider avec cela.

2. Que dit mon adresse e-mail à mon sujet?

Votre adresse e-mail professionnelle, que vous ne devriez jamais utiliser pour la recherche d'un emploi, est probablement très simple. Très probablement, c'est une variante de votre nom.

Vous avez peut-être choisi une adresse moins professionnelle à utiliser pour les e-mails personnels. Une adresse qui est suggestive, enfantine ou mignonne est acceptable si vous l'utilisez uniquement pour envoyer des messages à vos amis et votre famille, mais si vous avez besoin d'écrire un email professionnel, inscrivez-vous pour un nouveau compte qui exprime le professionnalisme.

Configurez une adresse e-mail qui utilise votre nom actuel. Essayez votre prénom et votre nom de famille; votre prénom, votre initiale et votre nom de famille; ou une combinaison de ceux-ci. N'envoyez jamais votre email professionnel de chickybabe @ mymail. com.

3. Le nom et l'adresse électronique dans le champ "À" sont-ils corrects?

Lorsque vous commencez à taper le nom d'un destinataire dans le champ «À», la plupart des clients de messagerie remplissent le reste du nom avec un de vos contacts. Vous pourriez facilement vous retrouver avec le mauvais nom dans ce champ, alors assurez-vous de faire attention à cela.

Imaginez les problèmes qui pourraient survenir si vous envoyez accidentellement un courriel au mauvais destinataire. Disons que vous cherchez un emploi pendant que vous êtes encore employé. Un gestionnaire d'embauche chez un employeur potentiel pourrait avoir un nom qui commence par la même lettre que le nom de votre patron actuel. Quelle gêne serait-il si vous envoyiez à votre patron un message destiné à ce gestionnaire d'embauche? Non seulement vous voulez vous assurer que votre message atteint sa destination prévue, mais vous voulez également être certain qu'il n'atteint pas un message indésirable.

4. Ai-je utilisé le bon titre pour s'adresser au destinataire?

Si vous utilisez déjà le prénom de la personne que vous envoyez par courrier électronique, vous pouvez le faire de cette manière dans votre message.

Cependant, si c'est la première fois que vous communiquez avec quelqu'un, ou si vous n'êtes pas sûr de la façon dont il préfère être traité, il est préférable d'utiliser un titre officiel comme M., Mme, Mme ou Dr. le nom de famille du destinataire.

Faites toujours attention à la prudence. Ça ne peut pas faire de mal d'être formel. Pour obtenir un indice sur la façon dont une personne avec qui vous avez déjà une relation établie préfère être traitée, revenez sur les messages antérieurs pour voir comment ils sont signés. Cela vous aidera à décider quoi faire.

5. Mon ton transmet-il bien mon message?

Comme le dit le dicton: "Ce n'est pas ce que vous dites mais comment vous le dites". Lorsque vous parlez à quelqu'un en face-à-face, vous pouvez compter sur l'intonation, le langage corporel et l'expression faciale pour donner un sens supplémentaire à vos paroles.

Lorsque vous essayez de transmettre le même message par écrit, il y a plus de place pour le malentendu parce que le lecteur ne peut pas voir votre visage, lire votre langage corporel ou entendre votre voix.

Assurez-vous que votre message est poli et qu'il sonne bien, et que votre message est clair.

6. Mon message est simple, mais pas cryptique?

Garder vos messages courts et doux les rendra plus faciles à comprendre. Dans le même temps, vous ne devez rien omettre d'important. Vous ne voulez pas forcer le destinataire de votre email à deviner ce que vous essayez de dire. Votre message doit être aussi précis que possible mais inclure toutes les informations nécessaires.

7. Ai-je inclus des pièces jointes non sollicitées?

Beaucoup de gens refusent d'ouvrir des pièces jointes auxquelles ils ne s'attendaient pas. Ils ont raison d'éviter cela. Les virus informatiques sont souvent transmis dans ces pièces jointes. Si vous souhaitez envoyer un fichier à quelqu'un, par exemple, votre CV, demandez d'abord à votre destinataire sa permission. Envoyez-le seulement s'il dit que c'est bon.