Comment répondre aux questions des employés - Conseils et stratégies de réunion

Les réunions d'affaires peuvent se poursuivre indéfiniment si vous ouvrez la porte pour répondre aux questions des employés si vous n'établissez pas les paramètres depuis le début et gardez le contrôle du plancher. Le dicton «il y en a un dans chaque foule» s'applique bien dans le contexte des réunions d'affaires, car les employés mécontents sont souvent plus disposés à s'exprimer en groupe. Tout ce qu'il faut, c'est un commentaire ou une question négative pour que les autres commencent à se mettre d'accord.

Mais l'inverse peut aussi être vrai: entamer une conversation positive et inviter les autres à se joindre à nous. Le résultat peut être productif et tout le monde s'éloigne en pensant que la réunion valait la peine.

L'une des plus grandes plaintes au sujet des réunions d'affaires est qu'elles sont souvent inutiles et gaspillent un temps de travail précieux. Assurez-vous d'indiquer clairement le but de votre réunion, de fixer à l'avance le temps que vous consacrerez à la réunion (ainsi que toute discussion ouverte), puis de vous en tenir aux sujets de la réunion et à la durée prévue. Vous pourriez également vouloir rendre les réunions plus intéressantes avec un brise-glace ou une activité d'échauffement.

Voici des stratégies pour traiter avec les employés qui posent des questions pendant les réunions auxquelles vous ne voulez pas répondre immédiatement, ou que vous ne voulez pas aborder à n'importe quel moment pendant une réunion.

Pour agir immédiatement sur une question

Si une question arrive à point nommé et que vous estimez qu'elle devrait être traitée, répondez-y immédiatement, mais brièvement, puis dites que vous répondrez à d'autres questions à la fin. de la réunion si vous avez le temps.

Soutenez votre affirmation selon laquelle vous passez au langage corporel. Regardez vos notes ou tournez-vous pour faire face à un tableau blanc, etc. En brisant le contact visuel momentanément, vous montrez que vous vous déplacez. Si vous regardez dans le public (en particulier avec les sourcils levés) vous pouvez envoyer un signal que vous laissez une ouverture pour plus de questions.

Si le public est négatif ou hostile, reconnaissez ses préoccupations, mais seulement indirectement. Prenez un moment pour expliquer que vous comprenez et partagez leurs préoccupations, mais si vous êtes trop loin du sujet, rien ne sera accompli. Suggérez aux personnes d'écrire leurs questions pour plus tard, ou organisez une réunion privée pour discuter de leurs préoccupations plus en détail.

Répondre à une seule question est pratique car:

• Permet à un responsable de réunion d'aborder un sujet auquel il n'a peut-être pas pensé;
• Il envoie un message indiquant que vous écoutez votre audience.
• En ne répondant qu'à une seule question, vous envoyez également le message que vous avez toujours le contrôle de la réunion, mais vous vous souciez de ce que pensent les participants.

Comment reporter différemment une question

Si la question posée sera abordée plus tard dans la réunion, dites: «C'est une bonne question que nous aborderons sous peu.»

Si la question posée est hors sujet et ne sera pas abordé dans la réunion, donner un ensemble d'instructions spécifiques pour la résolution. Si vous refusez simplement de répondre à une question ou de porter un jugement, «ce n'est pas le but de cette réunion», vous risquez d'envoyer le mauvais message à vos employés: la direction s'en fiche.

Une autre façon de différer les questions qui ne seront pas abordées lors de la réunion est de demander à la personne de vous rencontrer (ou un autre membre de la direction) en privé pour discuter de leurs préoccupations plus en détail.

Vous pourriez même suggérer (le cas échéant) que la question est suffisamment importante pour justifier l'examen d'une réunion distincte à une date ultérieure.

Le report d'une question est utile parce que:

• Dans un environnement de travail informel, les employés peuvent se sentir trop libres de dire ce qu'ils pensent et prendre le contrôle d'une réunion.
• La plupart des employés mécontents ou mécontents veulent être entendus plus que toute autre chose. En leur donnant une caisse de résonance au bon moment et au bon moment, vous éviterez que les petits problèmes ne deviennent de plus gros problèmes; et
• Les employés ont besoin d'un bon leadership et y répondent. Si la direction maintient le contrôle de manière juste et équilibrée, elle envoie le message aux employés que la direction est à l'écoute, mais elle doit établir des limites appropriées.