Comment préparer les relevés W-2 des salaires et des taxes

Qu'est-ce que le formulaire W-2?

Le formulaire W-2 comprend des renseignements sur les salaires des employés versés au cours de l'année civile précédente et la retenue sur ces salaires, ainsi que des renseignements sur les avantages sociaux et d'autres retenues sur les salaires.

Quand les formulaires W-2 sont-ils dus?

Les W-2 sont dus aux employés à la fin du mois de janvier, pour l'année civile précédente. Si le 31 janvier est un week-end ou un jour férié, les rapports doivent être remis le jour ouvrable suivant. Voici les dates clés d'échéance des déclarations de paie de fin d'année pour l'année en cours.

Les formulaires W-2 doivent parvenir à l'Administration de la sécurité sociale avant le 31 janvier. Après avoir fourni les formulaires W-2 aux employés, vous devez également soumettre ces formulaires, ainsi que le formulaire de transmission W -3, à l'Administration de la sécurité sociale (SSA).

L'échéance de janvier est une tentative de répression de la fraude fiscale, mais cela signifie que vous devriez remettre des formulaires W-2 aux employés plus tôt en janvier, afin qu'ils aient l'occasion de les examiner avant de les classer. Une distribution plus tôt aux employés permettra de réduire les erreurs dans les formulaires W-2, de sorte que vous n'avez pas à déposer un W-2 corrigé.

Collecte d'informations pour préparer les formulaires W-2

Les informations de ce formulaire proviennent de votre registre de paie, qui indique les totaux cumulatifs de chaque employé pour les salaires et retenues, ainsi que les déductions pour les régimes médicaux, les comptes d'épargne-santé et d'autres articles.

Voici d'autres détails sur les informations dont vous aurez besoin pour préparer ces formulaires W-2.

Difficulté: Moyenne

Temps requis: Dépend du nombre d'employés et du nombre de retenues et de paiements supplémentaires

Voici comment préparer le formulaire W-2

Renseignements sur l'employeur
Pour chaque W- Si vous vous préparez, vous devrez inclure des informations sur votre entreprise: Numéro d'identification de l'employeur (EIN) et nom et adresse de l'employeur.

Numéro de contrôle
Vous pouvez ajouter un numéro de contrôle interne sur chaque W-2, si vous payez beaucoup d'employés. Vous pouvez générer le numéro vous-même, ou votre logiciel de préparation de la paie peut générer ce numéro.

Salaire Vous aurez également besoin de

• Salaires, pourboires et autres rémunérations (encadré 1). C'est le salaire brut pour tous les employés horaires et salariés.
• Montant total de la retenue (Encadré 2)
• Total des salaires de la Sécurité sociale (jusqu'à concurrence du maximum de la Sécurité sociale) (Encadré 3). Certains salaires ne sont pas inclus dans les salaires de la sécurité sociale, de sorte que vous devrez réduire l'entrée de ces montants.
• Retenue d'impôt totale sur la sécurité sociale (encadré 4)
• Total des salaires et des pourboires d'assurance-maladie (même que les salaires totaux) (case 5)
• Retenue d'assurance-maladie (case 6). Ce montant comprend le montant de la taxe Medicare supplémentaire pour les employés les mieux rémunérés.
• Conseils de sécurité sociale (encadré 7) et conseils attribués (encadré 8)

1. Ensuite, vous aurez besoin d'informations sur les employés et le total des salaires et retenues pour chaque employé pour l'année dernière:

2. Autres paiements. Vous avez peut-être payé des acomptes versés par anticipation (crédit de revenu gagné) (case 9) et des prestations pour personne à charge (case 10) versées aux employés.

3. Renseignements sur la participation au régime de retraite, employés statutaires
   Sur chaque W-2, cochez la case appropriée si l'employé participe à un régime de retraite (case 13) ou à un régime non admissible (case 11), l'employé est un employé statutaire (case 13), ou si l'employé a reçu une indemnité de maladie pour un tiers (case 13.

4. case 12
   case 12 pour les autres indemnités ou déclarations, pour entrer dans 1-4 cases Quelques-unes des informations les plus courantes pour l'encadré 12:

   • Sécurité sociale non perçue, RRTA (retraite ferroviaire) ou taxe Medicare, sur les pourboires ou l'assurance-vie collective
   • Reports facultatifs à 401 (k), 403 (b), et autres régimes de retraite qualifiés
   • Indemnité de maladie non imposable
   • Paiements en parachute doré
   • Frais de déménagement remboursables non remboursables
   • Cotisations à des comptes d'épargne médicale ou comptes d'épargne santé
   • Options d'achat d'actions non statutaires
   • Cotisations Roth désignées en vertu des régimes 401 (k) ou 403 (b)
   • Coût de la couverture maladie parrainée par l'employeur, en utilisant le code DD, selon les exigences de déclaration de la Loi sur les soins abordables Case 14

5. Les entrées dans la case 14 concernent d'autres déductions ou indemnités qui doivent être divulguées aux employés pour leurs déclarations de revenus. Par exemple
   Pension après impôt

   • Remboursements automatiques
   • Taxes spéciales pour la Californie, New York, New Jersey et Washington
   • Cotisations de charité déduites du salaire de l'employé
   • Cotisations à l'assurance maladie et aux avantages sociaux > Déductions uniformes (pour le coût des uniformes)
   • Déductions des cotisations syndicales
   • Revenus non imposables
   • Dépenses automobiles incluses dans les salaires (100% de la valeur du véhicule fourni à l'employé et compris dans la case 1)
   • est également une case pour les éléments «Autres sur la liste» que vous avez déduits des employés
   • Informations locales et nationales
   • Dans cette section, vous saisissez des informations sur les salaires et les retenues d'État et locaux. Entrez:

6. Notez qu'il y a de l'espace pour deux états et deux localités sur le formulaire. Si quelqu'un a travaillé dans plus de deux états ou localités au cours de l'année, utilisez un deuxième W-2 pour inclure les informations supplémentaires.
   Votre code d'état à deux lettres et le numéro d'identification fiscale de votre entreprise (case 15)

   Salaires publics (case 16)

   • Retenue d'impôt sur le revenu (case 17) < Salaire local, le cas échéant (Encadré 18)
   • Impôt local retenu (case 19)
   • Nom de la localité (case 20)
   • Vérifier l'exactitude
   • Passer du temps à s'assurer que les informations fournies aux employés (et finalement à la Social Security Administration et IRS) est exacte. Vérifiez vos totaux de registre de paie pour l'année et exécutez un W-3 pour assurer l'exactitude de toutes les informations que vous soumettez.
   • Formulaires pré-imprimés

7. Si vous imprimez vos propres formulaires W-2, vous pouvez les obtenir de plusieurs sources:
   Le W-2 est un formulaire à plusieurs parties. Voici les pages de ce formulaire:

8. Le site Web de l'IRS Forms Order (7-15 jours)
   Un fournisseur de formulaires en ligne ou un magasin de fournitures de bureau.

   La copie A est envoyée à l'administration de la sécurité sociale. La copie A est généralement imprimée sur un formulaire rouge.

   • L'exemplaire 1 est pour la ville, l'État ou la localité
   • L'exemplaire B est destiné à être déposé avec la déclaration fédérale de l'employé
   • L'exemplaire C est pour les dossiers de l'employé
   • L'exemplaire 2 est un autre exemplaire pour une autre ville. ou la localité
   • L'exemplaire D est pour les dossiers de l'employeur.
   • Imprimer W-2s
   • Imprimez les formulaires en vérifiant qu'ils sont alignés sur un format pré-imprimé si vous en avez un.
   • Distribuer les W-2

9. À l'employé: Copies B, C, 1 et 2
   À l'administration de la sécurité sociale - Copier A. La SSA exige que vous envoyiez la copie A du W-2 de chaque employé , avec le formulaire W-3, à la fin de février.

10. Conservez la copie D pour vos dossiers.

    • Encore confus à propos du formulaire W-2?
    • Réponses à vos questions sur le Formulaire W-2 2011
    • Conseils sur la préparation du formulaire W-2

11. Le numéro d'identification fiscale de votre entreprise n'est PAS votre numéro d'identification fiscale. De nombreux États utilisent le numéro d'identification fiscale fédéral (EIN) et ajouter des chiffres à la fin. Vérifiez auprès de votre département d'état des recettes pour plus d'informations. Tip tip revenu.

Les revenus des employés sont assujettis aux taxes de sécurité sociale et aux taxes d'assurance-maladie, y compris la taxe d'assurance-maladie supplémentaire.

1. Boîte 12 - Plus de 4 articles
2. Si vous avez plus de 4 articles pour la boîte 12, vous devrez mettre les articles supplémentaires sur un second W-2. Mais n'incluez pas le salaire et la retenue de l'employé sur ce W-2 supplémentaire. Le formulaire W-3,
3. ainsi que la copie A de tous les formulaires W-2 des employés doivent parvenir à l'Administration de la sécurité sociale avant le 31 janvier. Lorsque vous avez terminé le W-3 et que vous avez tous les W-2 formulaires, envoyez-les aux employés dès que possible, de sorte qu'ils ont l'occasion d'examiner les formulaires. S'ils trouvent des erreurs, vous pouvez les corriger avant d'envoyer le rapport consolidé à la SSA avant le 31 janvier.
   Clause de non-responsabilité
4. Les informations fournies dans ce "Comment" sont à des fins générales, pour vous aider à collecter les informations besoin de préparer et d'imprimer des formulaires W-2. Il ne s'agit pas d'un conseil fiscal et ces informations ne sont en aucun cas exhaustives ou ne contiennent toutes les informations qui doivent figurer dans vos formulaires W-2. Discutez avec votre conseiller fiscal pour obtenir des informations sur votre situation spécifique. Retour à
5. Fin de l'année de déclaration Fin Rapports de salaires et taxes