Gestion facile des enregistrements Business Expense

Si vous aviez pris le temps de dresser la liste de toutes les tâches à accomplir pour gérer votre entreprise et que vous les aviez ordonnées en fonction de ce que vous vouliez faire, où serait la gestion des dossiers de dépenses? dans? Deux cent soixante-dix? Ou même plus bas?

Même si la plupart d'entre nous considérons la gestion des dossiers comme un travail superflu et ne lui accordons qu'une faible priorité, une bonne gestion des dossiers non seulement facilite notre vie professionnelle, mais peut aussi nous aider à réduire le stress.

Voici ce que vous pouvez faire pour faciliter la gestion des enregistrements:

1. Gardez vos dépenses professionnelles et personnelles séparées.

Ça a l'air facile, n'est-ce pas? Mais c'est la partie de la gestion des enregistrements qui fait trébucher la plupart des gens. Si vous faites sortir un client potentiel pour une partie de golf, par exemple, s'agit-il d'une dépense personnelle ou d'une dépense d'entreprise? (La réponse est personnelle, car les frais d'utilisation ne sont pas une dépense d'entreprise déductible.) Les véhicules que vous utilisez pour des raisons personnelles et commerciales sont un autre problème permanent. Vous devez savoir ce qui peut être considéré comme une dépense d'entreprise légitime et ce qui ne l'est pas, et assurez-vous que les documents de votre entreprise reflètent fidèlement ces dépenses (voir la rubrique Quels frais d'entreprise puis-je réclamer).

2. Obtenez suffisamment de documentation pour toutes les dépenses d'entreprise.

Beaucoup de gens d'affaires font l'erreur de penser que les «listes» sont assez bonnes pour la gestion des dossiers. Par exemple, ils ont une liste d'achats sur leurs relevés de carte de crédit et pensent que c'est assez bon pour réclamer ces achats comme dépenses d'affaires.

Malheureusement, l'ARC (Agence du revenu du Canada) est plus exigeante. Ils n'acceptent pas les relevés de carte de crédit ou les chèques annulés comme une documentation suffisante pour les dépenses lorsqu'une facture ou un reçu serait normalement émis. Voir Puis-je déclarer des dépenses d'entreprise sans reçus? L'IRS est plus indulgent et en l'absence d'un reçu acceptera généralement les relevés de carte de crédit et les chèques annulés comme preuve de réclamations de dépenses.

En ce qui concerne la conservation des documents, il y a deux points à garder à l'esprit:

a) Obtenez toujours un reçu . Prenez l'habitude de demander un reçu chaque fois que vous faites un achat - peu importe la taille. Peu de dépenses s'ajoutent, et vous avez besoin de la documentation pour vos dossiers d'affaires.

b) Étiquetez vos reçus, si nécessaire . Il y a toujours des entreprises qui distribuent des reçus qui n'ont rien sur eux, sauf la date à laquelle l'article a été acheté et combien il coûte - ce qui n'est pas très utile lorsque vous regardez un reçu pour essayer de comprendre ce que l'article en question était et à quelle catégorie de dépenses d'entreprise il correspond.

Lorsque vous recevez un reçu, examinez-le et notez les informations manquantes / pertinentes, telles que le reçu et la catégorie de dépenses.Voir 4 conseils pour la manipulation des reçus pour en savoir plus sur la manière de simplifier vos reçus.

3. Obtenez un compte bancaire distinct pour votre entreprise - et utilisez-le.

Alors que les frais pour les comptes bancaires d'affaires sont notoirement élevés par rapport aux comptes personnels, un compte bancaire d'entreprise est absolument nécessaire pour une bonne gestion des dossiers commerciaux. Un compte bancaire d'entreprise vous permet de séparer vos dépenses professionnelles et personnelles. Vous allez déposer tous les revenus de votre entreprise dans le compte d'entreprise et retirer les dépenses ou paiements liés à l'entreprise uniquement du compte d'entreprise.

Quel type de compte bancaire professionnel devriez-vous obtenir? Un compte-chèques - de préférence un compte qui livre des relevés mensuels et vous renvoie vos chèques annulés.

Les chèques d'entreprise facilitent la gestion de vos enregistrements, car vous pouvez utiliser la ligne de note sur le recto de chaque chèque pour documenter l'objectif commercial de la dépense.

4. Avoir et utiliser une carte de crédit distincte pour les dépenses d'entreprise.

L'utilisation de vos cartes de crédit personnelles à des fins professionnelles vous placera rapidement dans un bourbier de gestion des records. Une carte de crédit professionnelle simplifie grandement la gestion de votre dossier d'entreprise en vous permettant de séparer vos dépenses personnelles et professionnelles. (Cela contribue également à rendre votre entreprise plus professionnelle.)

5. Gardez un journal de kilométrage de votre voyage d'affaires.

Si vous utilisez l'un de vos véhicules à des fins professionnelles, un journal de kilométrage sera d'une grande aide dans la gestion des dossiers.

Notez le kilométrage (ou kilométrage) relevé sur l'odomètre au début de l'année, puis entrez le kilométrage par date chaque fois que vous utilisez le véhicule à des fins commerciales. Garder votre journal de kilométrage dans la boîte à gants de votre véhicule rendra cela facile. Si vous avez plus d'un véhicule que vous utilisez à des fins professionnelles, conservez un journal de kilométrage dans chacun d'entre eux. Voir aussi: Frais de véhicule à moteur (impôt sur le revenu au Canada).

6. Gardez tous vos dossiers d'affaires pour une année d'imposition en particulier et en un seul endroit.

Disposer de vos documents d'affaires éparpillés partout est un véritable gaspillage de temps en matière de comptabilité ou de préparation de vos impôts, et l'organisation de votre système de gestion des dossiers d'entreprise par exercice facilitera grandement la recherche des documents commerciaux dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Vous avez besoin d'aide pour configurer un système de classement? Voir Mastering Your Filing System pour des conseils.

7. Gardez vos dossiers d'affaires pour la bonne longueur de temps.

Pour une raison ou pour une autre, il semble y avoir beaucoup de confusion sur la durée de conservation de vos documents commerciaux. Aux fins de l'impôt, «si vous produisez votre déclaration à temps, gardez vos dossiers pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent» (ARC). Cette période de six ans commence à partir de la dernière fois que vous avez utilisé les enregistrements d'entreprise, et non à partir du moment où la transaction s'est produite. Pour plus d'information sur la tenue de dossiers d'affaires pour l'ARC, voir Combien de temps dois-je conserver mes documents d'affaires.

Pour les déclarations de revenus américaines, «conserver les enregistrements 3 ans à compter de la date de production de votre déclaration initiale ou 2 ans à compter de la date à laquelle vous avez payé vous déposez une demande de crédit ou de remboursement après avoir produit votre déclaration.Conserver les enregistrements pour 7 ans si vous déposez une réclamation pour une perte de titres sans valeur ou une déduction pour créances irrécouvrables "(IRS).

8. Les logiciels comptables facilitent

leur facilité d'utilisation, l'accessibilité à partir d'appareils mobiles, et à faible coût, les logiciels de comptabilité de petite entreprise basés sur le cloud peuvent grandement simplifier la gestion des enregistrements (voir 6 Avantages du logiciel Small Business Accounting). Pensez aux avantages de pouvoir, par exemple, envoyer une facture directement à partir de votre smartphone, prendre une photo d'un reçu de déjeuner avec un client et enregistrer

Ces huit choses que vous pouvez faire pour faciliter la gestion de votre dossier ne sont pas difficiles. affaires, ils exigent juste d'établir de bonnes habitudes et la persistance. Mais si vous appliquez ces règles maintenant et que vous les suivez, vous verrez une énorme différence au moment des impôts et votre comptabilité sera plus facile toute l'année.

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Ne faites pas que suivre votre temps; Gérer!