Gestion des courriels facile pour les propriétaires d'entreprise à domicile

Le courrier électronique constitue un excellent moyen abordable de commercialiser votre entreprise à domicile, de rester en contact avec les clients et de fournir un service à la clientèle. Cependant, cela peut aussi être fastidieux et une perte de temps. À moins d'embaucher un assistant virtuel, vous devez trouver un moyen de gérer les courriels qui vous permettent de répondre en temps opportun, sans toutefois y consacrer toute la journée. Voici des conseils pour gérer votre courrier électronique.

1) Réduisez la quantité de courriels que vous recevez.

Vous pouvez limiter la quantité d'e-mails dans votre boîte de réception de plusieurs manières.

Le premier est de répondre aux questions les plus courantes que vous recevez sur votre site avec une page FAQ. Sur cette page, vous écrivez la question et ensuite répondez-y. Renvoyez les gens sur votre page de contact, en leur suggérant de vérifier d'abord si la réponse à leur question leur a été donnée. En fournissant autant d'informations que possible sur votre site Web, vos visiteurs peuvent obtenir leurs réponses sans vous envoyer d'e-mail.

La deuxième façon de réduire l'e-mail que vous recevez est de vous désabonner des listes que vous ne lisez pas. Si vous constatez que vous supprimez ou triez des bulletins d'information et d'autres mises à jour commerciales, mais que vous ne les lisez pas, il est temps de vous désabonner. Si vous voulez rester à jour avec un blog, une meilleure option est d'utiliser un lecteur de flux, qui va capturer et lister tous les nouveaux messages sans remplir votre boîte de réception.

Un troisième moyen consiste à «laver» votre courrier électronique pour bloquer le courrier indésirable et arrêter les courriels indésirables. MailWasher propose des versions gratuites et professionnelles qui peuvent aider à bloquer le spam, les courriers indésirables et les escroqueries par hameçonnage.

2) Limitez le nombre de comptes de messagerie que vous avez.

Certains propriétaires d'entreprise à domicile créent plusieurs comptes, par exemple un pour le service à la clientèle et un pour l'aide technique, pensant que cela les aidera à trier et à gérer le courrier électronique. Mais plusieurs comptes ne font que créer plus de travail, sauf si vous avez un assistant virtuel dont le travail consiste à gérer un ou plusieurs comptes de messagerie.

En fin de compte, vous n'avez besoin que de deux comptes; un pour personnel et un pour affaires.

3) Limitez le nombre de fois que vous vérifiez vos courriels chaque jour.

Le contrôle des e-mails semble être une activité bénigne, et pourtant c'est l'un des plus gros gaspilleurs de temps, juste derrière les médias sociaux. Parce que le courrier électronique est rapide et immédiat, il y a une idée que vous devez y être tout le temps, mais ce n'est pas vrai. Bien que vous ne souhaitiez pas laisser trop longtemps vos clients ou vos clients, vous n'avez pas besoin de répondre à l'e-mail dès qu'il arrive. Au lieu de cela, vérifiez l'email deux ou trois fois par jour. Lorsque vous cochez cette case, engagez-vous à gérer tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception à ce moment-là.

4) Développer un système de gestion et de tri du courrier électronique.

La plupart des programmes de messagerie vous permettent de créer des dossiers dans lesquels vous pouvez trier les courriels. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers pour «à faire», «reçus», «à lire», etc.Chaque email qui arrive est répondu et / ou trié de manière appropriée. Si vous êtes une personne visuelle comme moi, vous pouvez utiliser le programme Gmail de Google pour créer plusieurs boîtes de réception. Lorsque l'e-mail arrive dans la boîte de réception principale, triez-le dans les boîtes de réception "À faire", "Répondre", "À lire", "Info client". Toutes ces boîtes de réception spécialisées apparaissent dans différentes sections de la page Gmail. Un autre avantage de Gmail est la possibilité d'utiliser des étiquettes, telles que des reçus, pour marquer les courriels.

5) Supprimer, supprimer, supprimer.

Si vous recevez beaucoup de courrier électronique inutile, supprimez-le dès que possible. Envisagez d'utiliser un courrier électronique Web pour supprimer les messages indésirables avant de les télécharger dans votre programme de messagerie. Si vous utilisez un courrier électronique Web, numérisez, vérifiez et supprimez le courrier indésirable en premier. Cela ne laisse que les éléments auxquels vous devez répondre. Reportez-vous à la question 1 sur la réduction du courrier électronique que vous recevez si vous constatez que vous supprimez les types d'e-mails ou beaucoup d'e-mails d'un expéditeur unique.

6) Videz votre boîte de réception.

C'est beaucoup plus difficile que vous ne le pensez. Et une fois vide, le garder vide est tout aussi difficile. Au départ, cette tâche sera difficile, car il y a de fortes chances que vous ayez beaucoup de courriels et que vous ayez besoin de beaucoup de temps pour trier ou supprimer chaque pièce. Une des options est d'utiliser la fonction de recherche pour trouver des e-mails provenant de lieux qui vous contactent beaucoup. Par exemple, si vous êtes abonné à un bulletin d'information, recherchez le bulletin par nom ou par adresse électronique.

Une fois que vous avez la liste des e-mails de newsletter, vous pouvez les traiter en masse en les sélectionnant tous et en les classant dans votre dossier "à lire" ou "newsletter". Ou vous pouvez tricher en sélectionnant tous les éléments de votre boîte de réception et en les plaçant dans un dossier appelé "à classer". Cela vide votre boîte de réception sans avoir à déposer chaque pièce de courrier électronique, et pourtant vous n'avez pas perdu l'email non plus. Une fois que votre boîte de réception est vide, engagez-vous à gérer chaque e-mail qui arrive à l'heure que vous avez programmée pour le traiter.