Aperçu concis des enregistrements comptables

Les enregistrements comptables sont les enregistrements des transactions financières et de la situation financière actuelle d'une entreprise. Les registres comptables sont nécessaires à des fins fiscales, de responsabilité légale et de surveillance financière adéquate.

La discussion qui suit fournit une compréhension et un aperçu généraux, brefs mais essentiels, de ce que les enregistrements comptables sont et résument les principaux types de documents. C'est le genre de compte de base qui devrait procéder à des examens plus détaillés du sujet, mais, malheureusement, est absent dans la plupart des livres de comptabilité et des articles d'instruction - beaucoup à la frustration des débutants.

Voici la première vue d'ensemble souvent manquante.

Deux méthodes pour tenir des registres comptables

La première chose à savoir est que les documents comptables sont de deux types: documents à déclaration unique et documents à double entrée. Chacun a ses avantages. La comptabilité en partie simple est plus simple, comme vous pouvez vous y attendre, et peut être le système approprié pour un propriétaire de petite entreprise. La comptabilité en partie double - encore une fois, pas de surprise - fournit deux écritures de journal pour chaque transaction, une écriture de débit et une écriture de crédit. Ceci est plus compliqué, bien sûr, mais parce que ces deux entrées doivent finalement s'équilibrer (d'où: «équilibrer les livres»), cela vous donne un moyen d'attraper les erreurs et rend également les fraudes plus faciles à attraper. La comptabilité en partie double est la norme habituelle.

Les documents comptables de base et leur déroulement

1. La transaction lance toutes les procédures comptables. Vous achetez quelque chose, vendez quelque chose - quoi que ce soit. L'idée est de faire un enregistrement de chaque transaction financière. Où vous allez enregistrer la transaction est dans
2. Les journaux. C'est la base zéro de la comptabilité. Chaque procédure de comptabilisation ultérieure retourne à un journal, , qui est l'enregistrement de chaque transaction financière telle qu'elle se produit . Vous pouvez avoir des journaux distincts pour les ventes et les encaissements et un autre journal pour les décaissements ou seulement un journal qui inclut tous les types de transactions. Les deux approches sont correctes, mais les points importants à retenir sont les suivants: enregistrer chaque entrée et maintenir le (s) journal (s) à jour . Finalement, vous regrouperez toutes ces entrées en utilisant

1. Le grand livre . C'est là que vous allez transférer ou "publier" chacune des écritures de journal à l'endroit approprié dans le grand livre général par type de transaction. Cela permet de rechercher plus rapidement des transactions individuelles et fournit également une base à un moment donné - souvent à la fin du mois ou au trimestre - pour préparer
2. la balance de vérification . Voici où vous résumerez toutes vos entrées de débit (nous supposons que vous avez choisi la route à double entrée) et toutes vos entrées de crédit. Ils devraient correspondre.Si ce n'est pas le cas, vous devrez remonter jusqu'à vos enregistrements de transaction dans votre journal et poursuivre votre recherche pour voir où l'erreur s'est produite. Une fois que tout est équilibré, vous pouvez préparer
3. l'état financier. À ce stade, votre travail acharné porte ses fruits. Vous avez maintenant un document que les prêteurs, les organismes gouvernementaux - toute entité qui veut savoir qui vous êtes financièrement avant de faire affaire avec vous - accepteront.

Voici le bref aperçu du processus comptable, de ses débuts dans les transactions à la production de l'état financier. Vous devrez en savoir plus avant de commencer votre propre système de comptabilité, mais vous savez maintenant où vous vous dirigez.

En savoir plus sur les documents comptables et les principes de base de la comptabilité

Si vous le faites vous-même, et en particulier si vous optez pour la méthode de double entrée plus ambitieuse, investissez dans un livre de base ou deux sur le sujet.

"Le jeu de comptabilité: comptabilité de base fraîche du stand de limonade", par exemple, rend le processus d'apprentissage un peu moins fastidieux en basant l'instruction sur le fonctionnement d'un stand de limonade. C'est disponible sur Amazon. Une autre approche consiste à commencer avec un système comme Quickbooks, qui fournit une méthode claire et populaire de comptabilité en partie double ainsi que des instructions claires sur la façon d'utiliser le système de comptabilité Quickbooks.