Fichier IRS 1099-MISC Formulaires - QuickBooks sans numéros EIN

Une entreprise est tenue d'émettre un formulaire 1099-MISC à l'intention des particuliers et des entreprises qui gagnent plus de 600 $ pour des biens et des services conformément aux règles actuelles du Code Sec. 6721 (a), (b); Reg. §301. 6721-1 (a) (1). Vous pouvez en apprendre plus sur les exigences de dépôt pour le formulaire 1099-MISC dans les articles "Tout ce que vous voulez savoir sur le formulaire 1099-MISC". Vous aurez besoin de recueillir certaines informations sur les individus et les entreprises qui contractent avec vous pour préparer correctement le formulaire 1099-MISC.

Parmi ces informations, vous devrez obtenir le numéro d'identification d'employeur (EIN) d'une entreprise.

Conseils pratiques: Vous devez vérifier les exigences de dépôt de 1099-MISC sur www. irs gov ou avec votre professionnel de l'impôt avant de déposer. Le seuil de dépôt est sujet à changement, alors assurez-vous de savoir ce qu'il en est au moment où vous déposez les formulaires 1099-MISC afin de vous assurer que vous respectez cette exigence de déclaration fiscale.

Qu'est-ce qu'un EIN?

L'IRS définit un EIN comme un «numéro d'identification fiscale fédéral, [qui] est utilisé pour identifier une entité commerciale. Généralement, les entreprises ont besoin d'un EIN. "Vous pouvez en apprendre plus sur ce que l'IRS a à dire sur les EIN ici. Pour reformuler la définition technique ci-dessus, un EIN est un substitut au numéro de sécurité sociale d'un entrepreneur ou d'une entreprise - il s'agit d'un numéro unique attribué à ces personnes et à ces entreprises à des fins d'identification.

Comment obtenez-vous l'EIN d'un entrepreneur?

Vous obtenez le numéro EIN d'un entrepreneur en demandant à vos entrepreneurs de remplir un formulaire W-9, qui est un formulaire intitulé «Demande de numéro d'identification et de certification du contribuable». Il est de bonne pratique commerciale que tous les nouveaux entrepreneurs et entreprises remplissent un nouveau paquet fournisseur, qui comprendrait des éléments tels qu'une fiche d'information personnelle / commerciale, un contrat et le W-9.

Ceci est considéré comme une bonne pratique commerciale, car il vous assure d'avoir toute l'information dont vous avez besoin pour préparer vos formulaires 1099-MISC chaque année avant de faire affaire avec vos fournisseurs et entrepreneurs. Il est toujours beaucoup plus facile de le faire à l'avance plutôt qu'après avoir déjà commencé à travailler avec eux.

Dois-je préparer un formulaire 1099-MISC sans EIN?

Oui, vous devez remplir le formulaire 1099-MISC si vous atteignez le seuil de dépôt de 600 $ ou plus pour un particulier ou une entreprise au cours d'une année même si vous n'avez pas de numéro EIN ou de numéro de sécurité sociale forme.

Comment déposer un 1099-MISC avec QuickBooks sans EIN?

Vous pouvez déposer un formulaire 1099-MISC pour tout entrepreneur ou entreprise sans EIN en utilisant l'assistant 1099 de QuickBook. Vous pouvez trouver des instructions étape par étape pour l'utilisation de l'assistant 1099 ici.Cependant, vous ne serez pas en mesure de déposer les fichiers 1099 en ce moment. Vous devrez déposer des copies papier de votre formulaire IRS 1099 si vous manquez des informations sur le formulaire. Encore une fois, vous devez toujours déposer le formulaire auprès de l'IRS même s'il est incomplet.

Conseils pratiques: Vous n'avez pas besoin de produire un formulaire de transmission 1096, qui est un résumé des informations que vous avez fournies sur chacune des 1099 individuelles, si vous déposez par e-mail vos 1099.

Cependant, vous devez remplir le formulaire 1096 lorsque vous produisez vos formulaires 1099-MISC sur papier, alors assurez-vous d'imprimer et d'envoyer ce formulaire si vous devez déposer vos documents 1099 en format papier auprès de l'IRS.

Conclusion

Vous devez produire des formulaires 1099-MISC pour les particuliers et les entreprises s'ils sont payés au moins 600 $ ou plus dans une année d'imposition. Bien que vous ne disposiez pas de toutes les informations pour préparer le formulaire, vous devez tout de même remplir le formulaire. Vous devez mettre en place des politiques et des procédures pour vous assurer d'obtenir ces informations, par exemple en leur demandant de remplir les formulaires W-9. affaires avec eux. Vous pouvez alors vous assurer que vous avez toutes les informations pour remplir vos obligations de déclaration d'impôt concernant les formulaires 1099-MISC.