ÉVitez les frais de retard et les paiements d'intérêts dus à des factures manquantes.

Les dépenses des entreprises couvrent toute la gamme allant des dépenses nécessaires aux dépenses imprévues, mais un domaine frustrant des dépenses imprévues est celui des frais de retard et des intérêts inutiles. Si vous avez déjà manqué de payer une facture d'entreprise à temps, vous avez probablement rencontré l'un de ces coûts inévitables, à votre grand regret. La frustration décuple lorsque le comptable professionnel que vous avez désigné pour gérer vos comptes fournisseurs manque des dates d'échéance, ce qui entraîne des coûts surprenants que vous espériez éviter parce que vous employez une personne dédiée pour résoudre ces problèmes.

Toutefois, que vous traitiez vous-même vos comptes fournisseurs et que vous ayez des difficultés à respecter vos échéances ou que vous ayez des difficultés à gérer votre comptable et que vous surveilliez les frais, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour s'assurer que vos processus de comptabilité sont alignés pour respecter les échéances et respecter les délais.

1. Examinez vos processus comptables actuels pour découvrir les pièges

Si vous êtes déjà victime de frais de retard de paiement récurrents et d'intérêts courus, vous devez commencer par examiner chaque étape de vos processus de gestion des comptes créditeurs et des factures. De la réception des factures entrantes aux cycles d'examen, d'approbation et de paiement, à la documentation des paiements et au dépôt des factures payées; chaque étape devrait être examinée pour l'exactitude et l'efficacité.

Indiquez les endroits où les factures sont bloquées dans le flux de travail, identifiez les coupables potentiels (temps de traitement du courrier lent, périodes d'examen des factures peu fréquentes, approbateurs absents) et réglez d'abord les plus gros problèmes.

Si plusieurs personnes sont impliquées dans le flux de travail AP, demandez à tout le monde de participer à la description du processus afin d'assurer une transparence et une responsabilité totales. Vous pouvez penser que le courrier est ouvert le jour où il est reçu, seulement pour découvrir qu'il est tenu pendant une semaine avant d'être acheminé au service de comptabilité.

2. Établir des procédures, des processus et des attentes de tenue de livres fixes

Avant de rechercher une solution révisée, commencez par créer des règles et des attentes pour guider les tâches et les fonctions futures dans les comptes fournisseurs. Peut-être que cela inclut des délais d'exécution maximum, un processus d'approbation étape par étape ou une attente que toutes les factures sont payées 3 jours avant la date d'échéance. Les processus doivent être en ligne avec les objectifs et les capacités de votre entreprise et déterminés et acceptés par toutes les parties afin d'assurer l'adhésion de l'entreprise.

3. Créer des tâches et des rappels dans votre programme de gestion des tâches et des calendriers

Le moyen le plus rapide d'intégrer des fonctions de workflow automatisées à vos processus comptables est de vous appuyer sur votre programme de gestion des tâches et du calendrier actuel. Après avoir établi vos attentes pour vos processus comptables améliorés, divisez-les en tâches uniques à effectuer.De l'enregistrement de nouvelles factures à la transmission à l'approbateur dans le cycle de révision, chaque tâche spécifique doit être créée comme rappel récurrent dans votre calendrier et votre programme de tâches. Celui qui est responsable de l'exécution d'une tâche spécifique devrait les faire régler à la fréquence appropriée pour assurer l'exécution à temps.

L'utilisation d'une approche basée sur les tâches pour le paiement et la gestion des factures aidera à maintenir les flux de travail simples et faciles à exécuter. Les tâches peuvent facilement être partagées, transférées et examinées pour assurer la conformité avec les processus et procédures énoncés. Chaque facture suivra le même processus, en standardisant les étapes et en permettant un meilleur contrôle et une meilleure supervision par les gestionnaires et les propriétaires de l'entreprise. Vous pouvez facilement vérifier les tâches dans un programme (plutôt que la mémoire de votre comptable) pour voir quelles tâches sont marquées comme étant complètes ou en attente.

4. Mettre en œuvre un programme automatisé de gestion des factures

La solution optimale pour éviter les retards de paiement, les frais et les intérêts est de mettre en place un programme intégré de gestion des factures qui automatise les flux de travail et assure une visibilité maximale. Des profils d'utilisateurs distincts aux notifications par courriel automatisées et aux approbations mobiles, l'intégration d'un programme de gestion des factures dans votre flux de travail reliera tous les points afin que les échéances des tâches et des comptes fournisseurs ne soient jamais oubliées.

Vous ne savez pas par où commencer? Cela peut sembler un peu écrasant au début. Commencez par l'étape la plus simple de vos processus actuels et construisez lentement. Vous n'avez pas à passer du post-it à un système entièrement automatisé du jour au lendemain.