Conseils pour traiter les paiements de factures en retard

Avez-vous encore des factures impayées? Si oui, alors vous n'êtes pas seul. Chaque jour, il y a des millions de petites entreprises qui ne sont pas payées à temps. La Fédération nationale des entreprises indépendantes déclare que les clients payant tardivement ou lentement sont l'une des causes les plus fréquentes de problèmes de trésorerie pour les petites entreprises.

Alors, que faites-vous lorsque vous avez encore des factures impayées? Et, comment pouvez-vous rendre le processus beaucoup plus facile?

Premières choses d'abord

Rappelez-vous la citation, "Prévenir vaut mieux que guérir?". Si oui, alors cela devrait être votre devise quand il s'agit de questions liées aux factures. Il est beaucoup plus facile d'éviter les problèmes liés aux factures si vous savez avec qui vous traitez. Heureusement, il existe une ressource facile pour cela.

La première chose à faire est de vérifier le crédit commercial de l'entreprise. Ces rapports sont un outil précieux pour déterminer si vous devriez distribuer des factures en premier lieu. Si un de vos clients a de bons rapports de solvabilité, les chances d'être payé à temps sont multipliées plusieurs fois.

Une autre chose que vous pouvez faire est d'utiliser un contrat bien écrit pour chaque transaction. Ne pas couper les coins à ce sujet. Cela signifie l'embauche d'un avocat expérimenté. À tout le moins, le contrat devrait inclure les attentes en matière de paiement, la façon dont les différends seront traités, les délais et les livrables.

Cependant, qu'en est-il des cas où la prévention n'est pas une option viable?

Premier contact

Si c'est la première fois qu'un client se présente, alors vous pouvez avoir besoin de ralentir. Un email suffira généralement, et le rendra amical. Cela signifie, la fabrication de votre email soigneusement.

Mais que se passe-t-il si le premier courriel échoue ou si le client est un récidiviste?

Montrez-le comme si vous le pensiez

Il est compréhensible que vous ayez besoin de vos clients.

Toutefois, si vous avez l'habitude de laisser les paiements glisser, non seulement c'est mauvais pour les finances de votre entreprise, mais vous serez également considéré comme quelqu'un qui ne veut pas dire entreprise. Laisser les paiements glisser pendant un certain temps, c'est comme fournir un financement d'entreprise sans intérêt pour quelqu'un d'autre. Une façon de montrer que vous voulez dire des affaires est en créant un système.

Avant de commencer à livrer les marchandises, vous devez disposer d'un système de suivi des factures établi. Au moment où les paiements sont en retard pour X jours, le premier suivi doit être initié, puis le deuxième après X nombre de jours après le premier, et ainsi de suite. Être persistant. Rendez-le décontracté au début, et progressez lentement vers quelque chose de plus sérieux.

La façon dont vous communiquez avec le client est différente du nombre de fois que vous effectuez un suivi. Cela signifie que vous pouvez être amical et décontracté avec la façon dont vous communiquez, mais aussi agressif sur combien de temps et combien de fois vous contactez en ce qui concerne le paiement en retard.

Si vous avez tenté plusieurs fois de percevoir des paiements, mais que le problème ne progresse pas comme vous le souhaitez, il est peut-être temps d'appeler et de vous demander «pourquoi» les paiements sont-ils en retard?

Demander "Pourquoi" obligera le client à vous dire la raison des retards de paiement.

Cela force le client à formuler une réponse, et si le client se rend compte que les raisons sont faibles, le paiement sera vraisemblablement initié. Mais ce n'est pas tout.

En posant la question «pourquoi?», Vous découvrirez également les problèmes internes de l'entreprise, car le problème se déplacera habituellement vers le «comment» vous serez payé. Cela aidera à découvrir s'il y a un problème sérieux avec l'entreprise du client.

Appelez les professionnels

Même si vous suivez les conseils ci-dessus, ce n'est pas infaillible à 100%. Si un client évite toujours le paiement après une réunion en face-à-face, alors faites ressortir le plus gros pistolet de votre boîte à outils - les professionnels! En bref, laissez simplement une agence de recouvrement professionnelle le gérer. Vous n'êtes pas dans le secteur de la collecte, il est donc inefficace pour votre entreprise de dépenser continuellement de tels efforts.

La gestion d'une entreprise signifie que vous aurez des factures encore en attente.

Traitez-le avec professionnalisme et mettez en place des mesures préventives. Lorsque le dommage est fait, soyez amical avec votre premier contact, mais assurez-vous de communiquer que vous voulez dire des affaires.