Comment élaborer un programme de réunions efficace

L'ordre du jour d'une réunion est la liste des éléments que les participants espèrent accomplir lors d'une réunion. L'ordre du jour devrait être distribué aux participants plusieurs jours avant une réunion, au moins 24 heures afin que les participants aient la possibilité de se préparer pour la réunion.

En combinaison avec les procès-verbaux des réunions, la documentation que les participants reçoivent après une réunion, l'ordre du jour est le plan de la réunion et le suivi rapporté pour la réunion précédente.

Lorsque vous développez un agenda pour une réunion qui n'est pas régulièrement planifiée, les étapes suivantes vous aideront. Plus loin dans cet article, vous verrez un modèle pour une réunion régulière. Les deux types de réunions partagent des points similaires mais ne sont pas exactement les mêmes.

Développement d'un agenda de réunion

Premièrement, déterminez si d'autres employés sont nécessaires pour vous aider à planifier la réunion. Ensuite, décidez ce que vous espérez accomplir en organisant la réunion. Établissez des objectifs réalisables pour votre réunion. Les objectifs que vous définirez établiront le cadre d'un plan de réunion efficace.

Comme le dit Stephen Covey dans les Sept habitudes des gens très efficaces , «Commencez par la fin en tête». Le but de votre réunion déterminera l'objectif de la réunion, le programme de la réunion et les participants à la réunion.

Construire un agenda, c'est préparer un plan pour la réunion. Vous commencez avec le but ou le but principal que vous essayez d'accomplir en organisant la réunion.

Une fois que vous avez décidé de votre objectif, vous devez déterminer si vous avez besoin de l'aide d'employés supplémentaires pour planifier votre programme. Si oui, invitez-les à vous rejoindre.

Après avoir déterminé votre objectif global, vous ou votre équipe devez prendre les décisions suivantes. En plus du but ou de l'objectif de la réunion, chacun de ces éléments apparaît à l'ordre du jour de la réunion.

• Participants requis pour la réunion en cours,
• Les éléments qui nécessitent une discussion ou une action qui mèneront à l'accomplissement du but ou du but,
• Le temps dont vous pensez que le groupe aura besoin pour la discussion de chaque point,
• Une date et une heure pour la réunion,
• Un endroit approprié, qui tiendra tous les participants confortablement, pour la réunion,
• Pré-travail pour la réunion. Ceci inclura toute lecture, documentation, données, compte-rendu de réunion d'une réunion précédente, ou toute autre préparation qui rendra votre réunion réussie. Cette préparation doit être jointe à l'avis de réunion et à l'ordre du jour lorsque vous les distribuez aux participants invités.

En plus des points de décision ci-dessus, les points standard de l'ordre du jour doivent inclure:

• Passer en revue l'objectif, le programme, les résultats attendus et le produit de la réunion.
• Revoir le procès-verbal de la réunion précédente.
• Examiner les progrès des participants sur les engagements et les mesures prises lors de la réunion précédente.
• Le preneur de notes ou le responsable doit revoir les engagements pris par les participants au cours de la réunion en tant que point final de l'ordre du jour.

Décidez qui doit participer à la réalisation de votre agenda

Une fois que vous avez décidé qu'une réunion est nécessaire pour atteindre votre objectif, vous devez développer la liste des participants.

Tous les employés ne peuvent ou ne doivent pas participer à chaque réunion, mais inviter les bons participants augmentera vos chances de réussite. Déterminez vos participants en vous posant des questions telles que les suivantes.

Ordre du jour de la réunion pour les réunions régulièrement programmées

Toutes les réunions n'ont pas besoin d'un agenda personnalisé. La plupart des employés organisent régulièrement des réunions pour leurs départements ou groupes de travail. Vous avez également des équipes et des projets auxquels vous participez.

Un projet en cours peut ne pas nécessiter un nouvel agenda pour chaque réunion, mais votre équipe sera bien servie en adoptant une approche standard de votre réunion.

La réunion planifiée se divise en trois segments comportant chacun des éléments d'agenda standard: éléments d'information, éléments d'action et planification à terme.

Ordre du jour de la réunion

Éléments d'information

Éléments d'action

Planification avant

Si vous suivez ces directives lorsque vous développez votre agenda de réunion, vous augmentez la probabilité que votre réunion produise des résultats.

Relatif à l'agenda de la réunion

• Qui doit posséder la solution que le groupe développe?
• À qui appartient le processus dont le groupe discute?
• Qui a besoin de connaître les informations que vous distribuez?
• Qui peut fournir des données et des faits pour guider la prise de décision?
• Qui a de l'expérience ou de l'expertise à partager avec le groupe?
• Qui doit soutenir la mise en œuvre de solutions ou de tâches?
• Qui doit fournir la permission ou les ressources pour accomplir le résultat de la réunion?
• Qui pourrait s'opposer à la mise en œuvre de solutions ou d'orientations?
• Échauffement et salutations. Envisager un brise-glace bref en fonction de la fréquence à laquelle le groupe se réunit.
• Passez en revue le but, l'ordre du jour, les résultats attendus et le produit de la réunion.
• Revoir le procès-verbal de la réunion précédente.
• Fournir les informations appropriées sur le département et l'entreprise dont l'équipe a besoin.
• Examiner les progrès sur les actions, les plans d'action et les engagements. Le groupe de révision progresse sur les objectifs.
• Discutez et prenez des décisions sur les points de l'ordre du jour de cette réunion.
• Identifiez les étapes suivantes.
• Identifiez le but, le résultat et l'ordre du jour de la prochaine réunion.
• Le preneur de notes doit revoir les engagements pris par les personnes lors de la réunion.
• Identifiez toute assistance requise auprès de personnes ne faisant pas partie du groupe et attribuez des contacts aux participants.
• Envoyer les minutes dans les 24 heures suivant la réunion.

  Pour en savoir plus sur les réunions efficaces

  • Réunion Meet and Ice Breaker pour le déjeuner
  • Développer des normes de groupe
  • Exemple de normes d'équipe