Cinq réunions Vos employés vous remercieront d'avoir tué ou réparé des réunions d'affaires

La pire rencontre à laquelle j'ai jamais été confronté fut une soi-disant session de stratégie animée par un individu qui n'était certainement pas un stratège . Une petite sonnette d'alarme a sonné quand il a commencé la réunion en nous faisant ramasser une paire de pilons de la pile devant lui sur la table. Il nous a ensuite demandé de trouver notre propre rythme et de commencer à jouer du tambour sur nos cahiers. Après quelques instants embarrassants, les choses devinrent plus difficiles alors qu'il encourageait ce groupe international de cadres à tenir notre rythme et à improviser si nous en avions envie.

La batterie était le point culminant.

Le reste de la réunion s'est poursuivi à travers certaines des pires activités de planification stratégique de type modèle auxquelles j'ai jamais eu le malheur de participer en tant que professionnel. Le point bas (oui, plus bas que le battement de tambour) s'est produit alors qu'il nous a incités à lancer une guerre d'enchères sur le nombre de nouveaux clients que nous pourrions débarquer l'année prochaine suite à notre nouvelle mission et notre vision si cavalière. conçu et voté après les 90 premières minutes. À un moment donné, il a jeté l'équivalent corporatif d'un «défi double chien» avec le défi de, «Est-ce que tous les clients que vous pouvez trouver? ! " Un des autres participants pressentant une ouverture politique pour devenir le seul supporter de cette réunion a sauté à bord et avant que vous ne le sachiez, une collection d'entreprises qui générait tout au plus quelques centaines de nouveaux clients par an était à l'hameçon pour collectivement trouver 10 000 nouveaux clients l'année prochaine et 100 000 nouveaux sur trois ans.

J'ai démissionné toutes les heures dans mon esprit et quand les choses se sont vraiment mal passées, j'ai suggéré à mon patron que pour le bien de tous, il avait besoin de prendre le contrôle de cette réunion. Honnêtement, j'étais inquiet que j'allais me faire un spectacle public à tout moment. Mon patron se sentant à peu près le même niveau de consternation en avait assez et il manoeuvra habilement ce train en fuite sans trop de dégâts supplémentaires.

Alors que de penser à cette réunion rappelle des sentiments de syndrome de stress post-mauvais meeting (un phénomène non documenté mais fréquent dans le monde des affaires), cela illustre le pouvoir que nous avons en tant que managers et les dirigeants à utiliser ces rassemblements pour le bien ou le mal. Le reste de cet article propose d'autres types de réunions qui propagent le stress et les conflits. En tant que responsable ou responsable responsable de rassembler les gens pour communiquer, partager et générer des idées, vous êtes bien servi en éliminant ces types de réunions de votre routine.

Au moins cinq réunions Votre équipe vous remerciera d'avoir éliminé ou corrigé

1.8h00 a. m. Réunions du personnel du lundi matin.

Le problème avec cette réunion est que personne n'est jamais prêt pour cela. Après tout, il est 8h00. m. Lundi matin, il ne s'est rien passé et tout ce qui s'est passé la semaine dernière est surtout une histoire ancienne. Le deuxième problème avec cette réunion est que pour que quelqu'un soit préparé, ils doivent travailler le dimanche soir, ce qui est bien à l'occasion, mais garanti de gagner de sérieux votes pour le «jerk de l'année» des employés et des membres de la famille des employés.

La solution: si vous devez organiser une réunion d'équipe le lundi, poussez-la plus tard dans la matinée ou tôt dans l'après-midi.

Mieux encore, poussez le mardi matin.

2. Réunions sur le statut de la table ronde.

Vous connaissez cette réunion. C'est celui où les gens se déplacent dans la pièce en partageant leurs dernières mises à jour, sagas, fantasmes et rêves. Asseyez-vous au mauvais endroit et vous devenez la personne 22 ^nd pour offrir une mise à jour à un groupe dont les vessies sont trop tendues et le cerveau engourdi par les mises à jour politiquement orientées émanant de la bouche de collègues de loin. fonctions éloignées.

La solution: se réunit si vous le devez, mais définissez quelques règles sur les mises à jour. Demandez aux gens de se concentrer sur les nouvelles importantes qui ont une incidence sur tout le monde ou d'identifier les défis qui nécessitent de l'aide de toutes les fonctions. Faire quoi que ce soit pour limiter la marche douloureuse des mises à jour gratuites et égoïstes que génèrent les réunions de table rondes et indisciplinées.

3. Réunions récurrentes qui ont perdu leur but.

Toute réunion récurrente où personne ne peut se rappeler pourquoi cette réunion a encore lieu est un candidat à l'élimination immédiate. Les lois de la physique sont transférées aux réunions et une réunion sur le calendrier a tendance à rester sur le calendrier longtemps après qu'il a épuisé son utilité dans le lieu de travail. Un nouveau directeur a examiné la liste récurrente des réunions dans le calendrier de son équipe et a annulé deux d'entre eux parce qu'il ne pouvait pas trouver une raison pour que ces réunions existent. Il a reçu plus de quelques notes de remerciement et quelques commentaires de personnes se demandant comment il a réussi à tuer cette réunion dont ils avaient essayé de se débarrasser pour l'année écoulée.

La solution: passez en revue toutes les réunions récurrentes auxquelles vous soumettez votre équipe ou auxquelles vous participez, et éliminez-les de votre vie et de celle des membres de votre équipe. Si vous n'êtes pas l'hôte de la réunion, informez l'hôte de votre intention et de votre point de vue sur l'utilité de la réunion. Si vous êtes l'hôte / le sponsor, sonder les membres de l'équipe et leur donner une voix et un vote. Un peu de découpage draconien des réunions récurrentes ouvre un temps précieux pour d'autres activités plus importantes.

4. G Réunions de roupie de mot roup .

Il s'agit d'une réunion où vous réunissez un groupe de personnes pour travailler sur le libellé de quelque chose: une vision, une mission, un énoncé de stratégie, un énoncé de portée dans la gestion de projet. Le résultat de ces séances est généralement une série de phrases construites maladroitement reflétant des compromis de la part de la personne en charge.Personne dans la pièce n'est d'accord avec le produit final, mais tout le monde acquiesce d'un signe de tête dès que le libellé va au-delà du ridicule et qu'il devient tout simplement affreux pour tenter de faire disparaître la douleur.

La solution : ne relègue jamais à un comité des termes grossiers. Coup de poing sur l'objet en question, rebondissez sur quelques collègues et lorsque vous approchez de quelque chose qui commence à fonctionner pour vous, demandez très soigneusement la contribution d'un groupe. Posez des questions de clarification, prenez de bonnes notes, puis disparaissez et reformulez les énoncés, en répétant le processus au besoin.

5. Réunions de stratégie de modèle.

Je termine là où j'ai commencé, avec la réunion de stratégie très brisée décrite dans l'ouverture de cet article. Il n'y a pas de processus ou de modèle magique ou même une série d'étapes simples qui aident à la clarté stratégique. L'analyse de S. W. O. (forces, faiblesses, opportunités et menaces) n'est pas toujours sur la voie critique pour arriver à une évaluation précise des conditions et des opportunités. Et les chiffres et les cibles et la croissance ne sont pas des stratégies. Méfiez-vous de toute personne suggérant qu'ils ont un processus simple pour ce sujet complexe.

La solution: Investissez dans un facilitateur ou un conseiller en stratégie hautement qualifié et expérimenté qui comprend comment guider, parfois diriger et parfois même poursuivre dans l'élaboration d'une stratégie réalisable et significative. Le bon professionnel tiendra le groupe responsable de trouver des réponses aux bonnes (difficiles) questions auxquelles il faut répondre sur le chemin de la clarté stratégique.

Conclusion:

Les réunions sont des occasions inestimables de se connecter, de communiquer, d'établir des relations et de stimuler la résolution créative de problèmes. Ils sont aussi des opportunités mûres pour abuser et même abuser. Efforcez-vous d'être le gestionnaire qui respecte le pouvoir et l'importance des réunions. Utilisez ces forums pour les bonnes raisons en les architecturant pour se concentrer sur des questions clés, solliciter des idées et, surtout, respecter le temps que tout le monde met dans les sessions. Les membres de votre équipe apprécieront votre approche positive plus que vous ne le pensez.