Comment conserver les dossiers financiers des cabinets d'avocats

Si vous aspirez à exercer la profession d'avocat auprès de votre propre cabinet d'avocats, vous devez comprendre quels documents vous devez conserver. Vous pouvez être un expert dans la pratique de la loi, mais vous ne pouvez pas vous sentir aussi confiant dans vos connaissances en comptabilité. Comprendre les principes de base et utiliser un logiciel de comptabilité spécialisé peut assurer la sécurité de votre pratique.

Systèmes comptables pour un cabinet d'avocats

Un bon système de comptabilité pour toute petite entreprise comprendra des contrôles internes rigoureux pour surveiller à la fois les revenus et les dépenses.

En tant qu'avocat, vous devez vous assurer que votre système comptable dispose de contrôles internes solides, tant les frais facturés que les frais et les dépenses avancés, pour les clients.

Peu importe que les factures soient fondées sur un mandat particulier, une provision annuelle, une rémunération conditionnelle ou une commission de recommandation, vos honoraires sont basés sur le temps consacré aux projets de vos clients. C'est la raison pour laquelle les avocats tiennent généralement des dossiers détaillés pour suivre le temps passé sur les cas.

Vous pouvez utiliser des systèmes manuels ou électroniques pour suivre votre temps et vos dépenses. Les cartes de grand livre des clients ont été utilisées pour enregistrer ces informations avant l'avènement du logiciel de facturation et de temps légal. Quelle que soit la méthode de gestion des dossiers que vous préférez, vous voudrez généralement enregistrer ce suivi du temps passé par le client sur les affaires du client, ainsi que les dépenses facturables.

De temps à autre, vous pouvez payer des frais au nom de votre client pour les frais de dépôt ou d'autres frais.

Dossier de l'avocat le plus pratiquant, ces coûts avancés sont enregistrés dans le système de la même manière que les autres comptes débiteurs.

Les logiciels de comptabilité disposeront de journaux spéciaux pour enregistrer un seul type de transaction fréquente. Pour les avocats, le journal des encaissements montrera la répartition (1) des honoraires reçus et (2) des remboursements de dépenses, y compris une répartition entre les frais généraux réguliers payés et les frais payés par le client.

La complexité du journal des encaissements variera en fonction de la taille du cabinet d'avocats, la plus élémentaire n'étant que le relevé bancaire et les copies de contrôle.

Autres documents essentiels

En plus des documents mentionnés ci-dessus, les avocats conservent généralement au moins les éléments suivants:

1. Livre de rendez-vous: Un carnet de rendez-vous contient généralement des rendez-vous.
2. Journal des comptes clients: Le journal des comptes clients affiche les comptes débiteurs facturés mais non collectés.
3. Grands livres de clients individuels: Ces comptes de grand livre comprennent une description des services rendus, des frais et des crédits, un résumé des frais non facturables et des factures définitives.
4. Enregistrements de temps de cas: Les enregistrements de temps sont enregistrés pour chaque client.
5. Registre des affaires en cours: Ce registre résume tout travail juridique en cours et est généralement organisé par nom de client.
6. Rapports récapitulatifs de temps: Les rapports de temps peuvent généralement être triés par l'avocat ou par le client et contenir des informations telles que l'heure, les dates de travail, les facturations et autres dépenses imputables.

Ce sont les livres de base et les dossiers que la plupart des avocats, indépendamment de la spécialité auront au dossier pour leurs entreprises. De nombreux avocats utilisent un logiciel de comptabilité et un logiciel de gestion de la pratique juridique pour tenir leurs livres et registres sous format électronique.

Alors que certains cabinets d'avocats utilisent QuickBooks, de nombreuses autres sociétés utilisent des logiciels juridiques spécifiques à l'industrie, comme Abacus Next, Clio ou ProLaw pour gérer leurs pratiques.

NOTE : Cet article est uniquement conçu à des fins éducatives; vous devriez consulter un fiscaliste pour discuter des questions ou des problèmes que vous avez avec votre comptabilité, votre tenue de dossiers ou votre revenu.