Ce que les employeurs ne devraient pas conserver dans les dossiers

Les employeurs ne doivent jamais placer des éléments particuliers dans vos dossiers généraux du personnel. Le contenu de vos dossiers et dossiers personnels est généralement accessible au personnel des ressources humaines, à l'employé et au gestionnaire et au superviseur de l'employé dans certaines entreprises.

Dans d'autres, l'accès est limité au personnel des RH et les employés peuvent demander l'accès à leurs dossiers. Les avocats peuvent également assigner le contenu des dossiers du personnel pour les poursuites et les plaintes de EEOC (Equal Employment Opportunity Commission).

Un ancien employé peut également demander une copie de son dossier personnel.

Avec toutes ces utilisations potentielles et les visualiseurs potentiels de vos dossiers personnels, l'employeur doit veiller à conserver des documents factuels non biaisés sur les antécédents professionnels d'un employé dans vos dossiers personnels. Par conséquent, appliquez ces instructions générales à la documentation que vous conservez dans les dossiers du personnel de votre organisation.

Lignes directrices générales pour le contenu du dossier du personnel

• Les informations contenues dans les dossiers du personnel doivent être factuelles. Avis du superviseur ou du personnel des ressources humaines; notes aléatoires; potins; des rumeurs infondées; des questions, des rapports ou des allégations de tattletale d'autres employés qui n'ont pas été explorés; allégations non poursuivies, étudiées et conclues; et toute autre information, commentaire ou note non factuelle devrait être exclue du dossier personnel d'un employé.
  L'un des pires exemples de commentaires offensants qu'un gestionnaire des ressources humaines a trouvés dans un dossier personnel concernait les notes d'entrevue d'un gestionnaire d'embauche. Un a déclaré: "Peut-être trop gros pour monter et descendre les escaliers au besoin. "Imaginez l'employé, un avocat, et même les futurs employés et superviseurs lisant des commentaires comme ceux-ci.
  Dans une autre entreprise, le gestionnaire a trouvé des notes non fondées que les gestionnaires et d'autres personnes avaient placées dans les dossiers de l'employé, par exemple: «Mary est fâchée parce qu'elle n'a pas obtenu d'augmentation de salaire. " Voir le problème?

• Les dossiers du personnel doivent être judicieusement assignés aux emplacements de fichiers appropriés. Déterminez un protocole pour les dossiers personnels de votre entreprise basés sur les lois nationales et fédérales, les lois sur l'emploi telles que la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) et les meilleures pratiques des employeurs.
  Ensuite, respectez le protocole. Vous ne voulez pas trouver les excuses du médecin au hasard dans le dossier personnel quand elles appartiennent à un dossier médical. Vous ne voulez pas non plus la justification et la justification de la promotion d'un employé dans le fichier de paie.
  Vous ne voulez pas non plus les dossiers d'une décision d'embauche qui impliquent une vérification des antécédents ou des notes de discussions avec d'anciens employeurs dans le dossier personnel.
• Les superviseurs, les gestionnaires et les autres employés qui placent de la documentation dans les dossiers du personnel doivent être formés pour écrire correctement la documentation. Le fait d'avoir blâmé l'employé que l'employé était complètement détraqué ne permettra pas à votre personnel d'enregistrer des prix, mais les superviseurs non formés savent qu'ils doivent rédiger des déclarations similaires.
  Mieux encore, limitez l'accès aux fichiers à votre responsable RH qui est responsable des enregistrements et qui sait ce qui devrait et ne devrait pas être placé dans un fichier personnel.
• Équilibrez les informations que vous placez dans les dossiers du personnel pour inclure les aspects positifs et négatifs des antécédents professionnels d'un employé. Trop souvent, les dossiers du personnel mettent l'accent sur chaque événement négatif et manquent les éléments positifs.
• Reconnaître la différence entre les notes personnelles d'un superviseur sur son personnel déclarant et les registres officiels du personnel de l'entreprise. Les notes du superviseur utilisées pour l'amélioration des performances, le suivi des projets et la réalisation des objectifs, ainsi que les plans de développement des performances et des augmentations, figurent dans le dossier privé d'un superviseur et non dans les dossiers officiels de l'entreprise.
  Reconnaissez également la nécessité de former les superviseurs sur la manière de prendre des notes et de conserver la documentation dans leur dossier de gestion. Les mêmes critères pour les faits, et non les opinions, et des exemples spécifiques, et non des ouï-dire, s'appliquent aux notes privées.
  Les notes privées du superviseur peuvent être assignées dans le cadre d'une action en justice, il est donc recommandé d'être prudent même pour les notes privées. La pratique des superviseurs de conserver dans leur dossier de gestion des copies des dossiers qui figurent dans le dossier personnel de l'employé n'est pas recommandée.
• La documentation d'embauche et les notes d'entrevue posent un peu un dilemme. La meilleure pratique consiste à conserver un fichier distinct pour chaque poste que vous remplissez, y compris toute la documentation relative au remplissage de ce poste, de l'affichage de poste aux vérifications de références. Les curriculum vitae, les lettres d'accompagnement et les demandes des candidats appartiennent à ce dossier, sauf que vous devez transférer la demande de l'employé dans le dossier personnel de l'employé.
  Ce fichier contient les listes de vérification officielles et les formulaires qui visent à obtenir une représentation impartiale des qualifications d'un employé potentiel et à appuyer votre décision d'embaucher le candidat le plus qualifié. Les opinions et les notes du gestionnaire d'embauche qui ont été prises pendant le processus d'embauche n'appartiennent pas à ce dossier. Les ressources humaines peuvent recueillir ces notes pour conserver une documentation complète sur une décision d'emploi, mais elles n'appartiennent pas aux dossiers du personnel.
• La documentation factuelle sur les décisions en matière d'emploi , telles que la promotion, le transfert vers une opportunité latérale et les augmentations de salaire, figure dans les dossiers du personnel. Les opinions du superviseur ou des RH sur l'employé ne le sont pas. Les documents officiels relatifs aux mesures disciplinaires, comme les avertissements écrits, doivent également figurer dans le dossier personnel de l'employé.

Exemples spécifiques de documents qui ne devraient pas figurer dans les dossiers du personnel

Les renseignements suivants ne doivent pas figurer dans les dossiers du personnel.La documentation peut exiger un dossier distinct, être classée comme notes de supervision ou de gestion, ou ne pas être conservée du tout par un employeur.

• Tout dossier médical appartient au dossier médical.
• L'information sur la paie appartient au fichier de paie.
• Les documents qui incluent des numéros de sécurité sociale ou des informations sur les classifications protégées d'un employé telles que l'âge, la race, le sexe, l'origine nationale, le handicap, l'état civil, les croyances religieuses, etc. ne doivent jamais être conservés dans les dossiers personnels. La documentation de supervision
• aux fins de la gestion du travail d'un employé, de la définition des objectifs, de la rétroaction fournie, etc., doit être déposée dans un dossier privé appartenant à un superviseur ou à un gestionnaire. Le matériel d'enquête
• , y compris la plainte de l'employé, les entrevues avec les témoins, l'entrevue avec les employés, les conclusions, les recommandations et la résolution des avocats, ainsi que le suivi pour éviter les représailles. Le fichier
• employé I-9 forme dans un fichier ou un emplacement I-9, loin des dossiers du personnel. Placez les vérifications d'antécédents, y compris les antécédents criminels, les rapports de solvabilité, etc., et les résultats du test de dépistage dans un fichier séparé
• auquel les superviseurs, les gestionnaires et l'employé ne peuvent accéder. SHRM recommande soit ce fichier séparé, soit recommande que cette information soit également enregistrée dans le dossier médical de l'employé. Les dossiers d'Egalité des chances des employés
• , tels que les formulaires d'auto-identification et les rapports gouvernementaux, ne doivent pas être conservés dans le dossier personnel ni à aucun endroit où le superviseur a accès. Si vous suivez ces directives, votre organisation stocke efficacement les antécédents de travail factuels et justifiables et les dossiers du personnel aux endroits appropriés.

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