Comment séparez-vous les tâches avec un petit personnel?

Diviser les responsabilités comptables est essentiel pour conserver des livres précis et réduire le risque de fraude. Par exemple, un employé qui compte les paiements en espèces ne devrait pas être responsable de conduire l'argent à la banque.

Dans une petite entreprise sans grande comptabilité, séparer les tâches est plus facile à dire qu'à faire. En fait, l'un des plus grands risques pour les petites entreprises est l'absence de séparation des tâches clés, ce qui augmente la probabilité de risque et l'exposition à de mauvaises pratiques comptables.

Que vous ayez des risques légitimes à rectifier dans vos processus maintenant ou que vous souhaitiez simplement ajuster la structure de votre entreprise pour éviter tout problème potentiel à l'avenir, voici quelques idées pour vous aider à partager les responsabilités. n'ont pas beaucoup d'employés disponibles.

Exiger des vacances périodiques

De nombreuses fraudes ont été découvertes lorsque la comptable prend ses premières vacances depuis des années ou qu'un gérant est obligé de prendre une journée de maladie qui bat un long record d'assiduité parfaite. Dans ces situations, les remplaçants essaient d'effectuer les tâches quotidiennes qui leur sont assignées, mais remarquent que les numéros sont éteints. Lorsque la direction enquête, ils découvrent que leur employé parfait est toujours venu travailler pour empêcher quiconque de découvrir la fraude.

Le problème est que les employés qui viennent toujours au travail sont souvent considérés comme les employés les plus précieux et les plus fiables. Cela leur donne l'occasion de profiter de leur indépendance et du manque de contrôle de leur travail.

Ne laissez aucun employé passer des mois ou des années sans prendre de vraies vacances. Un bon employé mérite la pause, et vous devez avoir la chance d'en attraper un mauvais. En fait, considérez-le comme un drapeau rouge si un employé ne manque jamais une journée de travail, peu importe la gravité de son état de santé ou les vacances qu'il ou elle pourrait avoir.

Rotation des employés d'autres emplacements ou quarts de travail

De nombreuses entreprises axées sur les consommateurs ne comptent qu'un ou deux employés travaillant dans un magasin à un moment donné.

Quand quelqu'un est seul, il peut ressentir une plus grande tentation de voler et moins de peur de se faire prendre.

Comme pour les vacances, vous voulez faire tourner les employés. Vous pouvez les garder à leurs endroits préférés la plupart du temps, mais les faire parfois travailler dans des magasins différents ou des équipes différentes. De cette façon, vous pouvez rechercher des tendances, comme les recettes monétaires qui diminuent toujours lorsqu'un employé travaille un quart de travail particulier par rapport à d'autres qui travaillent dans le même quart de travail.

Envoyer les tâches de comptabilisation

Vous n'avez pas besoin de faire toute la comptabilité au même endroit. Au lieu de demander à vos employés de première ligne ou à vos gestionnaires de tout faire, vous pouvez envoyer des tâches.

• Les employés de chaque magasin peuvent saisir des données sur les ventes et autres données comptables brutes.
• Un responsable senior de votre site le plus important peut prendre la responsabilité d'autoriser des ajustements aux comptes clients.
• Un comptable dans un bureau central peut rapprocher vos comptes et préparer vos états financiers.

Si vous n'avez pas plusieurs emplacements ou plusieurs employés qualifiés, c'est bon. Les services de tenue de livres externalisés peuvent vous aider à combler les lacunes.

Créer des politiques et des procédures claires

Bien que de nombreuses personnes choisissent de travailler pour de petites entreprises en pleine croissance parce qu'elles n'ont pas la bureaucratie des grandes entreprises, la définition de politiques et de procédures est importante pour toutes les entreprises.

Rappelez-vous que les erreurs se produisent beaucoup plus souvent que la malhonnêteté.

Si l'on donne à quelqu'un une tâche à accomplir seul avec peu de conseils sur la façon de le faire, il pourrait le faire d'une manière qui augmente considérablement ses chances de faire une erreur coûteuse. Si vous donnez à quelqu'un un processus clair à suivre et expliquez que vous voulez que cela soit fait de cette façon pour réduire le risque d'erreurs, il le fera probablement exactement comme vous lui avez demandé de le faire.

Ceci est particulièrement important pour les employés qui ont un degré élevé d'autonomie et qui n'ont pas de gestionnaires qui vérifient toujours leur travail. D'un autre côté, même si vous divisez les tâches et dites aux employés comment les exécuter, vous devez vous assurer qu'il est clair qu'ils peuvent se tourner vers vous pour obtenir de l'aide ou des conseils à tout moment.