Comment faire les retenues salariales au Canada

Une fois que vous avez embauché des gens pour travailler pour vous, l'une de vos responsabilités en tant qu'employeur est de les payer correctement. Au Canada, cela signifie se conformer aux exigences de l'Agence du revenu du Canada et effectuer et remettre les retenues salariales correctes. Cet article vous guidera dans le processus de préparation de la paie au Canada.

Comment faire la paie au Canada

En tant qu'employeur canadien, il y a cinq étapes à suivre pour gérer la paie:

1. Ouverture et exploitation d'un compte de retenues sur la paie auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

2. Recueillir l'information requise auprès des employés, comme leur numéro d'assurance sociale (NAS) et un formulaire TD1 fédéral et provincial rempli.

3. Faire les retenues salariales canadiennes appropriées sur le salaire des employés à chaque période de paie.

4. Le versement de ces retenues salariales, ainsi que de la part de l'employeur des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et des cotisations d'assurance-emploi (AE), à l'Agence du revenu du Canada, au besoin.

5. Déclarer le revenu et les retenues de chaque employé sur le feuillet T4 ou T4A approprié et produire une déclaration de renseignements au plus tard le dernier jour de février de l'année civile suivante.

Regardons les détails, alors.

Étape 1) Ouvrez et exploitez un compte de retenues sur la paie auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Vous aurez besoin d'un compte du programme de retenues sur la paie de l'ARC pour remettre vos retenues à la source à l'Agence du revenu du Canada.

Si vous avez déjà un numéro d'entreprise et que vous vous êtes déjà inscrit à d'autres comptes de programme de l'ARC (comme la TPS / TVH), vous ajouterez simplement un compte de retenues sur la paie à vos comptes de programme existants.

Si vous n'avez pas encore de numéro d'entreprise, vous devrez d'abord en obtenir un, ce que vous pouvez faire de l'une des façons suivantes:

• enregistrez-vous en ligne en utilisant le service d'enregistrement en ligne
• l'Agence du revenu du Canada par téléphone au 1-800-959-5525
• envoyez par la poste ou par télécopieur le formulaire RC1, Demande de numéro d'entreprise, au bureau de service fiscal (BSF) ou au centre fiscal (TC)

le plus proche Numéro d'entreprise, vous pouvez vous inscrire aux comptes du programme par l'entremise du service Enregistrement des entreprises en ligne, y compris:

• retenues sur la paie
• TPS / TVH
• impôt sur les sociétés
• import-export

étape 2) l'information des employés, comme leur numéro d'assurance sociale (NAS) et un formulaire TD1 fédéral et provincial rempli.

Dans le cadre du processus d'embauche, vous devriez avoir examiné la carte de NAS de chaque nouvel employé et enregistré le nom et le NAS de l'employé exactement comme ils apparaissent sur la carte. (N'oubliez pas de regarder les numéros d'assurance sociale qui commencent par le chiffre «9» lorsque vous faites cela, parce que ce numéro signale une personne que vous ne pouvez embaucher: il n'est pas citoyen canadien ou résident permanent et est autorisé travailler uniquement pour un employeur particulier avec une autorisation d'emploi valide émise par Citoyenneté et Immigration Canada.

Vous devriez également avoir demandé au nouvel employé de remplir le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, fédéral et provincial, qui détermine le montant d'impôt à déduire du revenu d'emploi d'une personne.

Étape 3) Faites les retenues salariales appropriées sur le salaire des employés à chaque période de paie.

Ajoutez d'abord les avantages imposables de votre employé.

Offrez-vous un logement et un logement à l'employé, une voiture de société, un parking ou un prêt à taux réduit? Tout ce que vous fournissez à un employé autre que de l'argent peut être considéré comme un avantage imposable.

Et si le salaire d'un employé comporte des avantages imposables, ceux-ci doivent être ajoutés au revenu de chaque employé avant chaque retenue sur salaire, car le revenu total détermine le montant total assujetti aux retenues à la source et l'avantage imposable peut être assujetti à des cotisations au RPC, à des cotisations d'assurance-emploi et à des déductions d'impôt sur le revenu, tout comme n'importe quel autre revenu.

Le guide T4130, Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables de l'Agence du revenu du Canada fournit des précisions sur la façon de calculer la valeur de ces prestations et sur les avantages imposables assujettis à la TPS / TVH.

Vous êtes alors prêt à faire vos retenues sur la paie au Canada. En règle générale, les employeurs doivent faire les trois retenues suivantes du programme gouvernemental sur la paye des employés:

1. Impôt sur le revenu
2. Cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)
3. Cotisations à l'assurance-emploi.

Vous pouvez avoir d'autres retenues salariales spécifiques à votre organisation telles que des prestations de maladie supplémentaires, une assurance-vie, des régimes de retraite, etc.

1) Déduire l'impôt sur le revenu

Pour savoir combien d'impôt vous devez déduire le salaire des employés, vous utilisez les tables provinciales ou territoriales de la province ou du territoire où l'employé se présente pour travailler. La façon la plus simple d'y arriver est d'utiliser le Calculateur en direct des retenues sur la paie de l'Agence du revenu du Canada, qui calcule également toutes les autres retenues sur la paie que vous devez effectuer.

Toutefois, si vous ne pouvez pas utiliser le Calculateur en direct des retenues sur la paie, tous les tableaux de retenues sur la paie dont vous avez besoin sont disponibles sur la page Paie de l'Agence du revenu du Canada.

2) Déduction des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)

En général, vous devez déduire les cotisations au RPC si un employé a plus de 18 ans et moins de 70 ans, est un employé non admissible et ne reçoit pas de RPC ou RPC (Régime de rentes du Québec).

Vous trouverez un lien vers le tableau des taux de cotisation, des maximums et des exemptions du RPC et d'autres renseignements utiles sur les cotisations au RPC sur cette page du Régime de pensions du Canada de l'Agence du revenu du Canada.

Si vous êtes un employeur au Québec

Notez que la province de Québec a son propre régime de retraite provincial, le Régime des rentes du Québec (RRQ), le Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) et sa propre «Les employeurs ayant des employés au Québec doivent déduire les cotisations au RRQ plutôt qu'au RPC, si l'emploi est ouvrant droit à pension en vertu du RRQ.Les employeurs doivent retenir des cotisations pour le RQAP et l'AE, si l'emploi est assurable. T4001

Guide de l'employeur - Retenues sur la paie et remises (Agence du revenu du Canada) Visitez le site Web de Revenu Québec

3) Déduction des cotisations d'assurance-emploi (AE)

Normalement, vous déduisez les cotisations d'assurance-emploi du salaire des employés pour chaque dollar de rémunération assurable jusqu'à concurrence du maximum annuel. Notez que contrairement au RPC, il n'y a pas de limite d'âge pour déduire les cotisations d'assurance-emploi Lorsque vos retenues d'AE atteignent le maximum annuel, vous cessez de les déduire.

Consultez le tableau des taux de cotisation d'AE de l'Agence du revenu du Canada. Notez qu'il existe un tableau distinct pour le Québec, qui a une structure tarifaire différente.

En 2017, le maximum des gains annuels assurables est de 51 300 $ et des retenues à la source doivent être faites. à une Federa l Taux de 1. 63% (1. 27% au Québec) avec une prime annuelle maximale des employés de 836 $. 19 (651 51 $ au Québec). La cotisation patronale annuelle maximale pour 2017 est de 1 170 $ 67 (912 11 $ au Québec).

Comme pour les autres retenues à la source, vous pouvez utiliser le Calculateur en ligne des retenues sur la paie de l'Agence du revenu du Canada pour calculer le montant d'assurance-emploi que vous devez déduire pour toute période de paie.

Vous pouvez également utiliser les tableaux fournis par l'Agence du revenu du Canada, Guide T4302, Tables de retenues sur la paie et Guide T4008, Tables supplémentaires de retenues sur la paie ou les calculer manuellement à l'aide de cette méthode.

Certains avantages et paiements que vous accordez aux employés ne sont pas assujettis à l'assurance-emploi; voir cette liste de l'Agence du revenu du Canada.

En tant qu'employeur canadien, il peut aussi y avoir des situations particulières qui ont une incidence sur vos retenues d'AE. consultez la page de l'assurance-emploi de l'Agence du revenu du Canada pour obtenir de l'information sur des sujets comme l'emploi à l'extérieur du Canada, les paiements spéciaux et l'embauche d'un membre de la famille.

Étape 4) Remettez à l'Agence du revenu du Canada vos retenues à la source, ainsi que les cotisations de l'employeur.

Normalement, l'Agence du revenu du Canada vous envoie un formulaire de versement par la poste chaque fois qu'un versement de retenues sur la paie est dû. Cependant, en tant que nouvel employeur canadien, vous n'aurez pas de formulaire de versement pour votre premier paiement. Vous devrez donc envoyer un chèque ou un mandat à l'ordre du receveur général avec votre numéro d'entreprise (NE) imprimé au verso. centre fiscal approprié.

Avec ce chèque ou mandat, vous devez inclure une lettre indiquant:

que vous êtes un nouvel expéditeur,

• la période couverte par votre versement,
• votre nom d'employeur complet, votre adresse et votre entreprise numéro de téléphone; et
• votre numéro d'entreprise.
• Les nouveaux employeurs sont classés comme des employeurs réguliers par l'ARC, ce qui signifie que vous devez remettre vos déductions afin que l'Agence du revenu du Canada les reçoive au plus tard le 15e jour du mois suivant le mois où vous avez effectué les déductions.Plus tard, une fois que vous avez établi un historique de versement, vous pouvez vous retrouver reclassé comme un expéditeur trimestriel ou accéléré et avoir à remplir moins de paperasse.

Pour en savoir plus sur les envois de fonds, y compris sur la façon de corriger les erreurs de versement de la paie, consultez la page Retrait des retenues sur la paie de l'ARC.

Étape 5) Remplissez tous les feuillets T4 et les déclarations de renseignements.

Enfin, en tant qu'employeur, vous devez remplir chaque année un feuillet T4 pour chaque employé et remplir le formulaire Sommaire T4.

Vous devez produire la déclaration de renseignements T4 et remettre les feuillets T4 aux employés le ou avant le dernier jour de février suivant l'année civile à laquelle la déclaration de renseignements s'applique.

Les feuillets T4 peuvent être remplis électroniquement à l'aide de l'application T4 Web Forms de l'Agence du revenu du Canada (qui vous permet de produire un à six feuillets T4 originaux ou modifiés) ou remplis en ligne à l'aide d'un feuillet T4 PDF.

Pour en savoir plus sur les feuillets T4, consultez la page T4 de l'ARC - Information à l'intention des employeurs.

Le formulaire sommaire T4 peut également être rempli et déposé par voie électronique. Vous pouvez également le déposer sur papier, auquel cas vous devrez envoyer le résumé original et les feuillets T4 connexes au Centre de technologie d'Ottawa. Vous trouverez un lien vers cette adresse et des instructions ligne par ligne pour remplir le formulaire Sommaire T4 en suivant le lien au début de ce paragraphe.

Plus de renseignements sur la gestion de la paie au Canada

Tous les documents de votre entreprise, y compris vos documents de paie, doivent être conservés à votre lieu d'affaires ou à votre résidence au Canada, sauf si l'Agence du revenu du Canada vous autorise à garde-les ailleurs.

Notez également que les documents commerciaux et les pièces justificatives «nécessaires pour déterminer vos obligations fiscales et vos droits» doivent être conservés pendant une période de six ans.

Défaut de se conformer aux exigences canadiennes en matière de paie

Les amendes pour non-conformité aux exigences canadiennes en matière de paie vont de 1 000 $ à 25 000 $, une peine d'emprisonnement maximale de 12 mois ou une combinaison des deux. La page des pénalités de l'ARC fournit des détails sur les infractions et les omissions particulières qui découlent du fait que les retenues sur la paie appropriées pour le dépôt tardif des formulaires de renseignements n'ont pas été effectuées.

Plus de ressources sur la paie au Canada

L'Agence du revenu du Canada dispose de nombreuses ressources en matière de paie. Outre les ressources de l'ARC citées ci-dessus, vous pourriez trouver ces guides particulièrement utiles:

T4001: Guide de l'employeur - Retenues sur la paie et remises

• T4130:
• Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables aussi:

Processus d'embauche: Comment embaucher des employés au Canada

Étapes à suivre pour créer une entreprise au Canada

7 façons de faciliter le recrutement des employés

Comptes en ligne de l'Agence du revenu du Canada pour les entreprises

Assurance contre les accidents du travail au Canada