Créer un Manuel de l'employé / Manuel des politiques et procédures

Votre manuel de l'employé: l'introduction

Avant de rédiger votre manuel, une note d'avertissement:
Assurez-vous d'avoir un avocat expert dans le domaine du droit du travail votre manuel pour être certain qu'il n'y a rien dans ce qui pourrait vous causer des problèmes. Payer un avocat pour fournir cet examen pourrait vous éviter d'inclure quelque chose qui pourrait être mal compris par un lecteur.

Le Guide d'introduction à votre manuel d'employé est plus que quelques mots sur votre entreprise.

Il permet à vos employés de comprendre l'importance du manuel et comprend un espace réservé aux employés pour qu'ils reconnaissent avoir lu le manuel. Voici plus d'informations sur ce que comprend la section Introduction:

• L'histoire de votre entreprise
  En bref, décrivez votre entreprise, y compris comment elle a commencé et les événements importants de son histoire.
• Votre déclaration d'intention ou de mission.
  Si vous avez créé une vision ou un énoncé de mission pour votre entreprise, discutez-en ici. L'énoncé de votre vision aide les employés à voir ce en quoi vous croyez et les encourage à travailler pour votre entreprise.
• Lettre de bienvenue
  Joignez une lettre de bienvenue, adressez-vous directement aux employés et dites-leur quelle importance ils accordent à l'organisation.
• Déclaration de "Ceci n'est pas un contrat" ​​
  Dans votre lettre de bienvenue ou dans une déclaration séparée, fournissez une déclaration pour indiquer aux employés qu'ils ne reçoivent aucune garantie:

  "Ce manuel ne ne constitue pas un contrat de travail et ne fournit aucune garantie d'emploi. "

• Une page de signature
  Inclure une déclaration selon laquelle tous les nouveaux employés doivent signer le manuel pour montrer qu'ils ont lu le document et qu'ils le comprennent.

L'introduction est une partie importante du manuel de votre employé. Assurez-vous que votre avocat examine cette section en particulier.

Création d'un manuel de l'employé

La première section majeure de votre manuel de l'employé contient des règles relatives aux employés.

Ces règles fournissent des informations aux employés sur vos attentes à leur égard.

Avantages sociaux des employés

La dernière partie de votre manuel décrit les avantages et les congés accordés aux employés:

• Présence et ponctualité
  Inclure une section indiquant que les employés doivent être au travail tous les jours et temps. Définir l'absentéisme «excessif» et le retard «habituel».
• Pauses, heures du déjeuner, salon du personnel
  Les employés peuvent-ils prendre des pauses à tout moment ou y a-t-il des pauses spécifiques? Et le déjeuner? Décrivez les protocoles d'utilisation du salon du personnel.
• Logiciels et documents informatiques
  Informer les employés des lois sur les droits d'auteur relatives aux documents.Quels documents ne peuvent pas être copiés? Quelles copies peuvent être faites de logiciels? Où sont les licences logicielles et que disent-elles?
• Confidentialité; cadeaux
  Politiques d'État relatives aux questions commerciales et aux procédures propriétaires. Les employés ne doivent pas accepter de cadeaux de la part de clients, sauf pour de très petits jetons.
• Discipline / résiliation
  Décrire les procédures disciplinaires, y compris les avertissements, écrits et oraux. Inclure un processus d'appel, même pour un petit bureau, de sorte que les employés se sentent qu'ils ont «un endroit où aller». Décrivez les circonstances dans lesquelles l'emploi peut être résilié. Combien de préavis est donné? Comment les vacances accumulées sont-elles payées?
• Consommation de drogues et d'alcool; Politique sur le tabagisme
  Indiquer que l'usage de drogues ou d'alcool dans les locaux de l'entreprise est un motif de renvoi immédiat. Autorisez-vous à fumer dans les locaux de l'entreprise?
• Déclaration de l'EEOC
  Vous ne faites aucune discrimination à l'encontre de qui que ce soit; Vous pourriez également discuter de l'accommodement pour les observances religieuses et les politiques concernant les candidats et les employés handicapés.
• Égalité de rémunération
  Vous évaluez le salaire de votre employé en fonction du niveau du poste et de la performance, et non de facteurs externes tels que le sexe.
• Évaluations
  Dites aux employés comment et quand vous effectuez des évaluations de performance.
• Statut d'employé (temps plein vs temps partiel, probatoire).
  Décrivez les heures hebdomadaires requises pour un emploi à temps plein (32? 35? 40?). Les employés à temps plein ont-ils des avantages (comme l'assurance-maladie) que les employés à temps partiel n'ont pas? Les travailleurs à temps partiel reçoivent-ils des congés payés?
• Harcèlement
  Indiquez que votre entreprise ne le tolère pas, que ce soit entre employés ou avec des clients. Discuter de la façon dont les plaintes de harcèlement doivent être traitées.
• Politiques d'embauche
  Décrivez comment vous annoncez un poste, à l'interne et à l'externe, ainsi que votre processus d'entrevue.
• Code vestimentaire de bureau
  Vous pouvez inclure une déclaration générale sur le respect des politiques vestimentaires, y compris les cheveux, le maquillage et les bijoux. Si les employés sont tenus de porter des uniformes spécifiques, qui paie pour ceux-ci? Qui paie pour le nettoyage? Un langage grossier ou abusif peut être une «cause juste» de résiliation.
• Orientation / formation des nouveaux employés
  Décrivez le programme de formation et d'orientation en cours d'emploi de votre entreprise. Le temps d'orientation est-il payé?
• Périodes de paie / feuilles de temps / chèques de paie / heures supplémentaires
  À quelle fréquence les employés sont-ils payés? (Toutes les deux semaines ou deux fois par mois sont typiques.) Insistez sur le fait que tous les employés doivent tenir à jour des feuilles de temps / fiches de présence; quand doivent-ils être remis? Indiquer que les chèques de paie incluent des informations sur les déductions, des informations cumulées depuis le début de l'année. Indiquer quand les employés sont admissibles aux heures supplémentaires.
• Stationnement pour les employés
  Décrivez votre stationnement et les restrictions d'utilisation. Les employés ont-ils besoin d'une carte de stationnement pour entrer dans les lots? Comment les lots sont-ils surveillés?
• Appels téléphoniques personnels et visiteurs
  Décrivez vos règles en matière de visiteurs et d'appels téléphoniques personnels.
• Période probatoire
  C'est une bonne idée d'inclure une période de temps, habituellement pas plus de 90 jours, pendant laquelle un nouvel employé est évalué et l'emploi est «temporaire» ou «à volonté».«Vous pouvez modifier la rémunération après cette période de probation afin de fournir un incitatif à un nouvel employé Habituellement, les employés en période de probation ne touchent pas de prestations, mais paierez-vous des employés stagiaires pour des congés payés pendant la période de probation? vers le calcul de la paye de vacances pendant cette période?
• Démissions
  Demander à un employé qui désire démissionner de vous donner un préavis d'au moins deux semaines
• Jours météo
  Décrivez comment Lorsque vous informerez les employés que l'entreprise est fermée pour cause de mauvais temps, ajoutez une déclaration sur la façon dont vous traiterez les congés des employés pour les conditions météorologiques lorsque l'entreprise demeure ouverte.
• Périodes d'attente
  Les employés doivent-ils attendre un certain temps? Les employés en probation peuvent-ils commencer à accumuler des avantages?
• Congés payés (vacances, journées personnelles, congés de maladie)
  Cette section est traitée de diverses façons. vous de payer un n employé pour un congé, y compris les vacances, les congés, le temps personnel ou les congés de maladie, bien que le «temps libre» figure en haut de la liste des attentes des employés. Les employés ont l'option de prendre congé sans solde. Tout congé payé aura une incidence directe sur votre productivité et votre service à la clientèle. Une façon de gérer cela est de fournir un avantage global «congés payés» qui s'accumule avec le temps jusqu'à un maximum de «x» heures. Le temps payé peut être utilisé à n'importe quelle fin. Cette procédure récompense les employés qui sont au travail tous les jours, en leur donnant la possibilité de prendre des vacances ou des journées personnelles occasionnelles. Exiger que les employés planifient leur prise de force bien à l'avance, sauf en cas de maladie.

• Lorsque vous avez terminé cette section, vous êtes presque prêt à la montrer aux employés. Mais avant de le faire, portez-le à votre avocat ou un avocat qui est un expert en droit du travail pour examen.

• Vacances.
  Décrivez l'éligibilité de vacances; combien de temps un employé doit-il travailler pour avoir le droit de prendre des vacances? Comment la longueur est-elle déterminée? Comment sont payés les vacances? Que se passe-t-il si quelqu'un part? reçoit-il / elle une rémunération pour les vacances non utilisées? La plupart des employeurs n'autorisent pas les employés à recevoir une rémunération plutôt que de prendre des vacances, et ce, pour plusieurs raisons. Ne permettez pas à un employé de reporter ses vacances à l'année suivante; tout le monde devrait prendre des vacances chaque année. Quand les employés doivent-ils annoncer leurs projets de vacances? Qui a la priorité dans la planification?
• Vacances.
  Aucune loi fédérale n'exige une paie de vacances; Si le bureau est fermé, vous n'avez pas besoin de payer pour cette fois. Quelles vacances payées fournissez-vous? Liste des vacances spécifiques pour chaque année. Vous pouvez décider de changer les vacances d'année en année, mais habituellement, vous devrez maintenir le même nombre. Les employés doivent-ils travailler la veille et le lendemain d'un jour férié afin de recevoir une indemnité de vacances? Vous n'avez pas besoin de payer les employés à temps partiel pour les vacances, même si les employés à temps plein les reçoivent. Si vous décidez de fermer le bureau un jour donné et que vous ne payez pas les employés, vous devez les prévenir à l'avance.
• Temps de maladie / jours fériés
  Dans la plupart des petits bureaux, il est très difficile de rémunérer les employés pour des congés supplémentaires, tant en termes de personnel que de coûts financiers. Vous voudrez peut-être donner aux employés un nombre limité de jours de congé de maladie payés par année, sachant qu'ils les prendront probablement, qu'ils en aient besoin ou non. Vous voudrez peut-être désigner collectivement ces jours comme des jours «personnels», y compris les jours de maladie; Ne faites pas mentir les gens au sujet d'être malade pour obtenir un jour de congé. Ne permettez pas aux employés de reporter ces jours à une autre année; utilisez-les ou perdez-les. Les employés peuvent-ils prendre une demi-journée ou un certain nombre d'heures plutôt qu'une journée complète? Les employés à temps partiel ne sont habituellement pas admissibles au temps de maladie. Décrivez la procédure de demande de jours personnels / de maladie.
• Devoir du jury
  Vous devez accorder un congé aux employés si un employé reçoit une citation à comparaître à titre de juré. Comment allez-vous gérer cela? Voulez-vous les payer pendant ce temps? Voulez-vous leur demander de rendre leur devoir de juré ou peuvent-ils le garder? Quand doit-on se présenter au travail («quand le tribunal n'est pas en session» est commun)? Assurez-vous de considérer le scénario du «pire des cas» dans cette section.
• Congés
  Bien que vous n'ayez pas à accorder de congé sans solde, vous pouvez envisager cette disposition, en particulier pour les employés de valeur. Quel est le temps maximum pendant lequel une personne peut prendre un congé sans solde et être assurée d'occuper un poste à son retour au travail? Si vous fournissez une assurance, la personne peut-elle continuer cette assurance si elle paie les primes? Que se passe-t-il lorsque l'employé revient? Est-ce qu'il / elle reçoit l'ancien poste?
• Congé militaire
  La loi de 1994 sur les droits en matière d'emploi et de réREPLACEion exige que les employeurs fassent un effort raisonnable pour recycler ou perfectionner les compétences des employés qui reviennent du service militaire. Qu'en est-il des employés qui vont au camp d'été ou à d'autres obligations militaires à court terme? Comment leur retour sera-t-il géré?

Lorsque vous avez terminé cette section, vous êtes presque prêt à le montrer aux employés. Mais avant de le faire, portez-le à votre avocat ou un avocat qui est un expert en droit du travail pour examen.

Avis de non-responsabilité: Je ne suis pas avocat et je ne fournis aucun conseil juridique. Cet article est fourni à titre d'information et ne doit pas être invoqué. Consultez un avocat pour ce document et tous les documents de ce type.