Que dois-je inclure dans un manuel de l'employé?

Question: Que dois-je inclure dans un manuel de l'employé ou dans le Manuel des politiques et procédures?

Chaque entreprise qui a des employés (même un seul employé) devrait avoir un manuel de l'employé. Cet article décrit les sections qui devraient être incluses et certaines questions juridiques qui doivent faire partie du manuel.

Réponse:

1. Avantages sociaux.
Décrivez les avantages qui sont accordés aux employés. Expliquez comment les employés peuvent devenir admissibles aux avantages sociaux et si tous les employés sont admissibles.

Certains employeurs ne limitent certains avantages qu'aux employés à temps plein, alors expliquez ce que signifie «à temps plein». Vous pouvez limiter les avantages aux employés qui ont terminé leur période probatoire; explique comment cela fonctionne. Inclure les avantages requis par la loi, comme l'indemnisation des travailleurs et l'assurance-chômage. Vous devez payer pour ceux-ci, alors vous pourriez aussi bien obtenir un crédit pour eux. Enfin, incluez votre discussion des augmentations et des promotions ici, plutôt que dans la section d'évaluation ci-dessous. Les évaluations ne doivent pas être liées directement à des augmentations, bien qu'elles soient souvent difficiles à séparer.

2. Temps libre
Vous n'êtes pas légalement tenu de donner des congés, des vacances, des congés de maladie ou du temps personnel à vos employés. Donc, si vous donnez du temps libre, obtenez un crédit pour cela. Expliquez quels jours sont donnés pour les vacances et comment l'admissibilité aux vacances est déterminée. Inclure une description de la façon dont la rémunération est déterminée pour les congés, pour les employés à temps partiel, par exemple.

Expliquez les circonstances qui pourraient faire en sorte qu'un employé perde son temps libre; Par exemple, si un employé ne travaille pas le jour avant et après un jour férié, aucune rémunération n'est accordée pour un jour férié.

e. Politiques de bureau.
Expliquez toutes les politiques, y compris les restrictions sur le tabagisme et l'usage de drogues («Nous sommes un bureau non fumeur et non toxicomanogène.»> Expliquez les raisons des politiques, si vous le souhaitez.

Incluez une politique sur Voir la liste complète des politiques du bureau

4. Évaluation des employés, discipline et licenciement Dans cette section, expliquez comment et quand Par exemple, combien d'avertissements un employé a-t-il reçus pour s'être manifestés en retard? Inclure des renseignements sur les infractions si sévères qu'elles sont à l'origine de la cessation immédiate (usage de drogues, vol, harcèlement, etc.). etc.), et expliquez ce qu'il advient de la rémunération des employés en cas de cessation d'emploi.Vous devez également inclure une phrase ou deux en donnant un préavis (vous voulez un préavis de deux semaines, bien sûr). aux employés qui sont licenciés, sauf si vous voulez.

5. Procédures de bureau.
Un manuel d'employé est un bon endroit pour passer par les procédures de bureau. Qu'est-ce qui se passe la première chose le matin? Que faisons-nous en cas d'incendie? Comment les fournisseurs / sollicitations externes sont-ils traités? La couverture des questions les plus importantes dans le manuel facilite la formation des nouveaux employés et donne au personnel l'occasion de voir quand quelque chose se présente.

Deux éléments légaux qui doivent également figurer dans votre manuel de l'employé:

1. Déclaration de "Pas de contrat".
Vous ne voulez pas qu'un employé pense qu'il a un contrat en vertu duquel vous devez le garder pour une période déterminée. Assurez-vous que les employés savent que vous ne leur donnez pas un contrat de travail implicite. Vous devez être en mesure de mettre fin à un employé à tout moment. Veillez à ne pas dire quelque chose comme "Après votre période probatoire de 90 jours …" Cette déclaration implique que la personne est embauchée pour 90 jours, et vous pouvez décider qu'ils ne travaillent pas après un jour! Obtenez l'aide d'un avocat pour rédiger ce langage "sans contrat".

2. La signature de l'employé. Donnez à chaque nouvel employé une copie du manuel à l'embauche, demandez à l'employé de lire et ensuite signez qu'il / elle comprend le contenu du manuel. Même si cela n'empêchera pas les employés d'avoir des problèmes, il pourrait être utile qu'un employé vous poursuive en disant qu'il ne savait pas que son comportement pourrait le faire virer.

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