Qu'est-ce qu'un registre des documents corporatifs? - Définition

Que sont les documents d'entreprise?

Les documents d'entreprise sont les enregistrements qu'une société américaine doit conserver afin de montrer qu'elle fonctionne de la manière requise par l'Internal Revenue Service et les lois de l'État dans lequel l'entreprise est constituée (formée comme entité commerciale).

Pourquoi les documents d'entreprise sont-ils nécessaires?

Les registres de l'entreprise sont nécessaires pour montrer que la société fonctionne correctement, comme l'exige l'Internal Revenue Service, pour montrer que la société est une entité distincte et pour maintenir le bouclier de la société de la responsabilité.

Qu'est-ce qu'un livre généalogique?

Certaines sociétés ont un «registre» des documents d'entreprise qui comprend tous les documents requis. Dans d'autres cas, les documents de l'entreprise sont conservés en ligne ou dans un classeur. Les enregistrements doivent être au même endroit et disponibles si l'Internal Revenue Service audite votre société.

Vous pouvez également conserver vos enregistrements d'entreprise "dans le cloud", mais ces enregistrements peuvent inclure des informations confidentielles et des processus propriétaires, alors assurez-vous que votre serveur est sécurisé. Susan Ward, experte de Petites entreprises-Canada, a publié un excellent article sur la gestion de documents qui pourrait vous aider à réaliser ce projet.

Comment les documents d'entreprise sont-ils créés? Qui garde les documents d'entreprise?

Les documents de la société sont générés par le conseil d'administration de votre société. Le conseil crée des documents tels que les statuts constitutifs et les rapports annuels de votre société. Le conseil crée et modifie également des documents tels que des motions et des procès-verbaux au cours des réunions du conseil.

Le secrétaire général est habituellement désigné pour conserver tous les registres de la société. Bien sûr, tous les enregistrements doivent être signés, et toutes les actions prises doivent avoir une documentation. Si la société a des actions, le secrétaire de la société (habituellement le bureau de cette personne) tient une trace des registres de propriété.

Le secrétaire général convoque également les membres du conseil d'administration à chaque réunion du conseil, en notant quels membres du conseil sont présents et absents.

Tenue d'un registre des résolutions du Conseil d'administration

Les conseils d'administration approuvent les politiques générales et les résolutions (décisions), et ne participent pas à la prise de décision au jour le jour de l'entreprise. L'une des activités les plus importantes d'un conseil d'administration est de prendre des résolutions. Les résolutions sont essentiellement des documents qui enregistrent les décisions du conseil. Des résolutions d'entreprises peuvent être prises sur de nombreux sujets, notamment:

• Registre des transactions importantes de la société
• Approbation des contrats
• Registres de vente ou d'achat de biens immobiliers (terrains et bâtiments)
• Embauche ou grand nombre d'employés
• S'étendre à un nouveau marché ou à un nouvel emplacement

Toutes ces décisions, et plus encore, doivent être consignées.

Quels autres enregistrements devraient être inclus?

• Vos statuts et tous les articles modifiant ce document. Ces articles sont classés avec votre état, mais vous avez toujours besoin d'une copie de l'original et tous les changements.
• Règlements d'entreprise. Les règlements administratifs sont les principes directeurs régissant le travail du conseil d'administration de la société. Les règlements comprennent les fonctions de dirigeant, l'information sur l'assemblée annuelle et la façon dont le conseil établit la politique et les votes.
• Procès-verbaux de toutes les réunions d'actionnaires et d'administrateurs, y compris l'assemblée annuelle
• Rapports annuels
• Un registre des actions pour suivre les transactions boursières et la propriété des actions.
• Résolutions d'affaires et fiscales
• Résolutions d'embauche et de nomination
• Résolutions sur les conflits d'intérêts des administrateurs
• Résolutions pour les prêts à et par la société
• Résolutions concernant les avantages sociaux et les régimes de retraite

Suivez la loi de l'État pour former votre conseil et tenir des registres

Lorsque vous formerez votre société, vous devrez vérifier auprès de votre État que vous suivez les directives de l'État pour organiser et gérer votre société. Tous les États ont des règlements spécifiques régissant les sociétés. Vérifiez avec le secrétaire d'État de votre état ou avec votre avocat pour plus d'informations.

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