Quelles dépenses d'entreprise sont déductibles fiscalement?

Chaque entreprise engage des dépenses. Les entrepreneurs indépendants, les consultants et les pigistes paient des logiciels, des ordinateurs ou voyagent de leur propre poche pour faciliter leur travail. Pour les entreprises constituées en société, le fait de pouvoir déduire des dépenses réduira leurs taxes d'affaires. Pour les entreprises individuelles, le fait de pouvoir déduire des dépenses réduit à la fois l'impôt sur le revenu régulier et l'impôt sur le travail indépendant. La ligne de fond?

Garder une trace de toutes vos dépenses d'entreprise ira un long chemin à réduire vos obligations fiscales.

Qu'est-ce qu'un frais d'entreprise légitime?

La définition de base est qu'une dépense doit être «ordinaire et nécessaire» pour votre métier ou votre profession. Cette définition vient directement du code des impôts (Internal Revenue Code section 162, voir aussi la section 1.161-1 du Règlement du Trésor). "Une dépense ordinaire", l'IRS dit dans la publication 535, Business Expenses, "est celui qui est commun et accepté dans votre secteur, une dépense nécessaire est utile et appropriée pour votre commerce ou votre entreprise. "

Nous faisons cinq distinctions lors de l'analyse des dépenses. Nous séparons les dépenses personnelles des dépenses d'entreprise. Nous divisons les dépenses d'entreprise en trois grands types: le coût des biens vendus, les dépenses en capital et les dépenses déductibles. Certaines dépenses pourraient être seulement partiellement déductibles ou non déductibles du tout. Ainsi, les cinq distinctions sont les suivantes:

1. Dépenses personnelles
2. Dépenses d'entreprises
3. Coût des biens vendus
4. Dépenses en capital
5. Dépenses déductibles

Séparer les dépenses personnelles des dépenses d'entreprise

Des problèmes surgissent lorsqu'une dépense peut être en partie personnelle et en partie liée à l'entreprise. Un exemple courant: un pigiste peut utiliser une pièce de sa maison comme bureau. Dans cette situation, nous mesurons la superficie en pieds carrés du bureau et de toute la maison et trouvons le pourcentage.

Ce pourcentage serait ensuite utilisé pour mesurer la partie commerciale des dépenses partagées telles que le loyer, l'assurance et les services publics. La portion de l'entreprise de ces dépenses ferait partie de la déduction de bureau à domicile, tandis que le reste des dépenses serait de nature personnelle.

Règle générale: «En règle générale, vous ne pouvez pas déduire vos dépenses personnelles, vivantes ou familiales, mais si vous avez une dépense pour quelque chose qui est utilisé en partie pour les affaires et en partie à des fins personnelles, divisez le coût total Vous pouvez déduire la partie commerciale "(IRS, Publication 535, Dépenses d'entreprise, section sur les dépenses personnelles par rapport aux dépenses d'entreprise).

Astuce comptable: gardez une trace de toutes vos dépenses. De cette façon, vous pouvez revoir vos dépenses et demander à votre comptable si l'un d'entre eux pourrait être déductible d'impôt.

Coût des marchandises vendues

Le coût des marchandises vendues correspond aux dépenses pour les stocks et les articles liés aux stocks.Les fabricants, les grossistes et les détaillants suivent le coût des produits qu'ils produisent ou achètent pour la revente.

Règle générale: «Si votre entreprise fabrique des produits ou les achète pour la revente, vous devez généralement évaluer les stocks au début et à la fin de chaque année fiscale pour déterminer le coût de vos marchandises vendues.

être inclus dans la détermination du coût des marchandises vendues »(IRS, Publication 535, dépenses d'entreprise, section sur le coût des marchandises vendues).

Pour des explications détaillées, voir Publication 334, Guide d'impôt pour les petites entreprises, chapitre 6, Comment chiffrer le coût des marchandises vendues. Voir aussi la section des stocks de la Publication 538, Périodes comptables et méthodes.

Dépenses en capital

Certaines dépenses sont comptabilisées en tant qu'actifs et leurs coûts ont été récupérés au fil du temps grâce à l'amortissement. Ces dépenses sont appelées immobilisations parce que leurs coûts sont capitalisés à titre d'actifs de l'entreprise et que le coût est déduit sur une période de temps par l'amortissement. Des exemples de dépenses en capital comprennent les ordinateurs, le mobilier, l'équipement et l'immobilier.

La règle générale: "vous devez capitaliser trois types de coûts: les coûts de création d'entreprise, les actifs commerciaux et les améliorations." (Publication 535).

Suivre les dépenses de l'entreprise

Personnellement, j'utilise un logiciel de comptabilité complet pour suivre mes revenus et mes dépenses. Mais là encore, je suis un comptable et je me sens à l'aise avec des logiciels tels que Quickbooks, Sage Peachtree et Microsoft Office Accounting. Je recommande fortement ces programmes aux petites entreprises. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité complet vous aidera à surveiller la santé de votre entreprise.

Les programmes de comptabilité complets peuvent prendre un certain temps pour s'y habituer. Et il est facile d'être frustré par toutes les fonctionnalités et utilitaires. Donc, pour les professionnels indépendants, je recommande d'utiliser un logiciel de finances personnelles. Les meilleurs choix sont ici Intuit's Quicken ou Microsoft Money. Les deux programmes sont très faciles à s'habituer et peuvent suivre toutes vos finances, pas seulement vos dépenses d'affaires.

En prime, les logiciels de meilleure qualité vous permettent d'importer des données depuis Quicken ou Money. Pour que votre processus de préparation des déclarations de revenus soit le plus harmonieux possible, je vous suggère de prendre le temps de vous assurer que vos catégories de dépenses sont correctement configurées. Vous pouvez ajouter, supprimer et modifier des catégories dans tous les logiciels financiers et de comptabilité. En ayant des catégories intuitives et faciles à retenir, vous serez en mesure de générer des rapports significatifs. Et la plupart des programmes vous permettent de lier les catégories à des éléments de campagne particuliers sur les formulaires fiscaux. Cela peut grandement contribuer à réduire le temps que vous passez à préparer vos impôts.

Tous les programmes de comptabilité que j'ai mentionnés peuvent générer des rapports sur les bénéfices et les pertes (appelés déclarations de revenus par les comptables). Ces rapports vous aident à analyser comment votre entreprise freelance fonctionne, si vous êtes rentable et comment vous dépensez votre argent. Si vous décidez d'embaucher un comptable fiscal, avoir ces rapports pour accélérer la préparation de vos déclarations de revenus.