Quelles sont les dépenses et les dépenses de voyage?

Les frais de voyage sont les dépenses qu'un employé effectue lorsqu'il voyage en entreprise. Les activités de l'entreprise peuvent inclure des conférences, des expositions, des réunions d'affaires, des réunions avec les clients et les clients, des salons de l'emploi, des sessions de formation et des appels de vente, par exemple.

Les frais peuvent inclure l'hébergement, le remboursement du kilométrage personnel, les vols, le transport terrestre, les pourboires, les repas, les pourboires aux serveurs, le service aux chambres et les autres dépenses occasionnelles que l'employé peut rencontrer sur la route.

Les dépenses qu'une organisation rembourse se trouvent dans la politique de voyages d'affaires de l'entreprise. Familiarisez-vous avec la politique de votre entreprise, car des dépenses aussi variées que le nettoyage à sec et l'adhésion à un centre de conditionnement physique peuvent être couvertes lors de longs voyages.

Le divertissement du client lors des conférences, des appels commerciaux et des visites sur site est une autre dépense remboursable, mais connaissez les politiques de votre entreprise afin de ne pas dépasser les limites imposées aux frais de représentation.

En règle générale, les organisations paient les frais de déplacement des employés de ces trois façons.

• Les cartes de crédit d'entreprise sont délivrées aux employés qui doivent fréquemment voyager pour affaires. Les employés peuvent facturer la plupart des dépenses qu'ils engagent lors d'un voyage d'affaires à la carte de crédit de l'entreprise. Pour le remboursement des frais accessoires tels que les pourboires et la restauration rapide, les employés devront remplir un rapport de dépenses.
  Les cartes de paiement sont pratiques pour les employés car elles n'ont pas besoin d'argent liquide pour payer les dépenses professionnelles avant le remboursement. Familiarisez-vous avec les politiques de votre entreprise, cependant; il se peut que vous deviez toujours retourner les reçus et autres documents à l'appui.

• Trésorerie: Les organisations sans carte de crédit d'entreprise des employés exigent que les employés remplissent un rapport de remboursement de dépenses pour chaque dépense pendant que l'employé est sur la route. Ils exigent généralement des reçus et un certain niveau de justification pour chaque dépense.
  Il est rare qu'une organisation demande aux employés de payer pour les articles coûteux tels que les billets d'avion et de demander un remboursement plus tard. Un bon de commande d'entreprise ou une carte de crédit d'entreprise paie d'avance les grosses dépenses. Mais les employés sont souvent tenus de payer de leur poche pour les frais de déplacement quotidiens qui sont remboursés plus tard.
• Per diem: Un per diem est une indemnité journalière d'un montant d'argent donné à un employé pour couvrir toutes les dépenses. L'employé est responsable de faire des choix de dépenses de voyage sains dans les paramètres de la somme d'argent qu'il ou elle est allouée quotidiennement.
  Certaines entreprises paient directement pour le transport et le logement, mais accordent aux employés itinérants une indemnité journalière pour toutes les autres dépenses, y compris les repas et le transport terrestre. On sait que les employés dépensent moins que d'habitude pour garder l'argent supplémentaire des indemnités journalières.Les entreprises le permettent généralement.

Il est conseillé aux employés qui voyagent pour affaires de rester au courant des politiques de voyage de l'entreprise et des coûts couverts pour le remboursement. Les dépenses qui ne sont pas couvertes par les polices ne sont généralement pas remboursées ou couvertes.

La plupart des entreprises exigent des reçus, à l'exception de ceux qui paient un per diem. Votre entreprise a également probablement un formulaire qu'elle s'attend à ce que les employés utilisent pour les frais de déplacement.

Pour rester au fait des dépenses remboursables, les employés reçoivent souvent une date limite à laquelle ils doivent déposer un rapport de dépenses et retourner les reçus pertinents. Le service des finances aura des lignes directrices qui l'aideront à rester à jour.

Si vous avez des questions sur ce qui constitue des frais de déplacement appropriés dans votre organisation, vérifiez auprès de votre gestionnaire et des RH.

Vous ne voulez pas dépenser l'argent et recevoir une surprise plus tard.

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