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L'une des plus grandes erreurs que nous constatons chez les petites entreprises est de se fier aux relevés bancaires pour surveiller la santé financière de l'entreprise. Si vous n'utilisez que vos relevés bancaires pour contrôler l'argent que vous avez pour votre entreprise, il vous manque plusieurs éléments clés qui affectent votre budget. Gérer les fonds de l'entreprise va au-delà de savoir combien d'argent vous avez dans la banque et dans une analyse significative des passifs, des capitaux propres et des actifs.
C'est pourquoi il est essentiel de conserver un bilan précis et à jour. Lors de la gestion d'une entreprise, vous devez savoir quels sont les fonds, ce qui est payé et la valeur actuelle de tout ce que vous utilisez dans les opérations quotidiennes.
Les bilans expliqués
Un bilan donne un aperçu des actifs et des passifs de votre entreprise. Les actifs sont tout ce que votre entreprise possède. Les responsabilités sont tout ce que votre entreprise doit. Ce qui reste, c'est la «valeur comptable» de votre entreprise, appelée capital social, selon que vous opérez en tant que propriétaire unique ou en tant que société avec des actionnaires.
Comprendre les actifs
Lors de la préparation d'un bilan, les actifs doivent être divisés en différentes catégories. L'argent provenant des ventes (comptes débiteurs) est différent de la valeur de l'inventaire, et la séparation des types d'actifs vous donne une idée plus claire de combien d'argent vous avez à travailler. Après tout, 2 millions de dollars en matières premières peuvent être un atout, mais vous ne pouvez pas en tirer parti pour payer les factures de services publics du mois prochain.
Actifs liquides
Cette catégorie comprend la trésorerie et les équivalents de trésorerie tels que l'argent dans les comptes bancaires, les certificats de dépôt, les obligations et autres sources rapidement transférables en espèces sans perte de valeur. Les comptes débiteurs, une liste des paiements ou des ventes qui attendent d'être réglés, sont également considérés comme des actifs liquides.
Si vous avez des placements à court terme qui peuvent être vendus au besoin, votre bilan devrait également refléter cela.
Actif à court terme
Les actifs à court terme sont des actifs qui seront convertis en liquidités ou épuisés au cours des douze prochains mois. Les comptes débiteurs constituent l'actif actuel le plus courant. Autres exemples: placements à court terme, stocks et charges payées d'avance
Immobilisations
Les actifs considérés comme des «immobilisations» comprennent les terrains et bâtiments dont votre entreprise est propriétaire ainsi que l'équipement, les machines et les véhicules utiliser régulièrement. Par exemple, si vous exploitez un restaurant qui offre également un service de livraison, vos fours, réfrigérateurs, congélateurs et voitures de livraison sont tous considérés comme des immobilisations.
Autres actifs
Cette catégorie permet de suivre les actifs non liquides qui ne devraient pas être convertis en liquidités au cours des douze prochains mois.L'exemple le plus courant pourrait être un dépôt de garantie sur votre bureau que le propriétaire conservera pendant la durée du bail.
Pour déterminer votre actif total, ajoutez vos actifs liquides, courants, fixes et autres actifs ensemble. C'est la valeur totale de toutes les formes potentielles d'argent dans votre entreprise.
Comprendre les responsabilités
Tout comme pour les actifs, les entreprises ont plus d'un type de responsabilité.
Ils sont également comptabilisés séparément dans votre bilan afin que vous puissiez voir ce que vous avez à faire maintenant et quelles seront les dépenses à venir.
Passif à court terme
Tout ce que vous devez payer au cours des douze prochains mois est considéré comme un passif à court terme. Il peut inclure les comptes créditeurs, qui sont des soldes impayés à ceux qui fournissent des stocks et des services à votre entreprise, et les salaires gagnés par les employés qui n'ont pas encore été payés. Les factures mensuelles peuvent également tomber dans cette catégorie.
Passif à long terme
Si vous avez des dépenses ou des paiements qui vont au-delà de l'année en cours, ils sont comptabilisés comme des passifs à long terme. Un solde hypothécaire est un exemple courant de passif à long terme. Les paiements en cours ou les livraisons mensuelles peuvent également être à long terme si vous prévoyez qu'ils continueront pendant plus de 12 mois.
L'importance du rapprochement
Bien sûr, pour savoir exactement combien d'actifs et de passifs votre entreprise gère, vous devez rapprocher vos relevés bancaires et vos relevés de carte de crédit de façon régulière. Le simple fait de supposer que toutes les transactions que vous avez effectuées et celles qui ont été effectuées sont les mêmes peut vous causer des ennuis quand vient le temps de payer des factures ou de payer des taxes.
Relevés bancaires
La réconciliation de vos relevés bancaires est essentielle pour assurer la sécurité des fonds de votre entreprise. Lorsque vous passez par un relevé mensuel, vérifiez chaque transaction par rapport à votre propre registre et assurez-vous qu'il correspond. Vous pouvez trouver des paiements ou des dépôts que vous avez oublié d'écrire; soustraire ou ajouter ceux-ci en conséquence. Faites correspondre tous les numéros de chèques sortants à vos dossiers pour vous assurer qu'il n'en manque aucun et, le cas échéant, appelez la banque pour vérifier ces dépenses et mettre à jour votre registre.
S'assurer que vos enregistrements correspondent aux banques vous aide à éviter les grosses erreurs et à maintenir un compte précis de l'argent dont vous disposez. Il est facile de faire une erreur en écrivant quelque chose quand vous êtes au milieu d'une centaine d'autres choses, et prendre le temps de concilier votre relevé bancaire peut vous éviter un gros problème financier plus tard.
En passant par vos relevés bancaires, vous serez averti de toute fraude ou vol. Malheureusement, cela peut être un problème pas si rare quand il s'agit de comptabilité et de maintenir une surveillance étroite sur votre activité de compte régulier peut vous aider à identifier les frais incorrects ou frauduleux avant qu'ils ne commencent à s'additionner.
Relevés de carte de crédit
L'argent versé par votre entreprise est tout aussi important que l'argent reçu. Examinez votre relevé mensuel de carte de crédit dès qu'il arrive et surveillez les doublons ou les achats non autorisés. .Si vous rencontrez une activité qui vous semble suspecte, contactez la société émettrice de la carte de crédit et annulez-la immédiatement.
Pour les achats légitimes, assurez-vous que tous les frais sont corrects. Une double facturation accidentelle ou une erreur dans un prix donné peut entraîner pour votre entreprise un paiement plus important que ce qu'il devrait payer à vos fournisseurs. Résolvez ces problèmes le plus rapidement possible et vérifiez que vous avez comptabilisé tous les achats effectués au cours du mois.
Une fois que vous avez rapproché les deux relevés, vérifiez les montants qui en résultent par rapport à votre bilan et apportez les modifications nécessaires pour qu'ils correspondent tous. Le but de faire tout cela chaque mois est d'éviter les pertes dommageables et de surveiller la façon dont vous gérez les fonds de l'entreprise dans son ensemble.
Réduction de la dette
Une vue d'ensemble des actifs et des passifs de votre entreprise vous permet de voir facilement où va l'argent et comment mieux gérer vos dépenses. Beaucoup de petites entreprises commencent avec un déficit sous la forme de prêts ou de lignes de crédit qui doivent être remboursés au fil du temps pour fonctionner dans le noir. Mieux vous comprendrez les finances de votre entreprise, plus il vous sera facile de trouver des moyens d'équilibrer vos affaires et de réduire votre dette.
Un bilan correctement géré vous permet de rester au courant de toutes les transactions effectuées au cours des opérations quotidiennes de votre entreprise. Il vous donne quelque chose à montrer à la banque si elles ont besoin d'un record de la valeur de votre entreprise, assure les investisseurs actuels que vos finances sont sous contrôle et peut être un outil pour lever des capitaux d'investissement supplémentaires. En tant que propriétaire d'entreprise, un bilan précis offre la tranquillité d'esprit de savoir que vos finances sont en ordre et vous avez une idée claire de combien d'argent est disponible pour couvrir les dépenses qui surviennent inévitablement lors de la gestion de votre entreprise.
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