Comment et quand déposer des retenues sur la masse salariale

L'une de vos responsabilités les plus importantes en matière de paie consiste à s'assurer que les charges sociales fédérales sont déposées conformément aux exigences de l'IRS.

Le processus de paie comprend: a) le calcul et la préparation des chèques de paie, b) la comptabilisation des montants retenus sur ces chèques de paie, c) le dépôt d'impôts retenus sur les chèques de paie;

Cet article vous donne les bases de la partie dépôt de ce processus.

Que sont les charges sociales?

D'abord, définissons ce que l'on entend par «charges sociales». Ce sont les taxes que vous devez payer sur votre paie (les montants que vous payez aux employés pour le travail qu'ils ont fait).

• Ces impôts fédéraux sur le revenu retenus sur les salaires de vos employés,
• les taxes FICA (Sécurité sociale / Medicare) que vous avez retenues sur vos employés et le montant correspondant à part cette masse salariale à payer par votre entreprise, et
• les impôts fédéraux sur le chômage, basés sur votre masse salariale brute totale.

Comment l'IRS détermine les dates de dépôt de l'impôt sur la masse salariale

L'IRS détermine l'échéancier des cotisations sociales des employeurs en fonction de leur responsabilité brute totale en matière de sécurité sociale / Medicare pour la période de douze mois se terminant le plus. Le 30 juin dernier. On appelle cette période une période de réflexion.

Comment la période de rétrospection est-elle déterminée?

Une période de rétrospection est l'heure et le montant utilisés pour la méthode que vous devez utiliser pour votre dépôt de taxe sur la masse salariale.

L'IRS indique que c'est le montant total des taxes sur l'emploi déclarées par l'employeur au cours de la période de douze mois se terminant le 30 juin précédent. Ainsi, le tableau des retenues salariales dépend principalement du montant de la masse salariale. les impôts que vous devez, basés sur le passé.

Celui-ci est déroutant. Je vais utiliser un exemple de Patriot Software: «

Par exemple, la période de rétrospection pour soumettre des dépôts de taxe sur l'emploi en 2017 serait la période de 12 mois se terminant le 30 juin 2016.» Lorsque vous avez Au total, vous pouvez consulter le paragraphe «Détermination de votre échéancier de retenues sur la paie» ci-dessous pour voir à quelle fréquence vous devez effectuer des dépôts.

Détermination du montant total de l'impôt sur les salaires

Le meilleur moyen de trouver les montants de vos charges sociales payées pendant la période de référence est d'examiner les formulaires 941 (le salaire et la déclaration trimestriels) pour chaque trimestre. Passez à la ligne 10: Total des taxes après rajustements. En additionnant les quatre formulaires 941, vous obtiendrez le montant utilisé pour déterminer votre calendrier de dépôts.

Détermination de l'échéancier de retenues sur la paie

Si vous êtes un nouvel employeur et que vous n'avez pas eu d'employés pendant cette période, vous êtes un déposant mensuel

• Si votre obligation fiscale est inférieure à 2 $, 500 dans un quart, vous pouvez déposer ces taxes avec une "déclaration déposée en temps opportun" (en supposant un formulaire 941).
• Si votre total des charges sociales pour la «période rétrospective» était
• 50 000 $ ou moins , vous êtes un déposant mensuel si vos taxes sociales totales pour la «période rétrospective» étaient < plus de 50 000 $
• , vous faites des dépôts sur l'horaire semestriel. Plus d'informations sur les dates de dépôt des taxes Les dépôts mensuels

doivent être effectués avant le 15 du mois suivant. Votre dépôt de paie pour le mois de mars doit donc être effectué avant le 15 avril.

• Les dépôts semestriels sont effectués selon l'échéancier suivant: Les taxes sur les salaires payées le samedi, dimanche, lundi ou mardi le vendredi suivant.
• Déposez les taxes sur les salaires versés mercredi, jeudi ou vendredi avant le mercredi suivant.
  • Si votre impôt sur la masse salariale est
  • 100 000 ou plus,
• , vous devez déposer le jour suivant et vous devez continuer à faire des dépôts le jour suivant pour le reste de l'année et l'année suivante. Les erreurs de dépôt ne sont pas pénalisées si elles ne dépassent pas 100 $ ou 2% du montant des taxes sur l'emploi devant être déposées. Vous devez compenser le solde dû par un jour de maquillage prédéfini afin d'éviter d'autres pénalités. Si un dépôt doit être effectué un jour qui n'est pas un jour ouvrable bancaire, le dépôt est considéré comme effectué en temps opportun s'il est effectué avant la clôture du jour ouvrable bancaire suivant. En plus des jours fériés fédéraux et étatiques, le samedi et le dimanche sont considérés comme des jours non bancaires.
• Les déposants aux deux semaines ont au moins trois jours ouvrables après la fin de la période semestrielle pour déposer les taxes accumulées au cours de la période semestrielle.
• Comment effectuer des dépôts d'impôt fédéral sur la masse salariale
• L'IRS exige que tous les dépôts d'impôt sur les salaires soient effectués électroniquement, en utilisant le système en ligne

EFTPS.

Vous ne pouvez pas envoyer de dépôts en utilisant un coupon de dépôt. Accédez au site Web EFTPS .

Vous vous inscrivez et vous utilisez le site pour payer vos impôts. les montants sont déduits du compte bancaire de votre entreprise.