Considérations clés pour la planification d'un événement hivernal

L'hiver offre une occasion unique de planifier un événement hivernal. Pensez à la neige, pensez aux festivités et pensez à une superbe décoration sur le thème de l'hiver - les possibilités de briller sont illimitées.

Tout ce qu'il faut, c'est un peu d'imagination et quelques bonnes idées pour faire jaillir la créativité et créer pour vous un merveilleux pays des merveilles hivernal.

Mais avant de planifier un événement hivernal, il y a quelques considérations clés à prendre en compte.

Planification d'un événement hivernal

1. Situation

Si vous êtes à proximité d'une station de ski, pourquoi ne pas l'utiliser pour organiser votre événement hivernal? Avec la neige qui tombe l'hiver, vous aurez une toile de fond incroyable avec des possibilités de photos sans fin. Les clients peuvent être claqués assis sur les remontées mécaniques, marcher dans la neige ou même au sommet d'un traîneau tiré par des chevaux. Le choix soigneux du lieu vous donne l'occasion de mettre quelque chose de vraiment différent et mémorable pour vos invités.

Si votre événement est de taille appropriée, essayez de traquer une salle avec une immense cheminée. C'est une manière fantastique d'ajouter une atmosphère confortable à l'événement et est vraiment en accord avec le thème de l'hiver.

2. Décorer, décorer, décorer.

Un thème hivernal est une excellente opportunité de planification d'événements et une invitation ouverte à s'amuser avec des décorations. Adorn chaises avec des couvertures inspirées par la saison. Festive est la voie à suivre si l'événement est approprié pour ce thème particulier. Pensez au houx, aux baies et à la neige - tous les objets décoratifs associés à la saison des fêtes peuvent entrer en jeu.

Pourquoi ne pas décorer le lieu pour ressembler à une forêt magique enneigée en accord avec le thème de l'hiver? Vous pouvez obtenir ce look en utilisant des arbres d'intérieur, du coton, des parures, des paillettes et des perles. Vous n'êtes limité que par votre imagination.

N'oubliez pas de faire un effort particulier avec les menus, les programmes et les autres éléments de la table.

Améliorez votre thème hivernal en utilisant des cristaux qui rappellent la neige ou la glace ou montrez une sculpture de glace impressionnante avec le logo de l'entreprise gravé dans la glace.

3. Confort des invités

Naturellement, lors d'un événement hivernal, vous devez prendre en considération le confort des clients plutôt que par une chaude soirée d'été. Pensez à prévoir des couvertures, vérifiez la disponibilité du chauffage supplémentaire et assurez-vous que les chambres des invités sont chaudes et confortables. Rien n'est plus sûr de gâcher les bons souvenirs de votre événement hivernal que de devoir passer la soirée dans une chambre froide.

4. Restez en contrôle

En tant que planificateur d'événements, la responsabilité de la réussite de votre événement repose carrément sur vos épaules. Vous êtes responsable de la coordination de tous les aspects du processus de planification de l'événement et, en hiver, vous devez naturellement porter une attention particulière à la météo.

Tenez-vous au courant des prévisions météorologiques et conseillez vos clients en conséquence. Il se peut que vous deviez faire quelques plans d'urgence (toujours avoir un plan de secours) si la météo ne fonctionne pas en votre faveur. Assurez-vous de parler à la direction du site parce qu'ils ont l'expérience pour vous conseiller sur la façon de gérer les intempéries.

5. Considérations spéciales pour les sites hivernaux

Assurez-vous que le lieu que vous choisirez soit accessible à vos invités en cas de neige abondante. Si vous utilisez une station de ski, par exemple, c'est une bonne idée de vérifier à quel point le site a été accessible au cours des années précédentes et quel équipement le complexe doit garder ouvert le site en cas de forte chute de neige. L'accessibilité est la clé du succès d'une station de ski. Encore une fois, la direction devrait être en mesure de vous fournir toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin pour prendre une décision éclairée.

Enfin, assurez-vous que le site lui-même prend en charge le déneigement de la neige et de la glace localisées ainsi que le salage de leurs espaces extérieurs. Vous ne voulez pas que votre événement hivernal soit gâché par des accidents qui auraient pu être évités avec un peu de prévoyance.

Planifier un événement hivernal vous permet de briller dans votre carrière de planification d'événements et vous donne la possibilité d'économiser de l'argent, car ce n'est pas la haute saison pour la plupart des fournisseurs et des sites.