5 éVénement Compétences en planification dont vous avez besoin pour réussir

Si vous envisagez une carrière de planificateur d'événements, qu'il s'agisse d'une société de planification d'événements, d'un poste de planification d'événements au sein d'une entreprise ou de votre propre entreprise de planification d'événements, pour s'assurer que le travail de planificateur d'événements est un bon ajustement. En plus d'apprendre les tenants et les aboutissants de la planification d'événements et ce que le travail exige, il est tout aussi important d'être sûr que vous avez les compétences de planification d'événements dont vous avez besoin pour réussir.

Les planificateurs d'événements les plus performants disposent d'une boîte à outils remplie de compétences impressionnantes. Parmi ceux-ci, ce sont les cinq principales compétences de planification d'événements que vous atteindrez régulièrement et celles qui peuvent faire ou défaire votre succès.

5 Compétences en planification d'événements dont vous avez besoin

1. Hautement organisé

Dans la planification d'événements, le succès est dans les détails. Et ils sont nombreux! Garder une trace de nombreuses tâches, de multiples fournisseurs et changer constamment les listes de choses à faire en même temps - tout en gardant votre client heureux - peut être difficile pour certains et décourageant pour les autres. Être très organisé est un must pour la planification d'un événement réussi. Pour ceux qui créent et gèrent des listes de diffusion pour que leur vie personnelle fonctionne bien, l'organisation peut être naturelle. Pour ceux qui ont du mal à se souvenir des délais ou à prendre le nettoyage à sec, l'organisation peut exiger plus d'efforts.

Les organisateurs d'événements peuvent gérer un événement à la fois ou être en train de planifier simultanément plusieurs événements.

Certains événements, tels que les conférences annuelles, nécessitent plus d'une année de planification, de sorte que les organisateurs d'événements doivent rester organisés sur le long terme.

Les outils d'organisation pour les planificateurs d'événements abondent, du logiciel qui suit l'inscription aux modèles pour les formulaires et les tableurs. Une liste de contrôle de planification d'événements personnalisée pour chaque événement est l'un des outils de planification d'événements les plus précieux, indépendamment de vos capacités organisationnelles naturelles.

Trouvez donc un système organisationnel qui vous convient, car c'est l'une des compétences les plus importantes en matière de planification d'événements.

2. Sympathique

Qu'est-ce que tous les événements ont en commun? Gens! Avec qui interagissez-vous et travaillez-vous dans le processus de planification des événements? Gens! Les planificateurs d'événements réussis sont personables, engageants, de bons causeurs et d'excellents auditeurs. La planification d'événements est une profession très sociale dans la mesure où le résultat final - l'événement lui-même - est un groupe de personnes, grandes ou petites. Comprendre les gens et aimer leur parler font partie du travail. Cela ne signifie pas que, en tant que planificateur d'événements, vous passerez la majeure partie de votre journée à déjeuner avec des clients et à prendre un cocktail lors d'événements sociaux. Pas du tout. La planification d'un événement est un travail difficile et une grande partie de celui-ci est passé à un bureau avec un téléphone ou un ordinateur.Mais être aimable est un incontournable pour aborder l'une de ces tâches communes:

• Négocier avec les hôtels
• Discuter avec les responsables de la restauration
• Rencontrer les vendeurs
• Présenter vos idées d'événement à un client potentiel
• Réseautage à tout moment et n'importe où
• Superviser le personnel de l'événement
• Travailler votre événement et interagir avec les invités et les travailleurs

Après tout, la plupart d'entre nous se souviennent des gens agréables et serviables avec lesquels nous interagissons. l'interaction peut rendre une expérience beaucoup plus agréable pour les deux parties.

Connaître les différentes personnalités, savoir vous connecter avec quelqu'un avec qui vous voulez faire des affaires et être quelqu'un qui fait bonne impression sont les clés du succès. Considérez donc ceci comme une de ces compétences essentielles en planification d'événements. Personne ne veut travailler avec ou aider quelqu'un qui est difficile à parler, difficile à comprendre ou impoli et peu professionnel de quelque façon que ce soit.

3. Excellent communicateur (qui comprend l'écoute!)

D'excellentes compétences en communication sont essentielles dans de nombreuses professions. Dans la planification d'événements, une mauvaise communication peut entraîner de nombreux problèmes pour le planificateur d'événements et le client, et un simple malentendu peut avoir des conséquences catastrophiques. Être capable de communiquer efficacement les pensées et les idées est une compétence très pratique qui est utilisée au quotidien par les planificateurs d'événements de tous les niveaux d'expérience.

Voici quelques exemples de la façon dont ces compétences de planification d'événements sont utilisées lors de la planification d'événements:

Communication écrite:

• rédaction de propositions d'événements pour un client potentiel
• création de matériel pour commercialiser votre entreprise
• avec les clients et les fournisseurs
• rédiger des notes de remerciement aux conférenciers et VIP

Communication verbale:

• capacité à expliquer la portée et le but d'un événement
• communiquer efficacement vos idées à un superviseur, client ou fournisseur < comprendre et traiter les informations fournies, telles que les préoccupations d'un client ou les questions d'un traiteur
• négociant habilement les tarifs des hôtels, les détails du contrat ou les extras d'un fournisseur
• 4. Créatif

Les planificateurs d'événements performants ont des idées. Beaucoup d'entre eux. Et avec cette créativité, la capacité de transformer l'idée en quelque chose de tangible. Ils peuvent prendre une vision et la faire vivre. Du développement d'un thème unique pour une fête à la création d'une solution de décoration abordable qui répond à un petit budget, la créativité est essentielle lors de la planification d'un événement.

La créativité entre aussi en jeu face aux inévitables problèmes qui surviennent même lors de l'événement le plus diligemment planifié par un professionnel. Dans ce scénario, la créativité prend forme sous forme de résolution de problèmes. Être capable de penser de manière créative pour développer des solutions aux problèmes peut avoir un impact positif sur le succès de votre événement.

5. Multitâche

À diverses étapes du processus de planification d'un événement, de nombreuses tâches sont gérées. Vous négociez peut-être un contrat d'hôtel, rencontrez le client pour discuter de conférenciers potentiels, réserver un traiteur, interviewer des vendeurs de location et explorer des options de divertissement.Et c'est juste pour un événement. Ajouter plusieurs événements dans les étapes de planification en une fois, et le résultat est un acte de jonglerie. Les planificateurs d'événements qui réussissent doivent savoir comment effectuer plusieurs tâches simultanément et maintenir plusieurs aspects de l'événement simultanément, sans qu'aucune de ces tâches ne soit abandonnée.

Le succès réside dans la capacité de hiérarchiser et de se concentrer sur chaque tâche dans cet ordre de priorité sans être distrait par d'autres choses qui doivent être surveillées ou dépassées par les nombreuses choses qui nécessitent votre attention. Rester calme, concentré et flexible sont les attributs du multitâche réussi.