Travailleurs Audits de rémunération

La plupart des politiques de rémunération des travailleurs font l'objet d'une vérification. Cet article explique les types d'audits disponibles et les raisons pour lesquelles ils sont effectués.

Prime estimée

La prime d'indemnisation de vos employés est calculée en multipliant un taux multiplié par votre masse salariale et en divisant le résultat par 100. Supposons par exemple que votre masse salariale est de 500 000 $. 10. Votre prime est de 500 000 X. 1/100 ou 500 $.

La prime que vous payez au début de votre période d'assurance est un montant provisoire. C'est une estimation basée sur votre masse salariale projetée pour l'année à venir. Une fois votre contrat expiré, votre assureur effectue une vérification pour déterminer vos effectifs réels pour cette année. Votre assureur ajuste alors votre prime. Si votre masse salariale dépasse votre masse salariale estimée, une prime supplémentaire peut vous être facturée. Si votre masse salariale actuelle est inférieure à votre masse salariale projetée, vous pouvez recevoir une prime de retour.

Objet de la vérification

Des vérifications sont effectuées pour s'assurer que les primes payées par les employeurs pour l'assurance contre les accidents du travail reflètent fidèlement leurs risques. Les assureurs vérifient que les employeurs sont correctement classés et que les feuilles de paie utilisées pour la notation sont exactes. Si la politique d'un employeur contient de mauvaises classifications ou de mauvaises feuilles de paie, l'employeur peut payer trop ou trop peu, par rapport à d'autres employeurs, pour l'assurance d'indemnisation des travailleurs.

De nombreux États obligent les assureurs à vérifier toutes les polices d'assurance contre les accidents du travail dont la prime annuelle dépasse un certain seuil, par exemple 10 000 $. Les services d'assurance de l'État procèdent à des vérifications périodiques pour s'assurer que les assureurs effectuent les vérifications requises.

Obligation contractuelle

La plupart des politiques de rémunération des travailleurs, y compris le formulaire standard NCCI, contiennent une clause relative aux audits.

Dans le formulaire NCCI, cette clause se trouve dans la partie cinq, prime. Il stipule que l'employeur doit permettre à l'assureur de vérifier la police à tout moment dans les trois ans suivant l'expiration de la police. L'assureur a le droit d'examiner tous les documents relatifs à la police. Ceux-ci peuvent inclure des livres comptables, des déclarations de revenus et des fiches de paie.

Les politiques de rémunération des travailleurs contiennent également une disposition concernant les inspections. Dans le formulaire NCCI, cette disposition se trouve dans la partie Six, Conditions. Il donne à l'assureur le droit d'inspecter les lieux de travail de l'employeur à tout moment. Le but de ces inspections est d'évaluer l'assurabilité de votre entreprise et de recueillir des informations sur la paie. Les inspections d'indemnisation des travailleurs ne sont pas destinées à être des inspections de sécurité.

Une police d'assurance est un contrat légal. Lorsque vous achetez une couverture d'indemnisation des travailleurs, vous avez l'obligation contractuelle de vous conformer aux dispositions de vérification et d'inspection de la police.Si votre assureur vous demande de visiter votre établissement ou demande des renseignements à jour sur la paie, vous devez vous soumettre à ses demandes. Ne pas le faire peut constituer une rupture de contrat. Votre assureur peut répondre à votre refus en annulant votre contrat ou en refusant de le renouveler.

Cela peut affecter votre modificateur d'expérience.

Types d'audits

Il existe plusieurs types d'audits d'indemnisation des travailleurs. Les types de vérification disponibles varient d'un État à l'autre et d'un assureur à l'autre.

Mail Audit

• Le type d'audit le plus simple. Les vérifications du courrier peuvent être autorisées pour les petits employeurs qui ne génèrent pas beaucoup de primes. Cependant, les vérifications du courrier peuvent ne pas être disponibles pour les employeurs dans certaines professions (comme la toiture), peu importe leur taille. Vérification préliminaire
• Effectuée lorsqu'une police est écrite pour la première fois avec un nouvel assureur. Les audits préliminaires sont généralement réalisés sur site. Leur but est de s'assurer que les classifications et les états de paie appropriés sont utilisés dans la politique. Audit téléphonique
• Utilisé par certains assureurs. L'assureur peut vous envoyer un formulaire à remplir et à retourner à l'assureur. Lorsque l'assureur a reçu l'information, il établit un appel téléphonique pour vous avec un vérificateur pour discuter de l'information que vous avez fournie. Audit terrain
• Un audit physique effectué dans vos locaux. Le but est de recueillir les informations sur la paie et d'autres informations que l'assureur utilisera pour calculer votre prime finale. Audit intermédiaire
• Peut être effectué si votre entreprise a changé d'une manière ou d'une autre, peut-être en démarrant une nouvelle opération. Les audits intermédiaires sont également utilisés par les grands employeurs qui souhaitent déclarer leur masse salariale mensuellement ou trimestriellement plutôt qu'une fois par an. Ces audits sont généralement effectués par courrier. Un audit physique est effectué à la fin de la période d'assurance. Audit de test
• Réalisé par une autorité de compensation des agents de l'État pour vérifier les résultats de l'audit obtenus par l'assureur. Les bureaux d'État effectuent des audits de test pour s'assurer que les auditeurs d'assurance utilisent correctement le système de classification et de notation. Les bureaux veulent également s'assurer que les assureurs utilisent des plans de tarification approuvés par le bureau (lorsqu'une approbation préalable est requise). Fraude par un employeur

Se conformer à la demande d'information de votre assureur n'est pas votre seule obligation en tant que preneur d'assurance. Vous devez également fournir

des données précises. Si vous fournissez intentionnellement de fausses informations à votre assureur, vous pourriez être poursuivi par le département des assurances de votre état pour fraude à l'assurance. Voici des exemples d'actions qui pourraient être considérées frauduleuses: Sous-déclaration de votre paie avec l'intention de réduire votre prime

• Fourniture de fausses descriptions d'emploi à un auditeur d'assurance
• Fourniture de fausses déclarations fiscales ou autres rapports financiers
• le fait que vous ayez embauché des sous-traitants
• Fournir des certificats d'assurance falsifiés aux sous-traitants
• Une fois la vérification terminée, votre assureur vous enverra un rapport. Idéalement, les feuilles de paie affichées dans le rapport ne diffèrent pas substantiellement de la masse salariale estimée indiquée dans votre police.Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas. Si vos prévisions de paie étaient trop faibles, la vérification a peut-être généré une prime supplémentaire importante. Le rapport d'audit peut également montrer des modifications à vos classifications. Si l'auditeur a déterminé que votre entreprise a été mal classée, il peut avoir ajouté de nouveaux codes de classe ou supprimé des codes existants.

Différends en matière de vérification

Les titulaires de police ne sont pas toujours d'accord avec les rapports de vérification. Un rapport peut contenir des erreurs, telles qu'un mauvais modificateur d'expérience ou des chiffres de paie incorrects. Alternativement, il pourrait montrer des changements de classification avec lesquels vous n'êtes pas d'accord.

Si vous n'êtes pas satisfait des résultats d'une vérification, communiquez immédiatement avec votre assureur. La plupart des assureurs fournissent des instructions sur la façon de contester un audit. Ceux-ci peuvent être inclus dans vos documents de politique. Assurez-vous de suivre attentivement les instructions de l'assureur. Déposer votre plainte par écrit dans le délai indiqué par l'assureur. Décrivez le problème en détail. Par exemple, si vous pensez que l'auditeur a utilisé la mauvaise classification, expliquez votre raisonnement et suggérez une alternative. L'assureur examinera votre plainte et décidera si une révision est justifiée.

Si un audit a généré une prime supplémentaire mais que vous avez contesté les résultats de l'audit, votre obligation de payer la prime supplémentaire doit être suspendue jusqu'à ce que le litige soit résolu. Si l'assureur n'aborde pas le problème à votre satisfaction, vous pouvez faire appel de la décision de l'assureur auprès de votre comité d'indemnisation des travailleurs de l'État.