Pourquoi devrais-je externaliser le traitement de la paie?

Pourquoi devrais-je externaliser la paie? Une entreprise de traitement de la paie explique

Teresa Ray, propriétaire et présidente de The Payroll Department, Inc., répond à vos questions sur les avantages de l'externalisation de la paie.

N'est-il pas plus cher de payer quelqu'un d'autre pour faire mes tâches de paie?

Il n'est certainement PAS plus coûteux d'embaucher votre traitement de la paie. Quand vous considérez le coût du salaire d'un employé et ajoutez des avantages qui peuvent vraiment s'additionner rapidement.

Si vous êtes propriétaire d'une très petite entreprise et que vous essayez de faire vous-même votre paie, le coût de votre temps est encore plus important.

Si vous sous-traitez votre paie, vous n'avez pas non plus besoin de vous inquiéter de votre entreprise de traitement de la paie qui appelle des malades ou qui veulent prendre des vacances OU qui souhaitent demander un éventuel congé de maternité. Il y a aussi la question de la confidentialité en ce qui concerne la paie. Si un employé veut «partager» ce que fait un collègue qui peut causer un drame extrême en milieu de travail.

Que peut faire un service de paie que je ne peux pas faire moi-même?

Vous pouvez faire tout ce que fait un service de paie, mais il y a une raison pour laquelle il le fait en tant que profession. Les changements dans la paie se produisent tout le temps comme jamais auparavant dans l'histoire de la paie. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez consacrer du temps pour suivre les changements en plus du traitement de la paie, payer les taxes sur la masse salariale, produire tous les rapports de paie et traiter les W-2 à la fin de l'année.

Votre temps ne serait-il pas mieux consacré à la croissance de votre entreprise?

Quelle est la sécurité de l'information?

Les informations relatives à la paie doivent être extrêmement sécurisées et cette question doit être posée lors de l'entretien avec une entreprise de traitement de la paie. Demander si la société est sans papier serait une autre excellente question. Il est préférable de ne pas avoir de documents contenant des informations confidentielles comme des numéros de sécurité sociale.

Comment savoir si le service fonctionne correctement? Et s'ils font une erreur?

Vous ne savez pas si le service fait les choses correctement, mais un énorme drapeau rouge serait quand vous commencez à recevoir des avis de l'un des différents organismes gouvernementaux fédéraux ou d'État.

Les formulaires de paie tout au long de l'année sont comme des «quiz» et «l'examen final» est le W-2. Les W-2 DOIVENT s'ajouter exactement à tous les formulaires soumis tout au long de l'année, sinon ils seront rejetés. Si le service de paie fait une erreur, il devrait être prêt à le corriger MAIS, en fin de compte, le propriétaire de l'entreprise est responsable. Vous devez toujours connaître le fonctionnement du traitement de la paie et les lois relatives à la paie, et vous devez surveiller votre fournisseur de services de paie.

Quelles questions devrais-je poser à un service de paie que je considère?

• Depuis combien de temps êtes-vous en affaires?
• Comment je sais que vous payez toutes les charges sociales?
• Quelle est la part de responsabilité du traitement de la paie?
• Quelle est la sécurité de l'information?
• Puis-je appeler et parler à une personne réelle sans faire la queue pendant plusieurs minutes?
• S'il y a des corrections sur la paie, combien de temps faudra-t-il pour effectuer la correction?
• Quels sont vos frais de traitement de la paie?

Donnez-moi trois raisons pour lesquelles je devrais externaliser ma masse salariale.

1. Temps! ! Tout d'abord, il faut du temps pour se tenir au courant de tous les changements fédéraux et cela n'inclut pas les exigences et les changements de la taxe sur la masse salariale de l'État. Par exemple, l'Ohio est l'un des États les plus difficiles à préparer pour la paie. Ohio a non seulement la retenue d'impôt de l'État, mais il peut également avoir la taxe de ville, la taxe scolaire de district, et la taxe municipale. Tout cela étant basé sur l'adresse de l'employé, il faut du temps pour faire des recherches sur chaque employé. Chaque état est différent et a des exigences différentes. Chaque employeur doit être conforme ou il peut y avoir des sanctions sévères impliquées.
2. Argent! ! Le coût de l'externalisation vers un service ne devrait même pas être proche du coût d'un employé.
3. Précision! ! Si l'employeur a fait ses devoirs en recherchant un bon service de paie, il devrait avoir la tranquillité d'esprit de savoir que sa paie est exacte afin d'éviter que les pénalités et les intérêts soient évalués sur sa paie.

Dois-je utiliser un service en ligne ou une "vraie personne"?

Les services en ligne fournissent le logiciel permettant à l'employeur de traiter la paie, mais l'employeur doit toujours être à jour avec tous les changements. Ils doivent prendre le temps d'apprendre le processus du service en ligne et, s'il y a un problème, la paie exige des corrections immédiates afin de garder l'employé satisfait.

Appeler un numéro sans frais ne serait pas attrayant pour la plupart des propriétaires d'entreprise.

Une «vraie personne en direct» (comptable, comptable ou CPA) que vous pouvez connaître par son nom et se sentir à l'aise est une bien meilleure option. Vous devriez avoir confiance dans votre fournisseur de services de paie pour traiter et retirer tout le processus de paie de votre bureau. Faites ce que vous faites le mieux et sous-traitez le reste!