Quand devrais-je utiliser un service de traitement de la paie?

Quelles sont les raisons d'externaliser le traitement de la paie?

Même si vous n'avez que quelques employés, vous pouvez décider d'externaliser votre paie; c'est-à-dire, remettre le traitement de la paie et d'autres responsabilités de paie à quelqu'un d'autre. Voici quelques considérations pour vous aider à décider s'il faut externaliser.

Nous examinerons d'abord les situations dans lesquelles vous pourriez envisager d'externaliser votre paie, puis certaines options d'externalisation.

L'externalisation de la paie réduit les coûts d'emploi

Si vous payez simplement des employés de bureau, vous pouvez calculer la rémunération en multipliant les heures par le taux et déterminer si des heures supplémentaires sont dues.

Mais si vous produisez un produit, vous devez connaître le coût de la main-d'œuvre pour chaque produit, afin de pouvoir déterminer le coût des marchandises vendues. C'est un processus compliqué, plus qu'une personne de bureau pourrait probablement manipuler. Donc, si vous voulez être en mesure de déterminer les coûts de fabrication, l'externalisation de la paie peut être le seul moyen de le faire.

Laisser l'accord de service avec plusieurs États, localités

Si vous avez des employés dans plus d'un État, vous devez vous conformer aux exigences pour payer et déclarer les impôts sur le revenu de l'État. Si votre entreprise opère dans différentes villes, vous pouvez également avoir des impôts locaux à retenir, payer et déclarer.

Les retenues à la source sont trompeuses

Il est compliqué de calculer les retenues à la source pour les employés. En bref, vous devez:

• Déterminer la retenue d'impôt fédéral sur le revenu en fonction du W-4 de l'employé (qui peut être modifié aussi souvent que l'employé le souhaite)
• Déterminer la retenue d'impôt pour les états avec impôt sur le revenu -4
• Déterminer les impôts FICA sur les salaires à 7. 65 pour cent (et vous devez regarder les employés hautement rémunérés pour être sûr que leur retenue de sécurité sociale est plafonnée au maximum pour l'année)

Et c'est juste pour les débutants. Même pour un employé, le processus de détermination des retenues d'impôt peut prendre beaucoup de temps.

Éviter de suivre les échéances

Le paiement et la déclaration des charges sociales (fédéral et national, retenue à la source, taxes FICA, chômage et indemnisation des travailleurs, options individuelles de paie) peuvent être intimidants.

Une échéance non respectée pour le paiement ou la déclaration peut vous coûter de l'argent en amendes et en pénalités.

L'externalisation de la paie, même avec seulement quelques employés, est une option que de nombreux employeurs considèrent tôt dans leurs entreprises. Ce pourrait être la bonne option pour votre entreprise, selon votre situation.

Comment les services de traitement de la paye sont-ils facturés?

De nombreux services de traitement de la paye font payer des frais de base, de sorte que même si vous n'avez qu'un seul employé, vous payez plus parce que le service a tous les mêmes dépôts pour un employé que pour 10 autres.Par exemple, ils devraient toujours produire un formulaire 941 chaque trimestre, même si vous n'avez qu'un seul employé. Le coût différentiel pour chaque employé supplémentaire est assez faible. En gardant cela à l'esprit, voici quelques informations sur les services de traitement de la paie, avec leurs coûts et ce qu'ils fournissent:

Services de paie assistés

Certains services font tout votre dépôt pour vous.

Par exemple, des entreprises comme Paychex et ADP facturent par chèque par période de paie, y compris le dépôt, le dépôt direct et la vérification des chèques. Vous pouvez saisir des informations en ligne et affecter un spécialiste de la paie pour vous aider. À titre d'exemple, vous pouvez consulter la gamme complète de services d'ADP sur leur site Web.

Service de paie en ligne libre-service

D'autres services vous aident à effectuer votre propre dépôt. Par exemple, le service de paie en ligne d'Intuit vous permet de remplir des formulaires de paie en ligne. Avant de sélectionner ces services, assurez-vous qu'ils sont compatibles avec votre système d'exploitation et votre matériel (certains ne fonctionnent pas sur les systèmes Macintosh.

Des entreprises comme Paycycle vous permettent de faire votre propre paie en ligne. Nombre d'employés et nombre d'États.

Je n'ai fait qu'une très brève revue de ces services, dont certains peuvent avoir des caractéristiques supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin pour une situation spécifique (entrée de la fiche, par exemple).

Lire l'information sur Je vous ai présenté quelques-uns des nombreux services que vous pouvez trouver en ligne.L'IRS a des informations sur les services de paie et les fournisseurs que vous pourriez vouloir

L'externalisation de la paie vaut-elle le coût?

Même si vous n'avez qu'un seul employé, vous pouvez envisager sérieusement un service de paie pour vous aider à préparer les chèques de paie et à payer et déclarer les charges sociales. L'amende ou la pénalité pour un paiement ou un rapport manqué peut être supérieure à la valeur d'une année de service. Mettre en place un système de paie pour votre entreprise n'est pas votre première priorité. Et si vous avez un service, c'est une chose de moins que vous devez penser.

Pour en savoir plus sur les 6 étapes à suivre pour sélectionner un service de traitement de la paie