Année fiscale pour les chèques de paie de l'employé à la fin de l'année

Dans quelle année fiscale un employé doit-il être payé?

La question: Les chèques de paye de fin d'année sont-ils imposables l'année du travail ou l'année du chèque de paie?

La règle est: Le salaire est considéré comme un revenu imposable dans l'année où le chèque de paie est émis (daté) , même si le travail a été effectué et le salaire gagné dans une autre année ( mais lisez l'exception ci-dessous).

Par exemple:

Vous payez vos employés le 2 janvier 2018 pour un travail effectué la dernière semaine de décembre 2017.

Le salaire brut est imposable en 2018, pas en 2017. Si si vous payez les employés le dernier jour de décembre pour ce travail, la date de paye du 31 décembre 2017 signifierait que le salaire est un revenu imposable en 2017.

Pourquoi l'année de paie d'un employé est-elle importante?

L'année d'imposition du chèque de paie affecte le revenu imposable de l'employé. Si un employé avait une grosse prime de fin d'année, par exemple, cela pourrait affecter le taux d'imposition de l'employé. Certaines années, il y a une période de paie supplémentaire, ce qui peut amener les employés à recevoir ce qui semble être un chèque de paie «supplémentaire». Informer l'employé de la différence avant qu'il ne soit payé donne à l'employé le temps de changer le formulaire W-4 de la personne pour ajouter plus de retenue à ce chèque de paie.

Le problème se pose lorsqu'une période de paie ne se termine pas le dernier jour de l'année. Si la période de paie se termine avant la fin de l'année, il y a quelques jours dans la première année qui seront payés l'année suivante.

Si la période de paie se termine après la fin de l'année, il y a quelques jours supplémentaires dans le salaire de l'année suivante.

Exception: reçu constructif

Si vous fournissez des chèques de paye aux employés avant la fin de l'année - par dépôt direct, par exemple - la paie doit être considérée comme reçue (et imposable) cette année-là, même si le chèque de dépôt direct est daté de l'année suivante.

L'IRS affirme que les employés doivent avoir accès au chèque de paie "sans limitation ou restriction substantielle". C'est ce qu'on appelle la «réception constructive». Le reçu constructif est un terme comptable qui désigne le moment où le revenu est considéré comme étant en possession de quelqu'un et quand il est disponible pour être dépensé. Autrement dit, quand la personne a-t-elle le contrôle sur l'argent?

Chèques postdatés et reçus constructifs

En règle générale, lorsqu'une personne reçoit un paiement par la poste, on peut considérer qu'elle a reçu les fonds de façon constructive. Mais ce n'est pas toujours vrai. Un chèque pourrait être postdaté. Un chèque postdaté est un chèque portant une date ultérieure. Si vous recevez un chèque en date de 2018, vous ne pouvez pas l'encaisser avant l'année suivante. Juste parce que vous avez le chèque en main, parce qu'il est daté de l'année suivante - et pas encaissable jusque-là - le chèque serait inclus dans les taxes de l'année suivante.

Comment cette règle affecte-t-elle les formulaires W-2 des employés?

Les formulaires W-2 sont les formulaires que vous donnez aux employés en janvier pour fournir des informations sur leur salaire et les montants retenus pour l'impôt fédéral sur le revenu et les impôts FICA (sécurité sociale et assurance-maladie).

Le dernier salaire en date du mois de décembre est inclus dans le salaire W-2 de cette année.

Le premier chèque de paie en janvier est inclus dans les revenus de la nouvelle année W-2.

Après avoir préparé ces formulaires W-2, ils doivent être distribués aux employés et déposés auprès de l'Administration de la sécurité sociale. Voici les dates à retenir: Les formulaires W-2 doivent être remis aux employés d'ici la fin du mois de janvier, pour le salaire de l'année précédente. Vous devez également déposer les formulaires W-2 auprès de l'Administration de la sécurité sociale avant le 31 janvier (et non pas le 28 février comme les années précédentes.) Cette nouvelle date de dépôt W-2 commence en 2017, pour 2016 taxes.) Si vous utilisez un logiciel de comptabilité , le logiciel devrait s'occuper de la question fiscale pour les employés W-2.

Comment les logiciels de paie traitent-ils ce problème?

Patriot Software dit: «L'utilisateur [c'est vous, l'entreprise] sélectionnerait la date de paie qui comprendrait le jour, le mois et l'année, mais pour être clair, la date de dépôt du chèque de paie est également la« date de paiement ». "S'il y a un retard pour une raison quelconque dans le dépôt des fonds, l'employé W2 reflétera toujours la date de paie dans la paie."

Comment gérer ce problème?

Quelques suggestions:

1. Ne devancez pas et n'essayez pas de trop penser à cela. Distribuez les chèques de paie lorsqu'ils sont généralement distribués. Si vous essayez de calculer vous-même les taxes sur la masse salariale, il pourrait être sage d'envisager d'obtenir un logiciel de paie.

2. Informer les employés. Informez les employés de l'année d'imposition de leur dernier chèque de paie. Il est toujours préférable d'avertir les employés plutôt que de les informer plus tard et de les contrarier.

3. Vous pouvez obtenir de l'aide auprès de votre CPA ou d'un autre professionnel de l'impôt. Si vous êtes vraiment confus, vous pourriez envisager d'obtenir un service de paie pour vous aider à résoudre ce genre de problèmes.