Comment votre service de paie peut vous aider avec les rapports de fin d'année

De nombreuses entreprises proposent des services de paie pour faciliter le traitement des chèques de paie des employés. Même une très petite entreprise peut bénéficier d'un service de paie. Mais il y a d'autres tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide, surtout à la fin de l'année et dans la nouvelle année.

J'ai demandé à Teresa Ray, propriétaire de Payroll Department, Inc., de nous parler des types de tâches de fin d'année qu'un service de paie peut fournir aux clients.

Collecte d'informations pour 1099

Si vous avez payé des non-employés (entrepreneurs indépendants et indépendants, par exemple), vous devrez fournir un formulaire 1099-MISC chaque année -fin, vous pouvez demander à votre service de paie de faire ces paiements tout au long de l'année. Votre service peut également être responsable de la préparation et du dépôt de tous les documents. Toute la tâche est retirée de votre bureau en tant qu'employeur!

Teresa vous suggère de commencer par consulter le registre des comptes de votre entreprise pour trouver les paiements effectués aux non-employés pour l'année.

Vous devez également vous assurer que chaque non-employé a signé un formulaire W-9, donnant des informations sur l'identité du contribuable et l'adresse postale.

Vous devez ensuite déterminer si un formulaire 1099 est nécessaire pour chaque personne ou entreprise figurant sur votre liste. C'est un processus en deux étapes. En général, un 1099 est requis pour toutes les entreprises individuelles et non-corporatives que vous avez payées 600 $ ou plus au cours de l'année.

Il existe des règles spéciales pour les avocats. Cet article vous indique si un formulaire 1099-MISC est nécessaire.

Une fois que toutes les données nécessaires ont été collectées, vous pouvez les envoyer à votre service de paie, et elles peuvent préparer et classer les formulaires nécessaires et envoyer également leur copie au destinataire. Votre service de paie fait tout par voie électronique.

Pour vous, en tant qu'employeur, faire des recherches sur tout ce processus et le faire avec précision prendrait pas mal de temps. Et puisque c'est fait une fois par an, vous devrez réapprendre le processus chaque année.

Collecte d'informations pour les formulaires W-2

Des formulaires W-2 doivent être remis aux employés chaque année et soumis à l'Administration de la sécurité sociale, donnant des informations sur les salaires bruts et la retenue à la source. Teresa dit que l'information W-2 est semblable à un examen final qu'un employeur prend à la fin de l'année. Les quatre quarts du formulaire 941 (Rapport trimestriel sur les salaires et les taxes) correspondent exactement à vos formulaires W-2.

Si vous avez un service de paie, il n'est pas nécessaire de compiler l'information à la fin de l'année. Votre service s'occupera de préparer les W-2, de les déposer auprès des différents organismes gouvernementaux et de vous en fournir une copie en tant qu'employé et à chaque employé.

Sauvegarde de la paperasserie

Dans certains cas, l'IRS peut vous demander de retenir l'impôt fédéral sur le revenu des non-salariés. Cette déduction de retenues à la source peut être gérée par votre service de paie. Le service peut déduire les taxes nécessaires exigées par l'IRS.

Remboursement des chèques de paie des employés non remboursés

À la fin de chaque année, les employeurs sont tenus par la loi de restituer les chèques de paie des employés non encaissés à l'État.

Les chèques peuvent être remplacés moyennant des frais, mais les lois de l'État exigent que les chèques non remplacés soient remis à l'état.

Sur une base annuelle, votre service de paie peut vous aider en identifiant les chèques en circulation et, si possible, en contactant l'employé pour lui faire part du chèque.

Ce que votre service de paie ne fera pas

• Un service de la paie ne s'occupe pas des nouveaux formulaires d'embauche pour les employés et des formulaires pour l'embauche d'entrepreneurs indépendants.
• Un service de paie ne fournit pas d'informations aux employeurs qui préparent leurs propres formulaires, à des fins de responsabilité. Si le service effectue la tâche, il assumera la responsabilité de l'exactitude et des rapports appropriés.

Réflexions finales sur l'aide au service de la paie pour les employeurs

Teresa dit,

«Récemment, j'ai dit aux gens que la masse salariale est une« bête ». Ils ont de bonnes intentions mais, s'ils ne sont pas à la hauteur, l'Internal Revenue Service n'a pas beaucoup de sympathie.

Notre travail chez The Payroll Department, Inc. est d'informer nos clients de la conformité et de la qualité des salaires. Pour ce faire, l'employeur a plus de temps pour faire ce qu'il fait le mieux et ils peuvent avoir la tranquillité d'esprit que leur masse salariale est bien préparée! "