Qu'est-ce qu'une facture et qu'est-ce qu'elle inclut?

Qu'est-ce qu'une facture?

Une facture , parfois appelée facture de vente, est une facture envoyée par un fournisseur d'un produit ou d'un service à l'acheteur. La facture établit une obligation de payer de la part de l'acheteur, en créant un compte débiteur. En d'autres termes, la facture est une vérification écrite de l'accord entre l'acheteur et le vendeur des biens ou des services.

Les factures constituent un élément important du système de tenue de livres et de comptabilité de votre entreprise, car elles enregistrent les transactions de vente.

Que comprend une facture?

Les sections habituelles d'une facture comprennent:

• Date que la facture a été créée. N'oublie pas ça! La date de la facture commence l'horloge à cocher sur le client. Si vous avez des conditions (un délai de paiement), vous voulez inclure la date afin que tout le monde sache quand le paiement est dû.
• Noms et adresses du client et du fournisseur. Si vous créez la facture dans un logiciel de comptabilité, vous pouvez seulement avoir besoin de l'adresse e-mail du client, mais c'est toujours une bonne idée de collecter et d'inclure l'adresse physique, au cas où vous devriez envoyer une vraie lettre ou un document.
• Noms des personnes dans les deux entreprises (ou entreprise et individu). C'est une bonne règle de relations avec les clients pour s'assurer que vous épelez les noms correctement.
• Description des articles achetés , soit des produits ou services, y compris les prix et les quantités. Souvent, vous aurez des descriptions d'articles standard et des numéros d'inventaire. Mais soyez aussi précis et détaillé que possible, lorsque vous créez la facture. Cela évite la confusion et "je ne savais pas" les problèmes.

• Conditions de paiement. Par exemple, le fournisseur peut spécifier "net 30 days", ce qui signifie que le montant total est dû dans les 30 jours.

Comment facturer un client

Vous utilisez peut-être un logiciel de comptabilité d'entreprise en ligne ou vous utilisez peut-être une facture préimprimée que vous allez compléter. Le processus fonctionne de la même manière pour les deux processus de facturation.

Vous ne préparerez une facture qu'après avoir expédié ou livré le produit ou le service au client.

• Commencez par identifier le client . Dans certains cas, vous pouvez également identifier un sous-client ou un travail dans le fichier de ce client.
• Incluez les numéros de document précédents relatifs à cette vente, y compris tout bon de commande ou contrat de vente ou devis.
• Identifiez les articles vendus et livrés . Habituellement, vous incluez le nom du produit ou du service, la quantité (ou l'heure, pour les services) et le tarif (par article ou par heure). Si vous utilisez un logiciel en ligne, le total de chaque article est calculé. C'est l'endroit où vous pourriez avoir besoin de classer un article comme "en rupture de stock."
• Chaque élément reçoit sa propre ligne et le total de toutes les lignes est ajouté
• Ensuite, vous incluez les informations dépôts déjà effectuées par le client, ou tout rabais < appliqué à cette facture. Vous pouvez proposer à vos clients différentes méthodes de paiement, en leur accordant un rabais pour le paiement en espèces.
• Inclure les
• conditions d'expédition pour les produits expédiés. : FOB point d'expédition ou destination FAB (FOB signifie "franco à bord".) Si les conditions sont FOB point d'expédition, l'expéditeur (c'est le vendeur) paye l'expédition .Si les conditions sont FAB destination, l'acheteur paie l'expédition C'est aussi une bonne idée de noter si le client ramasse l'article ou les articles, au cas où il y aurait des questions sur l'article reçu. Inclure les
• conditions de vente. Autrement dit vous voulez que l'acheteur paye et accorderez-vous un rabais pour paiement anticipé? Les conditions sont exprimées comme ceci 2/10 net / 30. Cela signifie que vous donnerez une réduction de 2% si vous payez Le paiement est reçu dans les 10 jours, et le solde entier est dû dans les 30 jours. Les factures peuvent être postées ou envoyées par courrier électronique ou par télécopie à un client.

Lorsqu'un client paie, le numéro de facture doit être noté sur le ticket de caisse et apparié au ticket de caisse dans votre logiciel de comptabilité, il est donc clair que la facture a été payée. Le paiement prend le montant restant sur votre compte débiteur.

Factures et bons de commande

Les factures sont parfois confondues avec les commandes d'achat. Les bons de commande (PO) sont avant la transaction et les factures sont postérieures à la transaction. Les commandes d'achat enregistrent une commande d'un client auprès d'un fournisseur ou d'un fournisseur. Une facture, d'autre part, enregistre la réception du produit ou du service et, comme indiqué ci-dessus

Quelques exemples de factures

Susan Ward, Expert PME Canada, a un exemple de facture , qui comprend des renseignements canadiens, mais il vous donnera une idée de ce qu'une facture comprend . Allena Tapia, experte en rédaction pigiste, propose des instructions étape par étape pour créer une facture.