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Per diem est le mot latin qui signifie par jour ou pour chaque jour . Les indemnités journalières ont plusieurs significations liées aux ressources humaines, dont l'une est utilisée plus fréquemment.
Indemnité journalière versée aux employés pour l'hébergement et les repas, pourboires, taxis et autres frais de transport terrestre, ainsi que pour d'autres dépenses accessoires telles que le nettoyage à sec, la lessive, l'utilisation du téléphone, les frais WiFi et le préposé aux chambres conseils quand un employé voyage pour affaires.
C'est le montant d'argent que chaque employé peut dépenser par jour pour un voyage d'affaires, assister à des événements éducatifs et à des conférences liés au travail, et lorsqu'il quitte son bureau principal pour ses affaires.
Le tarif journalier ne couvre pas les frais de transport jusqu'au site où l'employé travaille. Les employeurs paient les frais de transport séparément, le plus souvent directement à la compagnie aérienne, au train, au bus et ainsi de suite. Ou, les employés utilisent leur voiture personnelle pour le transport et sont remboursés selon le taux de remboursement de l'IRS.
Cela peut inclure le fait de travailler à un endroit différent de l'endroit où l'employé travaille habituellement. Par exemple, le travail et le bureau d'un employé sont situés dans le Michigan mais, une fois par mois, il se rend en Pennsylvanie pour travailler à partir d'un bureau régional différent pendant plusieurs jours.
Dans un deuxième exemple, une employée forme de nouveaux employés dans les locaux de son entreprise dans tout le pays et une nuit est nécessaire à chaque emplacement.
Dans un troisième exemple, un employé des RH travaille habituellement au siège principal de l'entreprise. Mais chaque fois que l'entreprise ouvre un nouvel emplacement, elle travaille pendant un certain temps au nouvel emplacement pendant qu'elle embauche et amène du personnel à bord.
Ces trois situations décrites fonctionneraient bien avec l'entreprise qui verse une indemnité journalière à l'employé.
Parce que le voyage est fréquent ou long, les employés sont plus heureux de ne pas avoir à enregistrer toutes les dépenses et à conserver les reçus comme preuve. Ils n'aiment pas non plus remplir les rapports de dépenses.
Fixation des taux journaliers
L'employeur fixe des taux quotidiens en fonction d'un certain nombre de facteurs. Celles-ci peuvent inclure le coût des dépenses liées au voyage à divers endroits, la durée de l'absence du fonctionnaire et le taux quotidien actuel du gouvernement fédéral.
La plupart des employeurs utilisent le taux journalier fédéral. Sinon, les employeurs peuvent constater que les taux quotidiens fédéraux fournissent un point de comparaison avec le taux que vous prévoyez d'établir pour les employés. La General Services Administration des États-Unis établit les taux quotidiens fédéraux qui entrent en vigueur le 1er octobre de chaque année.
La General Services Administration (GSA) établit une politique de voyage incluant des taux journaliers seulement pour les employés fédéraux en voyage officiel loin de leur station locale ou des zones d'emploi définies par leur agence.
Les entreprises ont tendance à utiliser le taux journalier fédéral parce que les indemnités journalières supérieures au taux fédéral sont un revenu imposable pour les employés sur leur formulaire W-2. Pour en savoir plus sur les subtilités des per diem et de la fiscalité, consultez les tarifs journaliers au US Business Law and Taxes.
Les taux quotidiens des employeurs sont normalement fixés à des montants différents pour différents emplacements et varient selon le niveau de frais de déplacement que l'employé subira. Les employés qui se rendent à Las Vegas, en Nouvelle-Zélande, par exemple, reçoivent environ un tiers du remboursement per diem qu'un employé voyageant à New York recevrait en fonction des dépenses locales (selon les taux fédéraux).
Avantages du taux journalier
Les entreprises qui utilisent un taux journalier épargnent aux employés le temps qu'ils consacreraient autrement au suivi des dépenses, à l'enregistrement des reçus et à l'établissement des rapports de dépenses au retour des voyages d'affaires. Les employés sont autorisés à garder l'argent qu'ils ne dépensent pas en voyage, ce qui peut encourager l'épargne et ne pas dépenser trop.
Les employeurs peuvent également exiger que les employés consacrent du temps à la comptabilisation des dépenses pour le remboursement des dépenses.
L'employeur en bénéficie parce qu'il n'a pas besoin de consacrer du temps au personnel pour examiner les dépenses, vérifier les montants d'argent dépensés et le temps que les employés consacrent à l'exécution de tous les rapports. L'employeur a essentiellement budgété le montant d'argent qu'il est prêt à dépenser pour le voyage des employés et les employés ont été avisés avant d'effectuer des achats.
Le processus des indemnités journalières peut entraîner des économies substantielles par rapport à l'employeur qui paie les dépenses réelles des employés. Cela fonctionne bien lorsque l'employeur a fait ses devoirs afin que les dépenses de l'employé soient suffisamment couvertes. Il est imprudent et anti-employé d'exiger des employés qu'ils couvrent leurs propres dépenses lorsqu'ils voyagent pour des raisons commerciales légitimes.
Emploi journalier
L'indemnité journalière, dans certaines professions et industries, peut également désigner un emploi temporaire à court terme. Cet horaire quotidien comprend généralement plusieurs jours d'emploi, pour un employé permanent, pour remplacer un employé malade ou en vacances. Deux exemples sont les enseignants suppléants et les travailleurs de la santé qui remplacent un employé absent et sont payés à la journée.
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