Ce que tout planificateur d'événements doit savoir sur les mariages hivernaux

Les mariages d'hiver ne sont pas aussi uniques que vous le pensez, mais chaque saison présente ses propres défis en tant que wedding planner. Les mariages d'hiver peuvent être particulièrement exigeants et devraient être soigneusement planifiés avec la possibilité de pépins de dernière minute dans votre esprit.

Si les noces d'hiver sont sur les cartes pour vos clients, il existe quelques conseils de planification d'événements supplémentaires à ajouter à votre liste de contrôle de planification de mariage.

Voici quelques éléments essentiels que tout planificateur d'événements devrait savoir sur les mariages d'hiver.

Planification d'un mariage hivernal

WEATHER

La météo est une chose que vous ne pouvez pas prédire, mais c'est une bonne idée d'être préparé et d'obtenir des informations historiques des années précédentes pour vous guider. Vérifiez à l'avance avec l'office du tourisme local pour savoir combien d'un défi que le temps est susceptible de présenter.

En dehors de Google, les offices de tourisme peuvent vous fournir des informations, basées sur des données antérieures, sur les températures, les précipitations, le vent et même la possibilité de neige. Un mot d'avertissement, cependant. En raison du réchauffement de la planète, les conditions météorologiques deviennent de plus en plus erratiques et de plus en plus difficiles à prévoir. Utilisez les informations que vous glanez comme un guide, mais soyez toujours prêt pour des circonstances imprévues lors de la planification d'un mariage d'hiver. Si le temps décide qu'il ne veut pas jouer au ballon, vous devez avoir une longueur d'avance sur le jeu à tout moment.

RETARDS DE VOL

Si une partie de votre dossier de mariage consiste à organiser des horaires pour les passagers en correspondance, il est conseillé d'utiliser les aéroports le plus au sud possible. En faisant cela, vous minimiserez les chances que les vols de correspondance soient retardés en raison du mauvais temps.
Par exemple, si vous avez le choix entre des vols de correspondance à Dallas ou Chicago, choisissez Dallas en hiver.

CONFORT CONFORT

Le plus important défi auquel vous devez faire face lorsque vous planifiez un mariage d'hiver est de s'assurer que les invités sont à l'aise, surtout s'il fait froid dehors. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que les invités d'hiver sont bien au chaud et à l'aise:

• Transport - il est important de porter une attention particulière au transport que vous offrirez aux invités participant à un mariage hivernal. Si les clients arrivent des aéroports ou des gares, leur première impression de l'organisation de l'événement sera de savoir comment ils sont transportés à l'événement lui-même.
  Traitez uniquement avec des fournisseurs de services réputés et assurez-vous que vous inspectez personnellement les véhicules qu'ils utiliseront pour transporter vos invités.
• Parking - Si vous arrivez en voiture, assurez-vous de disposer des places de stationnement avec le lieu. Mettez-vous dans la position de vos invités.Voulez-vous marcher des centaines de mètres dans le froid glacial ou arriver mouillé et misérable sur le lieu? Bien sûr, vous ne le feriez pas et vos invités non plus.
  Organisez le stationnement le plus près possible de l'événement. Si cela est inévitable et que les invités doivent marcher loin du stationnement disponible le plus proche, fournissez le transport de leur véhicule à l'entrée du lieu.
• Appareils de chauffage autonomes - vous devrez peut-être utiliser des appareils de chauffage autonomes si le lieu ou le lieu de l'événement n'est pas suffisamment chauffé. Si votre réception de mariage d'hiver est dans un chapiteau, par exemple, le chauffage peut être un véritable défi.
  N'oubliez pas que c'est l'hiver et vous ne serez pas le seul à vouloir embaucher des appareils de chauffage autoportants. Ne laissez pas ce détail à la dernière minute - réservez des radiateurs tôt dans le processus de planification.
• Hébergement - tout comme vous voulez faire bonne impression avec le transport en première classe, vous devez également vérifier soigneusement l'hébergement des clients.
  Vérifiez que les pièces sont propres, correctement chauffées et que des couvertures et des chauffages supplémentaires sont disponibles pour vos invités si nécessaire.

ANNULATION

Malgré toute votre planification minutieuse, la possibilité d'un mariage hivernal annulé ou retardé en raison de circonstances imprévues ne doit jamais être négligée.

Passez soigneusement en revue tous les contrats et assurez-vous que votre client est pleinement conscient de tous les coûts qui pourraient être engagés en cas d'annulation.
Personne n'aime les surprises alors ne passez pas ce détail en revue. Assurez-vous que toutes les personnes impliquées comprennent les conséquences et les coûts impliqués si le pire devait arriver.

Les mariages d'hiver peuvent être un succès et les invités apprécient souvent le caractère unique d'un événement saisonnier bien géré. Avec un peu de prévoyance et une attention particulière aux détails, votre mariage d'hiver peut être une occasion spéciale à retenir.