Bonne gestion de bureau pour votre petite entreprise

La désorganisation et la confusion sont irritantes, mais elles sont tout simplement mauvaises pour les affaires. Pensez-y comme une formule si vous voulez: l'augmentation du chaos est égale à la diminution des profits. La réponse? Bonne gestion de bureau. Voici comment vous pouvez utiliser une bonne gestion de bureau pour contrôler le chaos dans votre petite entreprise:

1. Établissez des routines de gestion de bureau et respectez-les.

Les tâches routinières nécessitent des procédures de routine si vous voulez rester organisé et garder les choses en ordre.

Configurer des routines pour la gestion des documents et des systèmes de bureau. Par exemple, si possible, chaque morceau de papier qui entre dans votre bureau doit être manipulé une fois, traité et classé - pas empilé au hasard sur un bureau. De même, les communications numériques telles que les courriels doivent être hiérarchisées et mises en œuvre immédiatement si possible ou signalées pour des actions futures.

Les systèmes de bureau, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs de fichiers, les imprimantes multifonctions et les appareils mobiles, nécessitent des procédures d'administration et d'urgence. Lorsque le système tombe en panne ou qu'un équipement informatique tombe en panne, tout le monde dans votre bureau doit savoir qui appeler et ne pas faire (par exemple, essayer de résoudre le problème lui-même). Apprenez les 3 étapes pour protéger vos données commerciales critiques.

2. Mettre en place des responsabilités clairement définies.

Une bonne gestion de bureau dépend de ce que les gens sachent qui est responsable de quoi - ce sont les gens qui sont responsables et qui font les choses.

Que se passerait-il, par exemple, si l'achat de votre petite entreprise était fait par n'importe qui? Seriez-vous capable de trouver le papier de l'imprimante quand vous en aviez besoin? Mettre une personne en charge de la commande de tout l'équipement et des fournitures résout le problème et assure le bon déroulement des opérations. Demandez aux employés d'envoyer un courriel à la personne désignée pour toute demande de fournitures, ou affichez une liste manuscrite dans un endroit bien en vue où les gens peuvent ajouter ce dont ils ont besoin.

C'est la même chose avec l'administration des systèmes (informatiques). Vous devez avoir une personne responsable de la sécurité de vos systèmes informatiques et du suivi des choses telles que les comptes, les mots de passe et les logiciels. L'utilisation de systèmes basés sur le cloud pour les applications bureautiques, les logiciels comptables et le stockage de données est une solution idéale pour les petites entreprises, mais vous devez toujours affecter une personne de confiance pour effectuer des tâches administratives telles qu'ajouter / supprimer des utilisateurs, etc. > 3. Conserver des enregistrements - et garder vos dossiers d'affaires mis à jour.

Tenir des dossiers semble être la partie la plus facile de la gestion d'un bon bureau - jusqu'à ce que vous considérez la nécessité de garder ces dossiers à la fois accessibles et mis à jour. Mais la première règle pour être un bon gestionnaire de bureau vous aidera à maîtriser cela; faire des enregistrements de mise à jour une routine de bureau.Lorsque vous recevez un nouveau client ou client, par exemple, il suffit d'un instant pour le saisir dans votre base de données de contacts. Ensuite, il ne faudra que quelques instants pour mettre à jour le dossier après que vous lui avez parlé au téléphone.

(Notez également que la plupart des juridictions ont des lois sur la protection de la vie privée qui réglementent le traitement des informations clients.)

4. Promenez-vous dans votre bureau et asseyez-vous.

Votre bureau est-il un exemple de gestion de l'espace ou de mauvaise gestion de l'espace?

Lorsque vous traversez le bureau, devez-vous contourner des obstacles ou courir le risque de trébucher sur quelque chose?

Lorsque vous vous asseyez à un bureau, pouvez-vous réellement y travailler confortablement? Les choses sont-elles logiquement arrangées pour que les choses que vous utiliseriez le plus au bureau soient les plus proches?

De nos jours, beaucoup de choses sont entassées dans les bureaux, des supports d'imprimante aux classeurs. Pour une bonne gestion de bureau, vous devez être sûr que toutes les choses dans le bureau sont organisées pour une efficacité maximale - et une sécurité maximale. Les principes de base de la conception de petits bureaux ou de bureaux à domicile fournissent des conseils pour répondre en toute sécurité aux besoins de puissance, d'éclairage et de ventilation de votre espace de bureau.

5. Planifiez le travail fastidieux.

Il est trop facile de repousser des choses que vous n'aimez pas faire, et la plupart des gens d'affaires n'aiment pas les tâches telles que le classement, l'expédition et la réception, ou la comptabilité - même les chefs de bureau.

Malheureusement, un bureau, comme une cuisine, ne fonctionnera pas bien sans les corvées.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous n'êtes pas en mesure d'attribuer à quelqu'un d'autre ce que vous considérez comme un travail ennuyeux ou désagréable, forcez-vous à le faire régulièrement en fixant le temps chaque semaine. Prenez une matinée ou un après-midi, par exemple, et passez-la à passer des appels à froid, à renvoyer des demandes par courriel non prioritaires, à publier des messages dans les médias sociaux, à rattraper la comptabilité ou à mettre à jour les dossiers.

6. Déléguer et externaliser.

Dans un monde parfait, tout le monde ferait seulement ce qu'il ou elle a eu le temps de faire et a bien fait. Comme le monde n'est pas parfait, beaucoup de gens font des choses qu'ils n'ont pas le temps ou le talent de faire bien.

La délégation et l'externalisation peuvent non seulement améliorer la gestion des bureaux de votre petite entreprise, mais aussi vous permettre de vous concentrer sur vos talents, améliorant ainsi vos résultats. Un assistant à temps partiel ou virtuel peut être capable de gérer plusieurs de vos tâches administratives ou de bureau. Pour en savoir plus sur la délégation, voir Décider de déléguer.

7. Faire de la planification d'entreprise une priorité.

Beaucoup de propriétaires de petites entreprises passent leurs journées à agir et à réagir - et se demandent ensuite pourquoi ils semblent faire tourner leurs roues. La planification d'entreprise est un élément important d'une bonne gestion de bureau et doit faire partie de la routine de gestion de votre bureau.

Les propriétaires de petites entreprises prospères consacrent du temps chaque semaine à la planification d'entreprise, et nombre d'entre eux utilisent les sessions quotidiennes de planification des activités comme outil de définition et de croissance des objectifs.

Ce guide de planification d'entreprise est une excellente introduction à la planification de vos activités. Il présente un cadre de planification des activités pour votre petite entreprise et fournit des ressources sur tous les sujets, de la rédaction d'un énoncé de vision aux règles d'établissement des objectifs d'affaires.

Si vous avez du personnel, impliquez-les dans la planification des affaires, formellement ou informellement.

Vous aimerez la différence

Ne laissez pas le chaos interférer avec les affaires. Une fois que vous commencez à appliquer ces sept principes de bonne gestion de bureau, vous serez étonné de la différence que fait la bonne gestion de bureau - et combien plus d'affaires vous faites.

Voir aussi:

Pourquoi le cloud computing est idéal pour les petites entreprises

Maîtriser votre système de fichiers

Comment créer un système de gestion de documents

10 conseils pour organiser les fichiers informatiques