Les procédures de courriels et de courriels d'agents immobiliers

Si vous êtes comme moi, vous utilisez votre boîte de réception comme liste de tâches, et vous essayez de la garder propre. Ou, vous pouvez être à l'autre extrémité avec une boîte de réception bombée tout le temps. Vous devez être conscient de l'importance du courrier électronique dans le monde des affaires d'aujourd'hui et de la façon dont vous pourriez être appelé à produire des courriels datant d'années passées.

Le gouvernement a des règles par courriel. :

Dans les actions devant les tribunaux fédéraux, les courriels peuvent et doivent être livrés lors de la découverte préalable au procès.

Étant donné qu'un grand nombre d'activités de courtage immobilier sont régies d'une façon ou d'une autre par des règles fédérales, comme l'EPA et Fair Housing, vous ne pouvez ignorer le fait que vous pourriez vous retrouver devant un tribunal fédéral et être tenu de produire des enregistrements de courrier électronique.

Ne soyez pas un "Virtual Shredder!":

Ce serait une situation très inconfortable de faire face à un juge fédéral qui soupçonne que vous ou votre agent avez peut-être volontairement supprimé des courriels qui se rapportaient à la transaction.

Ne croyez pas que l'excuse "Mon système de sauvegarde a écrasé les fichiers" vous permettra de décrocher. La nature de la plupart des systèmes de sauvegarde consiste à effacer définitivement les données les plus anciennes après des périodes définies ou un certain nombre de sauvegardes.

Vous avez besoin d'une politique écrite:

Protégez-vous et le courtage en élaborant une politique écrite de conservation des courriels qui énonce clairement les procédures de dépôt des courriels liés aux transactions. Assurez-vous de spécifier que cela inclut TOUS les courriels, entrants et sortants.

Comme dans le cas de votre manuel de procédures et de tout document de ce type, tous les nouveaux agents doivent attester qu'ils ont lu, compris et respectent ces procédures de courrier électronique. Périodiquement documenter les réunions où vous réitérer ces procédures et instruire sur la façon de répondre aux exigences.

L'impression est bonne - Le numérique est meilleur:

Vous pouvez simplement spécifier que chaque email soit imprimé et placé dans le fichier de transaction. Si cela est fait religieusement, le pire des cas est d'avoir à copier quelques centaines de pages pour la présentation à la cour.

Une meilleure approche consisterait à archiver également les courriels dans un format numérique, que ce soit sur un disque dur externe, un CD ou un DVD. Avec le faible coût des CD et des DVD, transférer les fichiers et placer le disque dans le fichier de transaction est une excellente procédure.

Un avantage secondaire est cet appel du client qui souhaite une copie de sa déclaration HUD. Il est facile de simplement insérer le disque et de l'envoyer par courriel.

Courriels de l'agent d'archivage:

Bien qu'Outlook soit la solution de messagerie dominante, vous avez des agents qui utilisent Eudora, des systèmes en ligne gratuits et d'autres. Avec différents niveaux de connaissances et tous ces systèmes, la mise en place d'un format et d'un emplacement récupérables à long terme nécessite une certaine planification.

Une méthode consisterait à transférer ou à copier tous les e-mails de transaction vers une adresse e-mail de transaction. Avec SmithToJones @ YourDomain. com, l'agent peut transférer les e-mails sortants et "Cc / Bcc" sortants à cette adresse de transaction. Maintenant, ils sont dans un endroit où le courtage peut prendre des mesures d'archivage appropriées.

Le format de fichier numérique du courriel immobilier est important:

Ne vous présentez pas devant un tribunal avec un CD de courriels dans un format qui ne peut pas être lu. Avec les changements de logiciels et les systèmes d'exploitation qui changent fréquemment, archivez les courriels dans un format largement accepté qui devrait être disponible à une date ultérieure.

De loin, le format le plus largement adopté est Adobe Acrobat. pdf (signifie "format de document portable"). Les nouvelles versions d'Adobe ont toujours été capables de lire des fichiers de version plus anciens, vous ne devriez donc pas vous retrouver avec une archive inutile à l'avenir.

J'utilise Gmail pour les affaires et combiné avec Evernote et un fichier PDF J'ai tous les emails de transaction dans un seul document après la fermeture.

Comment faire tout ce qui est juste et encore perdre votre entreprise:

En tant que courtiers immobiliers et propriétaires d'entreprise avec des agents, nous avons la responsabilité de la façon dont ils mènent leurs activités.

Peu importe si nous ne sélectionnons que les agents les meilleurs et les plus méticuleux. Tout le monde fait des erreurs. Ne laissez pas une erreur vous coûter de grosses amendes, ou même votre entreprise, parce que votre maison de courtage ne peut pas produire des courriels liés à une transaction.

Les méthodes et procédures pour gérer les archives de courriels ne sont pas chères et il ne faudra pas beaucoup d'efforts pour développer et gérer les procédures nécessaires pour maîtriser cette importante fonction.