Achat à la vue d'ensemble du processus de paie (P2P)

Introduction

Le processus d'achat à payer, également connu sous le nom de processus P2P, relie les processus d'approvisionnement au sein d'une entreprise via le processus d'entrée de marchandises et enfin au paiement émis au vendeur. Au cours des dernières années, les entreprises ont soigneusement examiné leurs processus d'achat-vente afin de réduire les coûts globaux, libérer les liquidités nécessaires, améliorer la performance opérationnelle et prendre de meilleures décisions financières.

En plus de réduire les coûts globaux, l'amélioration du processus d'achat à payer peut ajouter une visibilité qui permet à la direction d'avoir une meilleure communication avec le fournisseur quant à l'emplacement des articles dans le processus de livraison. paiement au vendeur.

Éléments du processus d'achat à payer

Le processus P2P comporte de nombreux éléments dont chacun est important dans le processus global. Le processus commence avec l'approvisionnement des articles et se termine avec le paiement au fournisseur sélectionné.

Sourcing

Le processus P2P commence avec la demande du département des achats par le département de recherche et développement ou le service de production de trouver un fournisseur pour un article ou un service spécial. Le département R & D peut avoir produit une spécification dans laquelle le fournisseur doit effectuer.

Dans certains cas, l'article peut être un article en stock standard nécessaire pour le processus de production, et il peut seulement demander au service des achats de trouver le meilleur article de qualité au meilleur prix.

En fonction de l'article ou du service requis, le service des achats peut émettre une demande de devis (RFQ) ou sélectionner des fournisseurs appropriés en fonction des relations antérieures.

Contrats

Lorsque le service des achats a sélectionné un fournisseur ou des fournisseurs appropriés, les fournisseurs et le service des achats négocient un contrat en fonction du prix, des conditions de paiement et des calendriers de livraison.

Achats

Une fois les contrats signés entre l'entreprise et le fournisseur, les commandes peuvent être passées et envoyées au fournisseur. Pour améliorer le délai de livraison des articles, l'entreprise peut envoyer la commande par voie électronique plutôt que d'envoyer ou de télécopier.

En envoyant un bon de commande électronique, les informations peuvent être saisies directement dans le système informatique du fournisseur. Pour garantir la visibilité, le fournisseur doit fournir à l'entreprise les informations relatives à la progression, telles que les dates de livraison mises à jour et les documents tels que les avis d'expédition (ASN).

Entrée de marchandises

Après l'envoi des articles par le fournisseur, l'étape suivante consiste à envoyer ces articles au client. Les articles seront vérifiés pour s'assurer que la quantité est la même que la commande d'achat, ainsi que la vérification des articles pour les dommages et la qualité.

En cas de problème avec les articles reçus, le client en informera le vendeur afin que les articles puissent être retournés ou qu'un rabais soit organisé.

Facturation

Le fournisseur peut facturer le client à tout moment après l'expédition des articles. En utilisant une solution de facturation électronique, le processus de P2P peut être simplifié afin que l'information soit saisie dans le système de comptes fournisseurs du client.

Lorsque les articles sont reçus, comparés à la facture et au bon de commande, le traitement de la facture peut commencer.

Traitement des factures

Dans le processus P2P, le traitement des factures doit être effectué de manière à obtenir toutes les remises offertes par le fournisseur. Dans le contrat négocié, le vendeur peut offrir des remises pour le paiement effectué par le client avant que le paiement ne soit dû.

Par exemple, le vendeur peut offrir une réduction de cinq pour cent pour les paiements effectués moins de dix jours après la réception des articles.

Analytics

Dans le cadre du processus P2P, une entreprise devrait avoir une viabilité complète de ses dépenses d'achat. Un suivi constant des dépenses permettra d'identifier les domaines qui pourraient être une source de préoccupation, tels que l'augmentation des prix par les fournisseurs ou les dépenses frauduleuses.

Un processus P2P intégrant les meilleures pratiques peut permettre aux entreprises de réaliser des économies.

Ceci devrait inclure des limitations sur ce qui peut être acheté en dehors du processus P2P standard.

En autorisant les achats non standard, l'incidence des coûts inutiles augmente et la surveillance de ces achats peut gaspiller des ressources qui pourraient être économisées si le bon processus P2P était utilisé.

Cet article a été mis à jour par Gary W. Marion, Expert Logistique et Supply Chain pour The Balance.