Ce que vous devez savoir sur les réunions pré-conférence

Les organisateurs de réunions et d'événements doivent tenir une réunion «pré-con» avec le responsable des services de conférence dans les hôtels, les salles de conférence, les centres de congrès et ailleurs avant une conférence programmée.

C'est essentiellement la conférence avant la conférence.

Pour ceux qui ne prévoient pas de réunions fréquentes, une réunion préliminaire peut sembler inconfortable ou gênante au premier abord, car elle peut inclure de nouveaux termes ou termes, tels que «résumé d'événement» ou «ordre d'événement de banquet».

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Qu'est-ce que les planificateurs d'événements devraient attendre d'un pré-con?

Une pré-escroquerie est une réunion qui a lieu avec les fournisseurs d'événements et les fournisseurs où l'événement ou le programme doit avoir lieu. Il se tient habituellement un ou deux jours avant l'événement et est différent de la promenade qui a lieu le jour d'un événement.

Certaines personnes peuvent associer des réunions pré-conférence à la planification de grandes conférences, conventions, congrès et programmes d'incitation. Cependant, il est également courant de tenir une réunion préalable pour les séminaires et autres événements spéciaux.

À quoi s'attendre lors d'une réunion préliminaire

La réunion préliminaire permet au planificateur d'événements de passer en revue toute la logistique finale pour un programme donné avec l'équipe de gestion des fournisseurs impliqués dans le programme.

En règle générale, une réunion préalable est coordonnée et planifiée par le gestionnaire des services de conférence du site. Il ou elle invitera les gestionnaires de divers domaines impliqués dans l'événement à examiner la logistique de leur rôle particulier pour un événement.

C'est un excellent moment pour le planificateur de réunions ou d'événements d'établir un rapport avec toutes les personnes impliquées.

Pendant le pré-congrès, il est approprié pour le planificateur d'événements de mettre en évidence certains des objectifs clés de l'événement, y compris des informations importantes sur l'organisation hôte de l'événement, les messages clés transmis et les personnalités importantes.

Pré-Con est le bon moment pour examiner le résumé d'événement

Un résumé d'événement est également connu sous le nom de spécifications d'événement. Il comprend toutes les informations pertinentes sur un programme ou un événement, y compris des détails sur le programme lui-même. Ces articles peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants: dates, heures, contacts, profils des participants, contacts d'urgence, nourriture et boissons, transport, informations d'expédition, facturation, audio / visuel et autres besoins spéciaux.

Chaque directeur de département examinera sa compréhension de l'événement, y compris les détails pertinents et leurs procédures d'exploitation typiques. Ils passeront également en revue leur compréhension du contrat d'événement et des informations précédemment partagées sur les commandes d'événement de banquet.

Les planificateurs de réunions et d'événements doivent se rappeler de poser des questions détaillées sur les spécifications de l'événement durant cette période, telles que les niveaux de dotation et les noms des principaux contacts durant l'événement réel de toutes les régions représentées.Les éléments clés de la discussion préliminaire peuvent inclure un examen de:

• Exigences alimentaires et de boissons
• Exigences relatives à la liste des invités (le cas échéant)
• Exigences pour les conférences et salons
• Salle de réunion et espace de salon exigences (plans d'étage)
• Exigences techniques, telles que l'électricité et les télécommunications
• Détails sur le placement de la signalisation

C'est le moment idéal pour effectuer des changements de dernière minute. Bien qu'ils ne l'aiment pas toujours, la plupart des fournisseurs et des fournisseurs s'attendent à des changements raisonnables (et déraisonnables). Bien sûr, si la pré-escompte est programmée pendant une période de mise en route, pensez à effectuer une inspection de la pièce afin de vous assurer que tout se passe bien.