Le seul défaut que vous devez savoir sur les leçons apprises Réunions

Les réunions sur les enseignements tirés sont un élément important de la gestion des projets. Vous ne pouvez pas améliorer la livraison de votre projet si vous ne savez pas ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous ne pouvez pas rationaliser vos processus si vous ne prenez jamais le temps d'évaluer de manière critique s'ils travaillent comme ils le devraient.

Vous construisez une bibliothèque de connaissances sur ce qui fonctionne et ce qui ne marche pas en prenant le temps d'examiner vos pratiques. Et ensuite agir sur les résultats de ces examens pour améliorer les projets à l'avenir.

Cependant, il y a un défaut avec ce modèle.

L'avez-vous repéré?

Oui, c'est la révision des leçons tirées qui se passe à la fin du projet. C'est comme dire: "Comment puis-je vous aider maintenant qu'il est trop tard? "

Pourquoi attendre jusqu'à la fin n'est pas bon

Attendre la fin du projet signifie que seuls les projets futurs bénéficieront de la sagesse acquise au cours de ce travail particulier. Pour vos clients et vos parties prenantes, il est frustrant d'être interrogé sur ce qui aurait pu être mieux quand vous ne pouvez rien y faire. Le projet est terminé. Fini. Ils passent du temps avec vous pour parler des leçons et des améliorations de processus parce qu'ils veulent aider d'autres personnes, pas parce qu'ils vont personnellement voir un rendement à ce moment-là.

C'est tellement facile à rectifier que cela signifie qu'il n'y a pas d'excuse pour attendre la fin du projet pour avoir une révision des leçons apprises.

Planifier des réunions sur les leçons retenues

La solution consiste à planifier des réunions sur les leçons apprises aussi souvent que possible.

Ils devraient être au moins à la fin de chaque phase de sprint ou de projet, et parfois je les fais aussi souvent qu'une fois par mois.

L'avantage des révisions fréquentes est qu'elles sont beaucoup plus courtes. Vous passez en revue une période plus courte, donc il y aura probablement moins de leçons à incorporer. Vous pouvez même adapter une courte révision à la fin d'une réunion d'équipe de projet normale.

Comme pour un examen complet de fin de projet, la préparation de votre réunion est toujours importante. Pensez à ce que vous voulez demander et à ce que vous voulez sortir du temps avec votre équipe et vos parties prenantes. Ensuite, vous pouvez vous assurer que vous capturez ce qui vous donnera la plus grande amélioration dans la performance de l'équipe.

Agir sur les leçons est essentiel

L'inconvénient - si vous voulez l'appeler ainsi - des révisions fréquentes est que vos parties prenantes s'ennuieront d'être invitées à vous donner constamment des commentaires à moins qu'elles ne voient quelque chose. C'est vraiment important. Personne ne s'attend à ce qu'on leur demande leur avis s'ils savent que vous allez prendre des mesures en conséquence et leur faciliter ainsi la vie.

C'est aussi un excellent moyen de continuer à faire bonne impression auprès de vos clients et de vos clients.

Créer un calendrier de suivi

Le moyen le plus simple de vous assurer que vous agissez sur les retours d'expérience et les leçons découverts lors de vos examens réguliers avec les parties prenantes est de créer un calendrier de suivi. C'est simplement un journal de toutes les actions et tâches qui découlent de vos discussions. Créez un outil de suivi de base dans une feuille de calcul ou utilisez votre logiciel de liste de tâches standard pour enregistrer et suivre les actions.

[En savoir plus sur le suivi de votre projet.

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L'avantage de faire cela - en plus d'être une bonne pratique de gestion de projet - est que la prochaine fois que vous avez un avis, vous pouvez revenir à la personne qui a soulevé ce point et lui dire que vous avez fait quelque chose. . C'est ainsi que vous établissez de bonnes relations, même avec des parties prenantes difficiles: quelqu'un vous a donné des commentaires, vous avez fait quelque chose et vous êtes revenu pour leur dire que vous aviez pris des mesures. Ils devraient être capables de voir facilement une amélioration.

Il y a cependant un défi à relever, et cela arrive lorsque vous ne pouvez pas améliorer un processus ou réagir à leurs commentaires. Cela va arriver: il n'est pas possible de mettre en œuvre tout ce que les parties prenantes demandent, d'autant plus qu'elles vont parfois demander des choses totalement irréalistes, comme l'abandon du processus de gestion du changement. Retournez-y et expliquez pourquoi vous ne pouvez pas mettre en œuvre ou donner suite à leurs commentaires.

Ce n'est pas aussi bon que de pouvoir le faire (de leur point de vue), mais cela montre de l'intégrité et la capacité de suivre. Vous continuerez à bâtir une solide réputation en tant que chef de projet qui vous fournira des informations si vous tenez les parties prenantes au courant, même si le résultat est qu'elles ne peuvent pas avoir ce qu'elles veulent.