Planifier un projet à l'aide des outils de base de gestion de projet

Notre monde du travail est de plus en plus un monde de projets. Les projets sont la façon dont nous développons de nouveaux produits, exécutons des initiatives stratégiques et faisons tout ce qui est nouveau dans une organisation.

Par définition, les projets sont des initiatives temporaires et uniques , contrairement aux activités opérationnelles régulières. Et bien que de nombreuses entreprises comptent sur des gestionnaires de projet qualifiés et certifiés pour diriger leurs initiatives, les compétences de projet sont de plus en plus requises pour tous les professionnels.

Cet article offre une introduction à la planification d'un projet pour tout professionnel intéressé à adopter les pratiques qui fonctionnent si bien pour les gestionnaires de projets professionnels.

Prenez le temps de vraiment définir et planifier votre projet:

Les chefs de projet comprennent qu'une grande partie de la durée totale du projet est consacrée à la planification. Beaucoup d'entre nous ont tendance à se précipiter pour commencer le travail, ce qui dans le monde des projets est similaire à sauter les instructions sur ce nouveau meuble que vous avez acheté à l'un de ces détaillants "assembler vous-même". Les chances sont, la course pour faire le travail sans lire les instructions va créer de sérieux problèmes à un moment donné dans votre entreprise.

Plutôt que de vous précipiter dans le travail, il est important de définir quelques points critiques:

1. Qu'est-ce que vous créez exactement? Soyez aussi spécifique que possible.
2. Quand doit-il être complété par?
3. De quelles ressources (personnes, équipement et budget) avez-vous accès pour terminer le projet?

Les trois éléments ci-dessus sont les composants fondamentaux d'une déclaration d'étendue. Chaque chef de projet travaille à clarifier la portée avant de commencer le travail.

Portée de l'initiative des fêtes de fin d'année:

Voici un exemple d'énoncé de portée pour la fête d'entreprise: Notre objectif est de planifier et d'organiser une fête d'entreprise pour 100 employés et leurs proches avant la fin de décembre, à un coût ne dépassant pas 10 000 $. Notre planification et notre coordination comprendront un comité de quatre membres supervisé par le chef de la direction. La fête comprendra un bar ouvert, un repas plaqué, un dessert et des divertissements.

Le simple fait de prendre le temps de rédiger cette déclaration simple mais importante offre une aide précieuse à l'équipe impliquée dans le projet. Tout le monde comprend la nature du projet, le calendrier, les ressources et le budget.

Divisez la portée en blocs de travail discrets:

Les chefs de projet créent ce que l'on appelle une structure de répartition du travail pour décrire en termes clairs et concrets tout le travail du projet qui doit être accompli par quelqu'un à un moment donné Cadre. Dans votre situation, la répartition du travail peut inclure:

• Identifier l'emplacement.
• Confirmer la disponibilité de la chambre et la verrouiller avec un dépôt.
• Sélectionnez les options d'aliments.
• Confirmez la barre et ce que la barre inclut.
• Identifiez les options de desserts.
• Créez et distribuez des invitations avec des choix alimentaires.
• Finaliser les choix alimentaires en fonction des invitations renvoyées.
• Choisissez le type de divertissement.
• Passez en revue les options de divertissement et sélectionnez.
• Confirmer la configuration de la salle à manger.
• Acheter des cadeaux de table pour les invités.
• Coordonnez et livrez l'événement.

Les gestionnaires de projet développeraient cette répartition du travail du projet sans tenir compte des ressources ou du calendrier, mais davantage dans un format de remue-méninges. Une fois que tout le travail nécessaire pour atteindre la portée du projet a été identifié, il est temps de le mettre en ordre, d'assigner des responsabilités et de demander des estimations de temps et de coûts aux membres de votre équipe.

Création du plan de projet à partir de la répartition du travail:

Après avoir terminé la répartition du travail simple identifiée à la page précédente, vous devez maintenant:

• confirmer que tous les éléments majeurs ont été atteints été identifié.
• Confirmez qui s'occupera des éléments de travail et créera une matrice des responsabilités décrivant les principales tâches de travail par partie responsable.
• Demander que chaque membre de l'équipe passe en revue ses tâches, identifie les estimations de temps et de coûts, note les délais, résume les besoins en ressources et s'assure de bien évaluer le travail dont il doit rendre compte.

Une fois les étapes ci-dessus terminées, l'équipe de projet doit travailler de concert pour séquencer les événements dans le bon ordre, en notant tout conflit de ressources ou tout problème de planification potentiel. Remarque: un chef de projet achèverait cette étape en développant un diagramme de réseau, en calculant le chemin critique puis en ordonnant les ressources, souvent à l'aide d'un logiciel.

Pour votre plus petit projet utilisant des méthodes informelles, une simple approche de type post-it de présentation des éléments dans l'ordre peut être tout ce qui est nécessaire. Ce processus vous permettra de développer une image complète des étapes et des échéances pour planifier et organiser une fête de fin d'année!

Lancez le travail:

Maintenant que vous avez pris le temps de bien définir le projet, d'identifier les tâches principales, d'enchaîner les tâches et d'évaluer les besoins en temps et en ressources, vous êtes prêt à travailler sur leur responsabilités assignées. Votre rôle en tant que gestionnaire de projet informel consiste à surveiller le travail, à soutenir les membres de l'équipe et à identifier et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent. Un bon gestionnaire de projet rencontre régulièrement les membres de l'équipe pour évaluer les progrès, identifier et gérer les risques émergents.

Conclusion:

Les mêmes approches décrites ci-dessus peuvent être appliquées à n'importe quelle situation de projet dans votre département ou unité d'affaires. Développer une portée claire, identifier le travail, assigner des ressources, élaborer des estimations et un calendrier, puis surveiller et contrôler le travail. Vos pratiques seront reconnues et appréciées par les chefs de projets professionnels de votre lieu de travail, et vos résultats seront bien meilleurs que de simplement vous lancer dans le travail sans y réfléchir.Le meilleur du succès avec votre prochaine initiative!

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Mis à jour par Art Petty