Chèques en circulation: ce qu'ils sont et ce qu'ils doivent faire

Les contrôles en suspens ne sont pas aussi bons qu'ils le semblent. Un chèque en circulation est un chèque qui a été écrit mais jamais présenté pour paiement. En d'autres termes, le destinataire n'a jamais déposé ou encaissé le chèque, de sorte que le chèque est toujours là quelque part.

Ces objets exceptionnels peuvent causer des cauchemars comptables, et ils se traduisent par des biens non réclamés qui doivent éventuellement être remis à l'état.

Pourquoi les chèques en circulation sont-ils importants?

Lorsque vous payez par chèque, votre bénéficiaire doit déposer ou encaisser le chèque à percevoir sur le paiement.

La banque du bénéficiaire demande de l'argent à votre banque et la transaction est terminée lorsque votre banque envoie de l'argent à la banque du bénéficiaire (ou au compte du bénéficiaire, si vous utilisez la même banque ou coopérative de crédit).

Si le destinataire d'un chèque ne fait jamais rien avec lui - ou si le chèque est perdu ou détruit - vous aurez toujours l'argent dans votre compte. Une exception à ce scénario est lorsque vous utilisez le paiement de facture en ligne par votre banque: les fonds sont souvent déduits lorsque le chèque est imprimé, mais les fonds seront retournés à votre compte si le bénéficiaire ne parvient pas à déposer le chèque dans un certain délai .

Solde du compte gonflé: puisque vous avez toujours cet argent, vous pouvez penser que vous pouvez le dépenser. Malheureusement, les fonds appartiennent vraiment à quelqu'un d'autre. S'ils déposent le chèque quand vous ne vous y attendez pas, vous vous retrouverez avec moins d'argent que vous ne le pensiez, ce qui pourrait entraîner un surclassement de votre compte et un rebond des chèques.

Contrôles d'entreprise: les entreprises effectuent souvent le suivi des encours et suivent les comptes créditeurs. Mais les entreprises doivent également faire face à des lois sur les biens non réclamés. Si les paiements aux employés ou aux fournisseurs ne sont pas encaissés, vous devrez éventuellement confier cette propriété abandonnée à votre État (quelques années dans la plupart des États, mais vérifiez auprès des organismes de réglementation locaux).

Si vous ne gérez pas correctement la situation, vous enfreignez la loi.

Que faire à propos des chèques en circulation

Soyez proactif en ce qui concerne les chèques en circulation et faites en sorte que les choses soient claires dès que possible. Ne présumez pas que c'est votre jour de chance et que vous utilisez l'argent à d'autres fins. Vous devez encore l'argent, et vous devrez le payer tôt ou tard (que ce soit au bénéficiaire ou à l'État). Utilisez un système de comptabilité qui déduit les chèques non encaissés de vos fonds disponibles.

Appelez ou écrivez: si vous constatez qu'un chèque n'a pas été déposé, contactez votre bénéficiaire. Un simple appel téléphonique ou courriel est bon - il suffit d'enregistrer pour s'assurer qu'ils ont reçu le paiement et demander s'ils déposent le chèque. Si cela ne fonctionne pas, c'est une bonne idée d'envoyer une lettre les informant que le chèque n'a pas été traité, et ils devraient vous informer s'ils n'ont pas reçu le paiement.

Si vous avez besoin d'un modèle, utilisez notre exemple de lettre pour les chèques en circulation.

Assurez-vous de documenter toute communication concernant les chèques en suspens. Vous devrez peut-être prouver aux organismes de réglementation que vous avez fait des efforts raisonnables pour effectuer le paiement, mais que le bénéficiaire n'a pas coopéré ou qu'il était impossible de communiquer avec le bénéficiaire.

Devriez-vous écrire un autre chèque?

Une fois que vous parlez avec votre bénéficiaire, il peut vous demander d'envoyer un autre chèque, qu'il promettra de déposer rapidement.

Avant de le faire, demandez-lui de retourner l'ancien chèque si possible. Cela élimine la possibilité qu'ils déposent (volontairement ou involontairement) les deux chèques.

Dans certains cas, vous devrez émettre une nouvelle vérification sans récupérer l'ancienne. Le chèque peut avoir disparu pour une raison quelconque, et votre bénéficiaire a besoin d'un nouveau chèque. Cela vous met dans une situation délicate parce que vous aurez deux chèques pour un seul paiement. Si l'ancien chèque est déposé, votre banque pourrait honorer le chèque, et vous finirez par payer le double. Les banques n'honoreront généralement pas les chèques écrits il y a plus de 6 mois, mais il arrive souvent que vous soyez prudent (même si vous imprimez "Annulation après 90 jours" ou quelque chose de similaire sur vos chèques).

Si le montant est suffisamment important pour causer des problèmes (ou si vous ne faites pas confiance au bénéficiaire), demandez à votre banque d'arrêter le paiement sur l'ancien chèque.

Cette approche n'est pas parfaite, mais elle peut vous aider à vous protéger. Arrêtez les demandes de paiement coûtent de l'argent, et ils ne durent que 6 mois, vous devrez peut-être faire cela plusieurs fois.

Pourquoi les chèques ne sont-ils pas encaissés?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les chèques ne sont pas déposés. La raison la plus simple est que votre bénéficiaire n'a tout simplement pas réussi à traiter le chèque. Peut-être qu'ils n'ont pas besoin de l'argent de toute urgence, et ils ont été occupés à faire d'autres choses.

Les chèques peuvent également se perdre dans des piles de papier ou tomber derrière des bureaux. Encore une fois, si l'argent n'est pas très important pour le bénéficiaire, il ne se fait pas remarquer. Enfin, les chèques peuvent vous être retournés par la poste si l'adresse du bénéficiaire a changé, mais ce processus peut prendre énormément de temps.

Chèques émis

Si un chèque vous a été émis et qu'il est encore en circulation, contactez l'émetteur du chèque et demandez un remplacement. Vous devrez peut-être retourner le chèque original ou signer des documents indiquant que le chèque est perdu ou détruit (et que vous n'essaierez pas de déposer les deux chèques). Si vous ne trouvez pas l'émetteur, vérifiez avec le programme de propriété abandonnée de votre état.