Négociation dans le processus d'achat

La négociation dans le processus d'achat couvre la période entre la première communication entre l'acheteur acheteur et le fournisseur et la signature finale du contrat. La négociation peut être aussi simple que d'essayer d'obtenir une réduction sur un cas de gants de sécurité à travers la complexité des achats d'immobilisations importantes.

Un professionnel de l'approvisionnement doit s'efforcer de négocier avec les fournisseurs avec succès afin d'obtenir le meilleur prix et les meilleures conditions pour chaque article acheté.

Base de fournisseurs plus petite et contrats à long terme

Le processus de négociation est devenu un secteur plus important dans le processus de la chaîne d'approvisionnement puisque les entreprises cherchent à réduire leurs dépenses tout en augmentant leur pouvoir d'achat. Cela signifie que les professionnels de l'achat doivent négocier de meilleurs tarifs avec les fournisseurs tout en maintenant ou en améliorant la qualité et le service.

Dans le passé, les entreprises disposaient d'une longue liste de fournisseurs qui achetaient différents articles à partir desquels ils devaient acheter des ressources pour passer un temps limité à négocier les prix les plus bas. La meilleure solution disponible consistait à comparer les prix catalogue des catalogues et à sélectionner le fournisseur en fonction de ces informations. La tendance au cours de la dernière décennie a été de rationaliser la base de fournisseurs et de conclure des accords à long terme avec un fournisseur unique. Cela offre aux entreprises la possibilité de négocier des prix sensiblement plus bas pour les articles qu'elles achètent auprès d'un certain nombre de fournisseurs distincts.

Les vendeurs sont des partenaires

Dans les négociations, l'accent a été mis sur la négociation avec moins de fournisseurs pour obtenir le prix le plus bas avec le meilleur service, la meilleure qualité et les meilleures conditions. L'objectif des entreprises était de réduire les dépenses globales plutôt que de négocier le prix le plus bas avec un grand nombre de fournisseurs, ce qui n'a pas donné le meilleur résultat global.

Les contrats à long terme négociés avec une base de fournisseurs plus petite ont produit plus de relations de partenariat entre l'acheteur et le fournisseur. La relation peut devenir moins contradictoire, ce qui profite à l'acheteur et au vendeur. Dans un type de partenariat ou une relation, l'acheteur encouragera le fournisseur à améliorer la qualité et le service et le fournisseur sait que, ce faisant, le partenariat se poursuivra avec un contrat renouvelé avec des ventes garanties.

Négociation ou demande de prix

Les services d'achats non gouvernementaux continuent d'offrir à une série de fournisseurs préqualifiés une demande de prix (RFQ) pour les articles ou les services qu'ils souhaitent acheter. Le processus d'appel d'offres concurrentiel peut produire une gamme d'offres et de conditions que le service des achats évaluera et attribuera ensuite à l'entreprise. Cela peut ou non impliquer une forme de négociation.

La plupart des transactions négociées impliquent des articles ou des services qui ne sont pas nécessairement définissables par un appel d'offres. Le service des achats et le vendeur négocieront plus qu'un prix. La négociation couvrira habituellement ce qui doit être fabriqué ou quelle est l'étendue du service à fournir, la garantie, les services de transport, l'assistance technique, l'emballage alternatif, les plans de paiement, etc.

Achat d'articles ou de services de coût significatif nécessitera des négociations prolongées pour arriver à un contrat final.

Les professionnels des achats sont tenus de participer à ce type de négociation pour s'assurer que leurs entreprises obtiennent le meilleur prix aux conditions les plus favorables et que le personnel puisse être formé aux méthodes de négociation devenant plus courante dans un contexte économique difficile.

Objectifs de la négociation

Le personnel des achats doit entrer dans toutes les négociations avec des objectifs clairement définis. Sans avoir d'objectifs la possibilité pour le professionnel des achats de concéder sur le prix, la qualité ou le service est significativement augmentée. Le négociateur devrait entamer des discussions avec le vendeur avec les objectifs précis qu'ils souhaitent atteindre pour leur entreprise.

L'objectif ne devrait pas être absolu et devrait permettre une certaine flexibilité.

Cependant, le négociateur devrait également veiller à ne pas s'écarter des objectifs et à se permettre de négocier dans des domaines qui ne faisaient pas partie de la discussion. Par exemple, un négociateur peut avoir travaillé avec le fournisseur sur leurs objectifs en matière de prix et de service, mais pas sur la qualité. Lorsque le vendeur commence à discuter de la qualité, le négociateur doit s'abstenir de tout accord s'il n'a pas d'objectif défini.

La négociation est une partie importante du rôle du professionnel des achats. C'est une compétence qui est apprise et la formation peut aider le personnel d'achat à comprendre ce qui est nécessaire lors des négociations avec les fournisseurs.

Mis à jour par Gary Marion, expert en logistique et logistique.