Mon année d'échec de la chaîne d'approvisionnement

Ma véritable livraison à temps n'a jamais eu un aperçu de 100%. Mon inventaire physique a révélé que mon contrôle de l'inventaire était une blague. Les clients se sont plaints.

Ma chaîne d'approvisionnement a connu une excellente année. Sorte de.

Les objectifs de votre chaîne d'approvisionnement peuvent-ils vous faire passer une année réussie? Non ou oui, mais probablement peut-être.

Non, ce n'était pas un succès

La réponse «Non» est basée sur le fait que mes objectifs en matière de chaîne d'approvisionnement étaient d'optimiser mes processus.

Je m'étais mis - à un haut niveau - à livrer à mes clients ce qu'ils voulaient, quand ils le voulaient, et à accomplir cela en dépensant le moins d'argent possible. Je m'étais fixé comme objectif une livraison à 100% dans les délais, un contrôle des stocks de 100% et une satisfaction client à 100%.

Ma livraison globale annuelle à temps a été évaluée à 96%. Mon contrôle des stocks s'est avéré être de 92 pour cent. Et même si mes clients n'appelaient pas le matin, le midi et le soir pour se plaindre - ces livraisons en retard de 4% et les marchandises retournées signifiaient que tous mes clients n'étaient pas heureux tout le temps.

Comment une personne raisonnable peut-elle évaluer cela comme une année réussie de la chaîne d'approvisionnement?

Oui, c'était

Comment, en effet. Mon équipe de verre à moitié plein souligne que nous avons lancé plusieurs nouveaux produits cette année. Les défis de montée en cadence et les ajustements associés aux lancements de nouveaux produits et aux objectifs de mise en marché agressivement liés que nous avons reçus ont contribué à l'échec de la livraison ponctuelle.

De façon générale, ma petite entreprise a atteint ses objectifs de revenus. Nous avons même montré une rentabilité plus élevée (en termes de pourcentages et de chiffres bruts) que l'année dernière - donc nos revenus ont augmenté alors que notre coût des marchandises n'a pas augmenté aussi haut. Yay, chaîne d'approvisionnement!

Cela signifie que nous avons réussi à gérer plusieurs programmes d'approvisionnement - trouver de nouveaux fournisseurs pour des produits existants.

Et ces nouveaux fournisseurs ont contribué à faire baisser notre coût des marchandises. Notre équipe de vente a pu vendre nos produits existants aux mêmes prix, alors que cela nous a coûté moins cher de fabriquer ces produits existants.

Grâce à ces programmes d'approvisionnement multiples, nous avons également consolidé notre base d'approvisionnement, ce qui signifie que nous avions moins de fournisseurs à gérer. Cela signifiait que lorsque Jessica en marketing a décidé de travailler à temps partiel pour passer plus de temps avec ses enfants, nous avons pu faire glisser Mario (l'un de nos acheteurs / planificateurs de la chaîne d'approvisionnement) dans le marketing. Et nous n'avons pas rempli Mario. Alexis, qui avait été un analyste junior de la chaîne d'approvisionnement, a assumé les fonctions de Mario.

Et une activité de programme d'approvisionnement réussie et la consolidation des fournisseurs ont rendu tout cela possible.

Ainsi, certains diront: Oui, j'ai eu du succès avec ma chaîne d'approvisionnement cette année.

Mais Probablement Peut-être

Vous pouvez regarder tous ces noms - Jessica, Mario, Alexis - et penser, Hey Mr.Expert en chaîne d'approvisionnement Guy, travaillez-vous vraiment dans une petite entreprise? Et je dirais que j'ai énuméré près de la moitié des employés ici. Donc oui.

La Small Business Administration serait d'accord.

La véritable question de savoir si mon année d'échec de la chaîne d'approvisionnement a été un échec vraiment insignifiant ou un succès non qualifié tombe dans la zone grise dans laquelle nous vivons tous.

La vie n'est pas un moment. La vie est un continuum. Et quoi d'autre avons-nous appris sur la vie? C'est vrai, c'est une métaphore de la chaîne d'approvisionnement. Alors que faire si je courais ce premier mile dans cinq minutes, si je cours un marathon.

Ces mesures que j'ai utilisées pour mesurer la performance de la chaîne d'approvisionnement ont capturé tous les pourcentages dont j'avais besoin, mais comment ont-ils été dérivés? Le fondement de ces mesures devait être ajusté et c'est ce que j'ai fait au milieu de mon année.

Avant de terminer cette livraison à 94%, nous nous sommes vantés de nos 99% de livraison à temps. Ensuite, nous avons double-cliqué sur ce chiffre 99. 7 pour cent. Et ce que nous avons trouvé, nous n'avons pas aimé.

Mon contrôle des stocks était parfait avant que nous commencions réellement à effectuer des inventaires physiques. Puis nous avons appris cela - alors que nous savions à peu près ce que nous avions (la clé étant ici «à peu près») - que nous ne savions pas nécessairement exactement où il était.

Livraison à temps

J'ai dit à maintes reprises que 100 pour cent devait être l'objectif de livraison à temps de votre petite entreprise. Si vous ne livrez pas à vos clients ce qu'ils veulent, quand ils le veulent, vous ne saurez peut-être pas la prochaine fois qu'ils commanderont ce qu'ils veulent. Parce qu'ils pourraient l'ordonner de la petite entreprise de quelqu'un d'autre.

C'est une métrique difficile à saisir - les affaires futures perdues en raison des livraisons tardives. La plupart des clients ne vous diront pas qu'ils vous ont quitté ou donné une partie de leur activité globale à l'un de vos concurrents. Il est préférable que vous vous efforciez d'obtenir une livraison à temps.

Avant que nous ajustions la façon dont nous mesurons les livraisons dans les délais, nous roulions assez haut. Si vous arrondissez 99,7 pour cent, vous obtiendrez 100 pour cent - donc si j'ai plissé très fort, je pourrais me tromper en croyant que nous étions bons à la livraison à temps.

Mais se tromper n'est pas l'une des pierres angulaires du succès. Ce que nous avons appris, c'est que si nous savions que nous allions être en retard sur une livraison à un client, nous contacterions le client et lui demanderions si tout allait bien si nous avions été expédiés en retard. Si le client acquiesçait, nous ajusterions la date de notre promesse au client et nous compterions à temps, si nous faisions la date ajustée.

Ce processus a masqué des problèmes. Parce que nous nous trompions en pensant que nous avions atteint une livraison dans les délais de près de 100%, nous n'avions pas réalisé que nous avions un fournisseur qui arrivait souvent en retard dans ses livraisons. Ou quel est le véritable impact de ces livraisons en retard.

Nous étions assis dans notre ignorance et croyions que nous servions nos clients d'une manière qui répondait à leurs besoins. Une fois que nous avons ajusté notre métrique de livraison à temps pour correspondre lorsque nos clients voulaient réellement leurs livraisons, notre livraison à temps a chuté dans les 80 percentiles.Les drapeaux rouges ont soudainement commencé à onduler.

Dans le cadre de notre programme d'approvisionnement, nous avons pu assurer la livraison à temps de notre fournisseur. Le revers de la médaille, c'est que notre fournisseur n'avait pas réalisé que sa performance était inacceptable. Le programme d'approvisionnement nous a aidés à le mettre en évidence, ce qui nous a permis de conserver le fournisseur en place tout en augmentant ses performances.

L'échec global de 94% de livraison à temps ne dit pas toute l'histoire. Nous allons dans la bonne direction. La livraison à temps a atteint 100 pour cent dans 3 des 4 dernières semaines. Et nous avons un contrôle plus strict de la chaîne d'approvisionnement.

Contrôle d'inventaire

Nous avons seulement une poignée de produits que nous expédions à nos clients. Il était donc relativement facile de savoir où tout était. Ensuite, nous avons commencé à lancer de nouveaux produits. Et il est devenu de plus en plus difficile de garder une trace de tout cela.

Sauf que, lorsque vous optimisez la chaîne d'approvisionnement, vous n'avez pas à suivre tout cela. Vos systèmes de contrôle d'inventaire le font pour vous. Pour que votre système de contrôle des stocks fonctionne (qu'il s'agisse d'un système WMS complet, d'une feuille de calcul ou d'un tableau blanc), vous devez vous assurer que les données sont exactes.

Ma première tentative d'inventaire physique a entraîné un blocage de la fin de semaine. J'ai compté les produits que nous pensions avoir expédiés il y a deux ans. Je suis allé à une boîte qui était "pleine de" l'un de nos produits clés - seulement pour trouver il restait trois.

Avant nos dénombrements physiques, j'aurais dit que nous avions six numéros de pièces viables et deux emplacements d'entrepôt réels. Nous avons maintenant plus de trente numéros de pièces qui se trouvent dans une douzaine d'entrepôts.

Nous effectuons des comptages de cycles hebdomadaires. Nous comparons ce que nous avons sur notre feuille de calcul de contrôle des stocks (nous ne sommes pas prêts pour un WMS complet) à ce que nous avons physiquement. Nous allons compter ce que nous avons physiquement et le comparer à notre feuille de calcul.

La précision de mon inventaire de 96% me dit que pour l'année, pas terrible. Mais - encore une fois - nous vivons sur un continuum. Aujourd'hui, nous avons une précision d'inventaire de 100%, donc quand nous disons à un client que nous pouvons expédier un produit aujourd'hui - nous savons que nous l'avons (et nous savons où il est).

Cette année pourrait ressembler à un contrôle d'inventaire échouer - mais l'année prochaine ne le sera pas. Nous avons des processus reproductibles en place pour garantir cela.

Satisfaction du client

Nous étions en difficulté et nous ne l'avons pas réalisé. Nous avions des clients mécontents mais nos métriques n'auraient pas raconté cette histoire.

Maintenant, nous livrons à nos clients ce qu'ils veulent, quand ils le veulent réellement - et parce que nous avons le contrôle des stocks et de nos fournisseurs - nous dépensons le moins d'argent possible pour y arriver.