Apprendre Comment planifier votre premier grand événement

Félicitations! Votre patron vient de vous nommer pour coordonner la conférence d'automne de l'entreprise. C'est une excellente opportunité pour vous de montrer vos compétences et potentiellement gagner une augmentation dans le processus. Il n'y a qu'un problème: vous n'avez jamais planifié un événement comme celui-ci avant! Ne pas s'inquiéter. Beaucoup d'autres se sont retrouvés dans la même situation, et vous réussirez parce que vous êtes organisé et déterminé.

Comme tout projet d'entreprise, la première étape consiste à organiser toutes les informations dont vous disposez et à identifier les questions les plus urgentes.

Avant de choisir un lieu ou d'engager un locuteur, vous devez connaître les paramètres de base de votre événement. Il est presque impossible de parler des détails et des coûts avec un tiers jusqu'à ce que vous ayez plus de détails. Voici les détails clés que vous devez définir avant de contacter des fournisseurs externes.

Date

Tout tourne autour de la date de votre événement spécial. Idéalement, vous devez avoir trois dates possibles en tête afin de pouvoir comparer la disponibilité et les prix dans tous les domaines. Essayez d'inclure différents jours de la semaine pour une flexibilité maximale.

Délai

Même une seule heure de différence peut avoir un impact sur votre planification, vous devez donc vous renseigner sur les délais prévus. Par exemple, commencer à 10 heures au lieu de 8 heures signifie que vous n'avez pas besoin d'allouer un budget petit-déjeuner.

Numéros de présence

Il s'agit d'un détail souvent trop largement estimé pour des négociations productives. Soyez réaliste avec vos projections de présence. Discutez à l'avance de qui vous inviterez et mettez vos projections ensemble sur une feuille de calcul. La participation et le budget sont directement corrélés, alors ne devinez pas au hasard le nombre de personnes auxquelles vous pensez participer.

Séances en sous-groupes

Vous ne pouvez avoir besoin que d'une salle de banquet si vous organisez un dîner, mais une conférence à grande échelle nécessitera probablement des salles de sous-commission supplémentaires et un espace d'exposition. Encore une fois, vous ne pourrez pas mesurer les coûts tant que vous n'aurez pas défini l'espace dont vous avez besoin. Pour les conférences, la meilleure approche consiste à planifier un itinéraire simulé lors de votre toute première réunion. Le partage d'idées et leur reconstitution sur papier vous aideront à prendre les décisions de planification suivantes.

Budget par rapport aux coûts

Il peut sembler peu pratique de travailler sur un budget avant de connaître les coûts du site et de la restauration, mais travailler de cette façon vous permet de mesurer toutes les propositions des fournisseurs. Commencez avec vos sources de revenus. Combien devriez-vous facturer pour la participation? Inviterez-vous des sponsors pour aider à compenser les coûts? Que paieront les exposants pour participer? En fin de compte, les revenus dicteront votre budget, il est donc logique de les protéger en premier.

Marketing

Une fois que vous avez identifié vos sources de revenus, l'étape suivante consiste à définir votre plan marketing. Quelle est la meilleure façon d'atteindre et d'engager vos générateurs de revenus? Peut-être avez-vous une liste de participants potentiels en tant qu'employeur ou association d'adhésion. Ce serait évidemment utile, mais qu'en est-il des sponsors et des exposants?

Si vous prévoyez d'attirer plus de 20 exposants, vous devez être en mesure de les atteindre. Les campagnes de marketing ciblées coûtent de l'argent, ce qui réduit vos revenus.

Transport et hébergement

L'organisation d'une conférence locale élimine généralement toute préoccupation relative au transport. Cependant, vous devez toujours adresser l'hébergement pour les conférenciers, les exposants et les invités spéciaux. Certains hôtels offrent des réductions sur l'espace de réunion si vous réservez suffisamment de chambres. La seule façon de tirer parti de cela est de connaître vos besoins d'hébergement à l'avance. Revenez sur vos données de présence et projetez le nombre d'invités de l'extérieur de votre zone.

Maintenant tout cela ressemble probablement à beaucoup d'informations à rassembler à l'avant, et c'est le cas. Mais gardez à l'esprit que ce sont les détails qui affectent tout le reste dans le processus de planification.

Vous pourriez être initialement attiré par les tâches plus «glamour», comme les visites de sites et la planification de menus. Rappelez-vous juste que leur temps viendra. Pour le moment, concentrez-vous sur les faits pour pouvoir prendre les meilleures décisions plus tard.