Comment planifier avec succès un événement de collecte de fonds

Organiser un événement de collecte de fonds est une excellente façon de recueillir des fonds pour une organisation ou une cause. Les activités de collecte de fonds permettent de sensibiliser le public, de favoriser la participation de la collectivité et de rassembler tout en amassant des fonds pour une bonne cause. Planifier un événement de collecte de fonds - tout comme la planification de tout autre événement - prend du temps, de l'organisation et de la créativité.

Planification d'un événement de collecte de fonds

Suivez ce guide facile à suivre pour planifier avec succès un événement de collecte de fonds.

1. Quel est l'objectif?

Avant de commencer à planifier un événement, déterminez d'abord quel est l'objectif de votre événement de collecte de fonds. La plupart des événements de collecte de fonds ont plus d'un but. L'objectif pourrait être de faire de la publicité, d'accroître la sensibilisation, d'élargir un réseau existant ou de récompenser les bénévoles pour leurs efforts, tout en recueillant des fonds pour l'événement. Sachez quel est le résultat souhaité afin de concevoir un événement qui répondra à cet objectif.

2. Combien d'argent espérez-vous augmenter?

Comment savoir si votre événement de collecte de fonds est un succès si vous n'avez pas d'objectif de collecte de fonds? Établir un objectif de collecte de fonds clair et mesurable. L'objectif devrait être réalisable mais aussi légèrement hors d'atteinte. Cela fournira une motivation supplémentaire pour ceux qui sont impliqués dans l'événement - et votre public cible - pour s'efforcer d'atteindre l'objectif de collecte de fonds.

Suivez les progrès de la collecte de fonds à l'aide d'indicateurs et faites connaître les progrès réalisés en utilisant les médias sociaux et d'autres canaux de marketing.

Encouragez votre réseau de collecte de fonds à contribuer à l'atteinte de la cible. Gardez à l'esprit cet objectif est le montant d'argent qui reste après que tous les frais de l'événement sont payés.

3. Établir un budget d'événement

En gardant à l'esprit votre objectif de collecte de fonds, établissez le budget de votre événement. Faites une liste complète de toutes les dépenses liées à l'organisation de cet événement de collecte de fonds.

Comprend:

• Frais de location pour le lieu
• Restauration
• Location de matériel
• Frais de personnel
• Invitations
• Divertissement (conférenciers, musiciens)
• Décorations
• Transport
• Personnel de sécurité

Votre budget doit refléter tous les coûts connus et inclure un montant pour les dépenses imprévues. Pour atteindre votre objectif de collecte de fonds, le montant d'argent recueilli lors de l'événement doit dépasser toutes les dépenses.

4. Connaissez votre audience cible

Pour commercialiser efficacement un événement - qu'il s'agisse d'une collecte de fonds, d'une réunion ou d'un festival - vous devez d'abord établir qui est votre public cible. Essayez-vous d'atteindre les jeunes professionnels qui vont embrasser votre cause? Votre événement de collecte de fonds est-il quelque chose pour le grand public et tout le monde peut y assister? Peut-être que votre public cible est constitué de propriétaires de petites entreprises qui contribueront un pourcentage de leurs ventes à votre cause.Pensez à qui vous essayez d'atteindre afin que vous puissiez adapter vos efforts de marketing.

5. Communiquez avec la communauté

Lorsque vous planifiez un événement de collecte de fonds, pensez à votre réseau communautaire local dans vos efforts de sensibilisation. Communiquez avec les entreprises locales pour demander leur aide en fournissant certains des composants de l'événement à un coût nul ou réduit. Par exemple, envisager de solliciter des dons pour les articles suivants:

• Location de chaises
• Location de tentes
• Décorations
• Alimentation et restauration
• Musique ou DJ
• Signalétique

Les supermarchés locaux peuvent donner de l'eau en bouteille pour les invités. Un imprimeur local peut faire don de la signalisation. En contrepartie d'un certain niveau de participation, offrez à l'entreprise ou au vendeur une publicité sous la forme d'une liste des entreprises dans des documents imprimés ou des affiches lors de l'événement.

Les avantages de cette sensibilisation communautaire sont nombreux. Votre organisation reçoit du matériel ou des services à coût nul ou réduit, ce qui contribue à réduire vos dépenses. Ces entreprises locales font partie de votre réseau et leur soutien fera la promotion de votre événement auprès de leurs clients.

Joignez-vous à d'autres groupes caritatifs pour obtenir de l'aide, comme des organisations locales de jeunes, des groupes de scouts ou des clubs de services communautaires dans les écoles locales. Ils peuvent offrir de l'aide pour l'installation, le nettoyage, la distribution des articles lors de l'événement, et plus encore.

6. Créer un comité d'accueil

Généralement, les événements de collecte de fonds ont un comité hôte. Ces membres du comité devraient être engagés envers la cause et l'événement, et être de grands donateurs qui encourageront les autres à contribuer également leurs ressources. Les chefs d'entreprise et les célébrités locales servent souvent sur les comités d'accueil. Leur rôle n'est pas celui de la planification d'événements; Au lieu de cela, il s'agit de travailler pour vous aider à atteindre vos objectifs de collecte de fonds.

7. Publicité événementielle

Une fois la date de l'événement établie et le public cible sélectionné, il est temps de travailler sur la publicité événementielle. Développer un plan de relations publiques / marketing pour l'événement de collecte de fonds - un qui est séparé de votre plan de l'événement de collecte de fonds. Inclure un calendrier pour faire des annonces et envoyer du matériel, ainsi que les méthodes disponibles pour la distribution. Cela peut inclure:

• Invitations postales à l'événement
• Campagne de marketing par publipostage
• Réunions sociales avec des représentants du comité hôte
• Présence en ligne (site Web de l'organisation, Facebook, Twitter, etc.)
• Direct sensibilisation au réseau de collecte de fonds de l'organisation
• Sensibilisation de la communauté locale
• Journaux locaux et publications en ligne
• Réseau d'affaires et réseau social du comité hôte

Faites de votre campagne publicitaire une priorité. Sans marketing efficace, l'événement lui-même - ainsi que la cause caritative - passeront inaperçus et l'objectif de collecte de fonds ne sera pas atteint.

8. Format pour les ventes de billets

Dans le cadre de votre plan d'événement de collecte de fonds, incluez une méthode de vente et de distribution de billets. Décidez comment les billets seront vendus, quand ils seront vendus, et s'ils seront distribués avant l'événement ou disponibles pour être ramassés à la porte de l'événement.Déterminez s'il y aura un prix forfaitaire pour l'événement ou différents niveaux de contribution, comme un prix différent pour l'accès à la zone V.I. P. ou une réception spéciale.

Créez également une méthode d'organisation des ventes de tickets, ainsi que la manière dont les informations personnelles de ces tickets d'achat seront ajoutées à votre liste de contacts de collecte de fonds. Cette information de contact est une partie précieuse de vos futurs efforts de marketing.

9. N'oubliez pas de dire «Merci»

Ne commettez pas l'erreur coûteuse de ne pas remercier vos collaborateurs, les commanditaires d'événements et les bénévoles. Prenez le temps d'envoyer des notes personnelles à tous ceux qui participent à votre événement de collecte de fonds. Remerciez le traiteur pour sa participation à l'événement et pour avoir fourni de la nourriture stellaire. Remerciez les bénévoles scouts pour le temps et l'énergie qu'ils ont consacrés à l'installation des tentes. Remerciez les vendeurs qui ont fourni des locations indispensables à prix réduit. Vous avez l'idée.