En savoir Comment acheter un système téléphonique d'entreprise

Pour la plupart des organisations, l'équipement de bureau le plus important est le téléphone. Les systèmes téléphoniques de classe affaires commencent généralement à coûter quelques milliers de dollars, et le prix augmente proportionnellement à l'augmentation de la taille du système et le nombre de fonctionnalités que vous voulez.

Les systèmes téléphoniques de classe affaires dont il est question ici s'appliquent aux bureaux de dix personnes ou plus.

Caractéristiques dont vous aurez besoin

Les fonctionnalités qui apportent de la valeur à votre entreprise et relient votre entreprise au monde vont augmenter le coût total du système téléphonique.

Un de vendeur de système téléphonique va essayer de vous vendre toutes les cloches et de sifflets (c'est leur travail), mais vous devez regarder chaque fonction et de décider si elle va ajouter de la valeur à votre entreprise ou vous faire économiser de l'argent.

Fonctions de base

Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes disponibles sur un système téléphonique professionnel. Chaque marque est différente, alors demandez au vendeur une liste complète des options.

Le standard automatique prend généralement la place d'un réceptionniste en présentant aux appelants une liste d'options pour acheminer leur appel (par exemple, "Appuyez sur 3 pour parler à quelqu'un dans les ventes"). Il peut également laisser les appelants composer directement l'extension d'une partie.

• Les fonctions de conférence permettent à deux extensions ou plus de se connecter pour partager une conversation. Habituellement, la valeur par défaut est deux. Si vous en avez besoin de plus de deux, demandez quel est le nombre maximum de participants. Certains systèmes autorisent uniquement les extensions internes à être conférences. Si vous avez besoin d'appels de conférence externes, renseignez-vous également à ce sujet.
• Le répertoire automatisé permet aux appelants de rechercher le poste d'un employé en entrant les premières lettres de son nom.
• La messagerie vocale permet de laisser des messages pour les employés indisponibles ou au téléphone. Certains systèmes peuvent transmettre des messages vocaux à l'adresse électronique d'un employé et permettre à un équipement de messagerie vocale distinct d'interagir avec leur équipement. Selon le prix, cela pourrait vous faire économiser de l'argent.
• L'appel en attente est la possibilité de mettre un appel en attente pendant que l'utilisateur s'occupe d'autres questions. Habituellement inclus avec le système.
• Renvoi d'appel permet à l'utilisateur de transférer temporairement tous les appels vers un autre poste ou vers la messagerie vocale.
• Numérotation abrégée enregistre les numéros de téléphone fréquemment utilisés et permet à l'utilisateur de composer le numéro en appuyant sur un bouton ou deux. C'est un gain de temps utile pour les numéros fréquemment appelés.
• Recomposition permet de recomposer le dernier numéro appelé en appuyant simplement sur un bouton.
• La radiomessagerie permet à un utilisateur de parler au moyen d'un système de sonorisation pour appeler un employé ou faire des annonces.
• La musique en attente permet à vos appelants d'écouter pendant qu'ils sont en attente. Cela peut être de la musique ou des messages préenregistrés annonçant votre entreprise.
• L'alimentation de secours fournira une autre source d'électricité pendant 10 à 60 minutes en cas de panne d'électricité.

Fonctions avancées

Les fonctionnalités avancées ajoutent un coût significatif à l'ensemble du système et ajoutent un coût continu sur la durée de vie du système. Cependant, cela pourrait être compensé par un service clientèle réduit et des avantages de gain de temps qu'ils apportent.

• La fonction de localisation à distance permet des connexions simples aux employés hors site ou aux petits bureaux distants en composant simplement un poste interne.
• Trouvez-moi / Suivez-moi permet aux utilisateurs de transférer leur téléphone sur demande vers un autre téléphone, téléphone cellulaire, téléphone résidentiel, secrétaire, etc.
• L'intégration téléphonique d'ordinateur (CTI) permet au interagir avec un système informatique. Les exemples incluent la possibilité pour un utilisateur de cliquer sur un numéro de téléphone sur l'écran et que le système téléphonique compose automatiquement le numéro (en réduisant les mauvais numéros et en économisant du temps); ou le passage du numéro de téléphone d'un client à un ordinateur lors d'un appel afin de décrocher le compte du client et de l'afficher sur l'écran de l'employé avant de répondre au téléphone. Cette option est très chère.

Quelle devrait être la taille du système?

La prochaine question à laquelle vous devez répondre est l'endroit où vous voulez installer les téléphones. La liste suivante identifie les endroits courants où vous souhaitez localiser une extension téléphonique:

• Réceptionniste
• Chaque bureau
• Télécopieur
• Terminaux de carte de crédit, ports de données
• Salle de conférence
• Étage atelier / entrepôt
• Zones publiques (salle d'attente, couloirs, entrées, etc.)

Ensuite, vous devrez déterminer le nombre d'appels téléphoniques simultanés entrant et sortant du bureau. La somme totale des appels entrants et sortants à un moment donné est le nombre de lignes (ou de lignes réseau) dont vous aurez besoin.

Les configurations courantes sont 3, 8, 12, 16, 24 ou 48 lignes. Les systèmes plus grands ont des emplacements d'extension afin que vous puissiez ajouter plus de lignes à une date ultérieure. N'oubliez pas de tenir compte de la croissance future (25% n'est pas rare). Important: si vous le sous-estimez, les appelants recevront un signal occupé si toutes les lignes sont utilisées.

Trouver un revendeur de système téléphonique

Trouver un revendeur n'est pas difficile. Tout d'abord, vous pouvez rechercher sur Internet "Matériel et fournitures téléphoniques" pour trouver un revendeur près de chez vous.

Les foires commerciales d'affaires et de bureau sont également de bons endroits pour commencer. Non seulement vous serez en mesure de rencontrer les gens de ventes et de soutien, mais vous pouvez également essayer un système.

Enfin, le meilleur moyen est de demander autour. Demandez à des personnes que vous connaissez qui ont une entreprise avec un bureau. Vous pouvez également obtenir leur évaluation de la qualité de l'équipement et du niveau de service fourni.

Calcul du coût total

Le coût total du système comprend les composants suivants:

• L'unité de base / le système est l'unité qui contrôle l'ensemble de l'infrastructure téléphonique.Le coût dépend du nombre de fonctionnalités dont vous disposez, du nombre d'appareils téléphoniques qu'il peut gérer et du nombre de lignes provenant de la compagnie de téléphone.

• Les combinés / ensembles de bureau sont les unités qui se trouvent sur les bureaux ou sont fixées au mur. Ils viennent dans plusieurs styles, capacités et prix différents. Les prix peuvent varier de 70 $ à 1 000 $. Voici quelques exemples: les ensembles de base (moins chers), de niveau intermédiaire, exécutif / haut de gamme, de réceptionniste (les plus chers) et de table de conférence. D'autres options incluent des casques mains-libres et des connexions sans fil. La plupart des combinés sont propriétaires et ne fonctionnent qu'avec un système de base de ce fabricant. Si vous remplacez un système téléphonique existant, le coût de tous les nouveaux combinés (si vous changez de marque) peut faire de la mise à niveau du modèle supérieur supérieur la seule solution abordable.

• Le câblage correspond aux vaisseaux sanguins de l'organisme et ne doit pas être marginalisé. Si vous construisez un bureau, installez des câbles et des prises supplémentaires dans les zones où vous pensez avoir besoin d'un téléphone à l'avenir. Le coût sera une fraction du coût si vous devez y retourner plus tard et percer des trous dans les plafonds et les murs. Si vous l'installez dans un bâtiment avec un câblage existant, demandez au concessionnaire de vérifier la compatibilité du câblage avant de signer le contrat.
• L'installation et la configuration initiale seront la partie la plus longue du projet. Les systèmes téléphoniques ne fonctionnent pas correctement et devront probablement être installés et configurés initialement par un technicien qualifié. Afin de démarrer et de courir aussi vite que possible, assurez-vous que cela est inclus dans le contrat. D'autres options qui peuvent être négociées sont la maintenance, les modifications futures et la formation de vos employés.

Prendre la décision finale

La décision finale repose sur vos épaules. Les vendeurs de systèmes téléphoniques peuvent être agressifs, mais rappelez-vous que vous êtes «le client» et que vous êtes responsable. Afin d'obtenir le meilleur prix pour le système que vous voulez, livrez vos besoins à plusieurs entreprises et laissez-les enchérir sur le projet. Assurez-vous d'avoir une proposition détaillée couvrant tous les domaines décrits ci-dessus.

Vous ne pourrez pas comparer les pommes avec les pommes, demandez donc que le coût des fonctionnalités soit indiqué séparément (ou détaillé, si elles sont incluses dans un ensemble de fonctionnalités). Cela vous permettra de déterminer ce qui cause les différences de prix. Si vous n'êtes toujours pas sûr d'un leader clair, demandez à voir une démonstration sur le site d'un client existant. Enfin, comparez les propositions et choisissez celle qui répond à vos besoins, permet la croissance et, surtout, vous vous sentez le plus à l'aise.