Comment corriger une erreur dans le formulaire 941?

Qu'est-ce que le formulaire IRS 941?

Le formulaire IRS 941 est la déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur. Formulaire 941 doit être déposé chaque trimestre par les employeurs, rapportant les impôts sur le revenu retenus de la paie des employés, les impôts FICA (Sécurité sociale et Medicare) retenus des employés, et les impôts FICA payables par l'employeur. Le formulaire 941 n'est pas un formulaire de paiement; il documente trois choses:

1. Les montants totaux retenus sur la paie des employés pour les impôts FICA et les impôts fédéraux sur le revenu pour le trimestre précédent,

2. Les montants payables par l'employeur pour sa part des taxes FICA, et

3. Les montants déjà déposés pour ces charges sociales du trimestre précédent.

Le formulaire 941 doit être soumis à l'IRS dans les 30 jours suivant la fin de chaque trimestre.

Erreurs lors de la complétion du formulaire 941

Le type d'erreur le plus courant lorsque vous remplissez le formulaire 941 est de saisir le mauvais montant dans l'une des cases. Selon l'IRS ces erreurs peuvent être dans l'un des éléments de cette liste, qui comprend:

• Salaires, pourboires, et autres compensations;

• Impôt sur le revenu retenu sur les salaires, pourboires et autres rémunérations;

• Salaire de la sécurité sociale imposable;

• Conseils fiscaux sur la sécurité sociale;

• Salaire et conseils d'assurance-maladie imposable;

• Salaire imposable et pourboires assujettis à la retenue d'impôt supplémentaire pour l'assurance-maladie;

• Crédits pour les paiements d'aide à la prime COBRA (pour l'extension des plans de soins de santé pour les employés licenciés)

Des erreurs dans ces montants peuvent entraîner des coûts trop élevés (sur-déclaration) ou trop faibles (sous -rapport) à l'IRS.

Vous pouvez choisir (a) un ajustement, si vous avez sous-déclaré, ou si vous avez sous-déclaré et sur-déclaré, ou (b) une réclamation, si vous avez surdéclaré. Vous ne pouvez pas utiliser un ajustement et une réclamation sur le même formulaire; vous devez utiliser des formulaires 941 distincts.

Quand soumettre le formulaire 941

Tel qu'indiqué ci-dessus, le formulaire 941 doit être remis trimestriellement, à la fin du mois suivant la fin de chaque trimestre de l'année:

Le formulaire 941 est payable trimestriellement, à la fin du mois suivant la fin du trimestre, selon le calendrier suivant:

• Par exemple, pour le premier trimestre de l'année, se terminant le 31 mars, soumettre avant le 30 avril
• Pour le deuxième trimestre se terminant le 30 juin , soumettre avant le 31 juillet
• Pour le troisième trimestre, se terminant le 30 septembre, soumettre avant le 31 octobre
• Pour le quatrième trimestre se terminant le 31 décembre, soumettre avant le 31 janvier 2016.

Si la date d'échéance est un week-end ou vacances, la date d'échéance est le jour ouvrable suivant.

Comment corriger les erreurs sur le formulaire 941

L'IRS exige que les entreprises déclarent les erreurs du formulaire 941 sur le formulaire 941X - Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur rajusté ou demande de remboursement. Le formulaire 941X se rapporte ligne par ligne au formulaire 941, la déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur.

Le formulaire 941X est un formulaire autonome qui se rapporte ligne par ligne à la déclaration de revenus d'emploi qu'il corrige. Vous pouvez produire le formulaire 941X à tout moment lorsque vous découvrez une erreur, plutôt que d'avoir à attendre pour le déposer à la fin du trimestre avec la prochaine déclaration de revenus d'emploi.

Présentation du formulaire 941X

Le formulaire 941X comporte cinq sections.

La Section 1 demande si ce formulaire est pour une déclaration ajustée ou pour une réclamation. (Vous ne pouvez pas vérifier les deux.)

Section 2 a quelques questions pour savoir ce que vous avez fait, ce que vous n'avez pas fait, et plus de détails sur la raison pour laquelle vous remplissez ce formulaire.

La section 3 copie le formulaire original 941 et vous demande de corriger les sections incorrectes. Assurez-vous de vérifier vos calculs au fur et à mesure que vous remplissez cette section.

La section 4 demande une explication détaillée des raisons pour lesquelles vous effectuez ces corrections.

La section 5 requiert votre signature et la signature d'un préparateur rémunéré, si vous en avez utilisé une.

Quelques notes pour remplir le formulaire 941X

• Vous pouvez utiliser le formulaire pour un trimestre seulement. Si vous déclarez plus d'un trimestre, vous devez utiliser un formulaire distinct pour chaque trimestre.
• Le processus diffère si vous produisez moins de 90 jours à compter de l'expiration de la période de limitation de crédit ou de remboursement pour le formulaire 941, ou plus de 90 jours à compter de cette date. Lisez les instructions (incluses avec le formulaire) pour plus d'informations.
• Si votre erreur a affecté la retenue de l'employé, vous devez obtenir le consentement écrit de chaque employé concerné. Vous devrez certifier: «J'ai une déclaration écrite de chaque employé indiquant qu'il ou elle n'a pas réclamé (ou la demande a été rejetée) et ne réclamera pas de remboursement ou de crédit pour la surproduction. Si vous ne pouvez pas trouver tous les employés ou si vous ne pouvez pas obtenir le consentement écrit de chaque employé, vous pouvez seulement apporter des changements dans la partie de l'employeur.
• La partie 3 du formulaire 941x suit le contour du formulaire 941. Pour chaque article, vous devez inclure le montant total corrigé, le montant déclaré précédemment et la différence.
• Vous devez inclure une explication détaillée de la façon dont vous avez déterminé vos corrections.