Dans le formulaire 1099-MISC - et comment les corriger

Être prévenu est un avantage. Après avoir préparé les formulaires 1099- MISC, arrêtez-vous et assurez-vous qu'ils sont corrects. Avant d'envoyer ces formulaires aux particuliers et aux entreprises que votre entreprise a payés et déposer ces formulaires auprès de l'IRS, consultez ces erreurs courantes pour éviter les problèmes.

Qu'est-ce que le formulaire 1099-MISC?

Le formulaire 1099-MISC - Revenus divers, doit être envoyé à toute personne (sauf les employés) à qui vous avez payé 600 $ ou plus au cours d'une année civile.

Les formulaires doivent être remis aux bénéficiaires au plus tard le 31 janvier de l'année suivante et ensuite déposés auprès de l'IRS, avec un formulaire de transmission 1096.

Formulaire 1099-MISC n'est pas pour les employés ; ces personnes reçoivent un formulaire W-2 en janvier de chaque année pour déclarer les gains de l'année précédente.

MISE À JOUR: La date limite pour le dépôt des formulaires 1099-MISC et 1096 formulaires de transmission avec l'IRS a été modifiée. Pour les formulaires de 2017, la date limite de dépôt est le 31 janvier 2018. Vous trouverez plus d'informations sur cette modification dans cet article sur les 2018 échéances du rapport annuel sur la masse salariale.

Qui doit recevoir un formulaire 1099-MISC

Le formulaire 1099-MISC doit être remis à toute personne qui n'est pas un employé et une entreprise (ce qui inclut de donner ce formulaire aux propriétaires uniques, aux entrepreneurs indépendants , sociétés en commandite et sociétés à responsabilité limitée (LLC)) à qui vous avez payé 600 $ ou plus au cours d'une année civile, y compris tous les entrepreneurs et tous les avocats.

Même si la personne n'est pas «en affaires» et n'a pas d'identité d'entreprise, si vous lui avez versé 600 $ ou plus, elle doit recevoir un 1099-MISC.

Il existe plusieurs exceptions. Les deux exceptions les plus courantes sont:

• Les sociétés (mais les cabinets d'avocats qui sont des sociétés doivent recevoir un 1099-MISC) et
• salaires payés aux employés.

Il existe de nombreuses autres exceptions à cette exigence; vérifiez avec votre CPA ou votre conseiller fiscal qui doit recevoir le formulaire 1099-MISC.

Erreurs courantes dans l'envoi et la soumission du formulaire 1099-MISC:

Utilisation du formulaire pour la mauvaise année.

Utilisez le formulaire 1099-MISC pour l'année où les paiements ont été effectués, et non l'année où vous remplissez le formulaire. Par exemple, pour les paiements effectués en 2014, utilisez le formulaire 1099-MISC 2014, même si vous remplissez le formulaire en 2015.

N'utilisez pas le formulaire approuvé.

Vous ne pouvez pas télécharger le formulaire 1099-MISC, le copier et l'utiliser. Le rouge sur la copie A (la copie envoyée à l'IRS) est une encre spéciale qui ne peut pas être dupliquée avec un copieur couleur. Vous devez obtenir les formulaires approuvés, auprès d'une entreprise de fournitures de bureau, l'IRS, ou d'une société de logiciels.

Envoi d'un formulaire 1099-MISC à un employé .

Les employés doivent recevoir le formulaire W-2 pour les salaires ou traitements versés dans le cadre de leur emploi. Si la personne est rémunérée pour un travail contractuel externe pour votre entreprise, ces paiements peuvent être faits avec un formulaire 1099-MISC.C'est compliqué; Vérifiez avec votre conseiller fiscal pour les questions sur qui devrait recevoir le formulaire 1099-MISC et en savoir plus sur les employés par rapport aux entrepreneurs indépendants.

Suppression des numéros d'identification des bénéficiaires.

Toute personne à qui vous fournissez le formulaire 1099-MISC doit avoir avec vous une pièce d'identité du contribuable.

Vous devez d'abord demander un identifiant de contribuable à chaque bénéficiaire. Formulaire W-9. Si aucun numéro de contribuable n'est fourni, le contribuable est assujetti à la retenue de réserve.

Omettre d'inclure un formulaire de transmission.

Lorsque vous produisez tous les formulaires 1099-MISC auprès de l'IRS, vous devez inclure tous les formulaires pour votre société et un formulaire de transmission 1096 qui résume toutes les informations numériques sur tous les formulaires 1099-MISC. Un formulaire distinct 1096 doit être inclus pour chaque type de formulaire 1099 déposé par votre société. Voici d'autres renseignements sur la façon de soumettre le formulaire de transmission 1096. Si vous envoyez par voie électronique les formulaires du formulaire 1099-MISC, vous n'avez pas à inclure le formulaire 1096, et le délai est prolongé.

Faire des erreurs de formulaire.

L'utilisation de logiciels financiers peut vous aider à éviter ces erreurs sur les formulaires W-2, notamment les erreurs de formulaire, et votre logiciel peut vous avertir lorsque vous atteignez le montant maximum de la sécurité sociale

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• Ne pas utiliser d'encre noire (trop faible)
• Rendre les entrées trop grandes ou trop petites. L'IRS vous suggère d'utiliser 12 pt. Police de type Courier pour l'impression de formulaires 1099-MISC.
• Mauvais formatage du nom de l'employé. Le prénom de l'employé et l'initiale du second prénom vont dans la première case, le nom de l'employé dans la deuxième case et tout suffixe (comme "Jr.") va dans la troisième case.

Comment corriger les erreurs sur le formulaire 1099-MISC

Le processus de correction des erreurs du formulaire 1099-MISC est légèrement différent, selon que vous déposez des formulaires papier ou que vous produisez des déclarations par voie électronique.

Pour les erreurs sur les formulaires papier, les instructions générales de l'IRS disent de faire la correction sur un nouveau formulaire et cochez la case "Corrigé" en haut du formulaire. Il existe d'autres différences en fonction du type d'erreur. Les instructions de l'IRS sur le formulaire de retour d'informations a des détails à vous suivre.

Pour les erreurs sur les formulaires 1099-MISC déposés par voie électronique, vous pouvez apporter des corrections en utilisant des formulaires papier, en utilisant le processus décrit ci-dessus, sauf si vous avez 250 corrections ou plus à faire.

Si l'erreur est un nom de contribuable ou un numéro d'identification incorrect, vous devez faire la correction dans une lettre écrite à l'IRS. Les instructions pour le formulaire 1099-MISC ont des détails sur la façon d'écrire cette lettre.

Pour plus d'informations sur le formulaire 1099-MISC

Pour en savoir plus sur le formulaire 1099-MISC: tous les faits , y compris comment et où déposer auprès de l'IRS.

L'IRS a une page Web spécifique dédiée aux informations sur le formulaire 1099-MISC: