Introduction au module Purchasing dans SAP

Introduction aux achats dans SAP

Les entreprises de toute taille utilisent leur fonction de chaîne d'approvisionnement pour acheter des articles soit pour fabriquer des produits finis, soit pour fournir des services. Avant qu'un service des achats puisse acheter du matériel dans SAP, l'infrastructure unique du service doit être configurée.

Pour concevoir une structure répondant au mieux aux besoins d'une entreprise, vous devez comprendre la structure organisationnelle de SAP et les décisions qu'un service des achats doit prendre.

Structure organisationnelle des achats SAP

Chaque service des achats est unique, mais la structure organisationnelle définie dans SAP permet à une entreprise d'adopter les meilleures pratiques afin de maximiser les avantages du système.

• Organisation des achats - C'est le plus haut niveau de l'infrastructure d'achat. Une organisation d'achats est définie comme un groupe d'activités d'achat associé à l'ensemble ou à une partie spécifique de l'entreprise.

Si une entreprise dispose d'un grand nombre de sites géographiquement indépendants, chaque zone peut avoir sa propre organisation d'achats. Cependant, une petite entreprise avec un ou deux emplacements ne peut utiliser qu'une seule organisation d'achats.

• Groupe d'acheteurs - Le groupe d'acheteurs peut être défini comme une personne ou un groupe de personnes ayant un certain type de produits ou un groupe de produits achetés via l'organisation d'achat.

Dans les grandes organisations, il existe souvent des groupes de professionnels des achats dans le département des achats qui travaillent avec certains fournisseurs ou types de fournisseurs.

Documents d'achat

Un certain nombre de documents d'achat sont utilisés par les services des achats dans SAP.

• Demande d'achat - Si un produit est requis via le processus de planification de la production, une demande d'achat peut être générée. Les produits et services ne faisant pas partie du processus de planification peuvent être demandés manuellement à l'aide d'une demande d'achat.

Une demande peut être créée par des utilisateurs autorisés. Elle peut soit demander des articles à partir d'un catalogue Web, soit saisir des demandes directement dans le système SAP. Si une demande est émise pour un article qui n'a pas été acheté auparavant, une demande de devis peut être créée et envoyée à des fournisseurs existants ou nouveaux.

• Demande de devis - Si le produit ne peut être acheté auprès du fournisseur sous contrat ou si le prix et la qualité ne sont pas acceptables, le service des achats peut envoyer une demande de devis (RFQ) aux fournisseurs nouveaux ou existants.

Le fournisseur peut examiner la demande de prix et renvoyer le meilleur prix et les meilleures conditions pour les articles.

• Cotation - Lorsque le fournisseur renvoie ses devis, ceux-ci peuvent être saisis dans SAP, puis le service des achats peut les examiner et les comparer.

Il peut y avoir des négociations avec les fournisseurs pour la meilleure offre, où le service des achats tentera d'obtenir des délais de livraison, des rabais ou des frais de transport plus favorables.

• Bon de commande - Il s'agit d'un document commercial délivré par un service des achats au fournisseur, identifiant le produit ou service requis, les quantités et le prix négocié convenu entre le fournisseur et le service des achats.

Il est possible de configurer le système pour qu'un fournisseur reconnaisse avoir reçu le bon de commande.

Il est également possible d'exiger des fournisseurs qu'ils envoient un avis d'expédition anticipé, de sorte qu'il soit possible de savoir quand les articles doivent être livrés.

• Contrats - Au lieu d'un seul bon de commande avec un fournisseur, il est possible de créer un contact dans lequel le fournisseur accepte d'envoyer une certaine quantité d'articles sur une certaine période de temps.

De plus, le contrat peut être un contrat de valeur au lieu d'une quantité; le contact est pour une quantité totale de biens achetés sur une certaine période.

• Contrat de programme - Cet accord avec le fournisseur signifie qu'il y aura un contrat pour fournir les articles à intervalles réguliers sur une période de temps.

La fonction Achats de SAP a été conçue pour que ses utilisateurs puissent aider leurs organisations à fournir à leurs clients les commandes souhaitées par ces clients, lorsque ceux-ci souhaitent recevoir ces commandes, et à dépenser le moins possible en stock.

Cet article SAP Purchasing a été mis à jour par Gary Marion, expert en logistique et supply chain.