Informations pour conserver les enregistrements pendant la vérification des locataires

Lorsque vous présélectionnez des locataires potentiels pour combler un poste vacant sur votre propriété locative, vous recevrez de nombreux appels téléphoniques de la part de personnes souhaitant voir la propriété. L'information peut être accablante, alors il y a certaines choses que vous voudrez enregistrer sur chaque locataire, que ce soit juste un appel téléphonique, une visite en personne ou si le locataire a rempli une demande de location. Apprenez sept éléments d'information essentiels à garder sur les locataires potentiels qui peuvent vous aider dans le futur.

3 raisons de garder des dossiers sur les locataires potentiels

Vous savez peut-être que vous devriez tenir des registres sur vos locataires actuels, mais vous ne réalisez peut-être pas l'importance de tenir des registres sur les locataires. louer votre appartement. Ces enregistrements sont importants pour trois raisons.

1. Vous avez déjà des informations dans le cas où le locataire appelle à nouveau dans le futur.

2. Vous aide à comprendre pourquoi le locataire n'a pas loué l'appartement.

3. Sert de preuve au cas où vous êtes accusé de discrimination en matière de logement.

8 Enregistrements à conserver pendant la vérification des locataires

Les enregistrements que vous conservez chez les locataires potentiels dépendent de la distance parcourue par le locataire dans le processus de demande. Pour certains locataires potentiels, tout ce que vous aurez est un prénom et un numéro de téléphone et pour les autres, vous aurez une demande dûment remplie et un dépôt pour tenir l'appartement.

1. Nom, numéro de téléphone et date d'appel:

Chaque fois qu'un locataire potentiel appelle pour vous renseigner sur votre propriété, vous devez ajouter les informations suivantes dans une feuille de calcul:

• Date à laquelle il a été appelé.
• Numéro auquel ils ont appelé.
• Leur nom.

Même si le locataire n'a plus d'intérêt pour la propriété, cette liste peut vous aider dans le futur. Chaque fois qu'un locataire potentiel appelle, vous devez rechercher le numéro de téléphone dans la feuille de calcul. Bien que cette méthode ne soit pas infaillible, car les gens changent leur numéro de téléphone, cela peut vous aider à découvrir si un locataire potentiel a déjà appelé.

Par exemple, si un locataire qui a appelé il y a cinq mois appelle à nouveau pour voir une propriété, vous devriez envisager la possibilité de l'expulser.

2. Tableur des réponses aux questions d'admissibilité:

Vous devriez avoir une liste de questions qualifiées que vous posez à chaque locataire éventuel avant même de voir la propriété. Ces questions peuvent vous donner une compréhension de base de la situation du locataire.

Exemples de questions qualifiées Inclure:

• Date prévue d'emménagement
• Combien de chambres recherchez-vous?
• Combien de personnes vivront dans la propriété?
• Revenu mensuel / annuel approximatif
• Avez-vous une assistance locative?
• Avez-vous des animaux?
• Quand pouvez-vous voir la propriété?

Ces questions vous permettront non seulement de déterminer si un locataire est qualifié pour louer votre propriété, mais serviront de comparaison avec ce que le locataire remplit réellement sur la demande de location, si elles arrivent à ce point. En outre, si un locataire potentiel appelle à nouveau dans le futur, vous serez en mesure de comparer ses informations actuelles aux informations précédentes que vous avez en main.

3. Date et heure de propriété Propriété:

Pour les locataires potentiels qui ont pris l'étape de prendre rendez-vous pour voir la propriété, vous devez ajouter les informations suivantes à la feuille de calcul:

• Date de nomination
• Heure de nomination < Est-ce qu'ils sont apparus?
• Ont-ils appelé à annuler?
• 4. Commentaires sur la propriété:

Lorsque les locataires potentiels regardent la propriété, vous devriez prendre des notes de ce qu'ils font et n'aiment pas sur la propriété. Cela peut vous aider à déterminer les points positifs et négatifs de votre propriété. Certains négatifs peuvent être facilement fixés, comme une couleur de peinture laide, tandis que d'autres, comme un troisième étage, ne sont pas si facilement fixés. Dans ces situations, vous devez essayer de jouer les points positifs, par exemple, si vous êtes au dernier étage, vous obtenez la meilleure lumière du soleil et il n'y a pas de locataires au-dessus de vous.

Ces points positifs et négatifs peuvent également servir de conseil pour les futurs achats. Si de nombreux locataires ont commenté l'absence d'une laveuse et sécheuse dans votre propriété, cela peut être quelque chose que vous voulez vous assurer que toute future propriété a.

5. Demande de location dûment remplie:

Si un locataire éventuel remplit une demande de location, vous devriez en conserver une copie, même s'il ne la loue pas. C'est une bonne preuve au cas où un locataire éventuel tente de vous accuser de discrimination en matière de logement. Vous pouvez démontrer que vous avez rejeté le demandeur parce qu'il ne répondait pas aux normes d'admissibilité que vous avez pour tous les demandeurs, par exemple que leur revenu n'était pas égal à au moins deux fois le loyer mensuel. Si le locataire potentiel finit par louer l'unité, vous pouvez utiliser l'application pour comparer à l'information qu'ils ont mis sur le contrat de location.

6. Vérification des antécédents / vérifications de crédit / vérification de l'emploi

Si le locataire éventuel satisfait aux normes de qualification initiales et que vous suivez les étapes suivantes pour effectuer les vérifications de solvabilité, les vérifications des antécédents et la vérification de l'emploi, vous devez conserver cette documentation. Si le locataire éventuel loue l'unité, il peut aller dans son dossier. Si vous rejetez le candidat en raison d'informations découvertes dans le cadre de ce processus de sélection, vous avez une preuve de la raison pour laquelle vous avez refusé le candidat, comme s'il ne travaillait pas dans l'entreprise où il travaillait.

7. Motif du rejet:

Vous devez indiquer clairement pourquoi vous avez refusé le candidat. Vous ne pouvez rejeter les candidats que pour des raisons légales, par exemple s'ils ne répondent pas aux critères de revenu minimum, si trop de personnes vivent dans la location ou si elles ont des antécédents criminels violents. Vous devez respecter les lois sur le logement équitable.

8. Caution à retenir:

Si un locataire éventuel a signé un dépôt pour détenir l'unité et vous a donné de l'argent, conservez cette documentation.Les lois de l'État varient, alors vérifiez auprès de votre état. Certains États donnent aux locataires trois jours pour se retirer de ce dépôt à Tenir une entente sans pénalité.

Habituellement, si un locataire signe cet accord, il accepte de louer l'unité ou, s'il ne le fait pas, il reconnaît qu'il perdra tout dépôt qu'il a déposé. Avoir une copie signée de ce document peut vous protéger si un locataire éventuel tente de vous réclamer illégalement retenu leur dépôt.