Lorsqu'un vérificateur ou un inspecteur se présente à votre entreprise

Tout le monde connaît les audits IRS, mais votre entreprise pourrait être inspectée ou contrôlée par les agences et départements locaux, étatiques et fédéraux pour une multitude de problèmes:

• Autorités locales , pour les inspections d'incendie, les codes du bâtiment, les questions de santé et de sécurité, et les violations possibles de la loi américaine sur les incapacités
• Agences publiques , pour les taxes de vente, l'enregistrement des entreprises et l'emploi
• > y compris l'OSHA, l'ADA, le département des salaires et des heures, et l'immigration / douanes (ICE).

Voici une liste des organismes fédéraux et d'État qui peuvent vérifier ou inspecter votre entreprise.

Types d'audits et d'inspections

Certaines agences doivent

• inspecter votre entreprise lors de son ouverture. Ce sont généralement des entreprises locales comme le département de la santé ou le département du bâtiment. Certaines agences
• inspectent régulièrement . Les inspecteurs locaux des incendies et de la santé suivent habituellement un horaire tournant. Certaines agences peuvent
• se présenter à votre entreprise à l'improviste sans raison . L'OSHA est l'une de ces agences. Certaines agences viennent
• en réponse à une plainte d'un employé ou d'un client ou d'une autre personne. Les inspecteurs de l'immigration, les inspecteurs de l'ADA et les inspecteurs de l'OSHA répondent aux plaintes d'un employé ou d'un client. Les vérificateurs de l'IRS ou les vérificateurs de l'impôt sur les salaires de l'État peuvent venir en réponse à une plainte d'un entrepreneur indépendant.

Soyez prêt avant une vérification ou une inspection

Prenez le temps de vous préparer à d'éventuelles vérifications ou inspections:

Dressez une liste d'agences

• pouvant inspecter votre entreprise spécifique. Inclure les agences qui pourraient apparaître en raison de la nature spécifique de votre entreprise. Par exemple, les entreprises alimentaires peuvent avoir un inspecteur de la santé. Connaissez vos droits
• pour chaque type d'inspection. Pouvez-vous demander à l'inspecteur de revenir plus tard, alors que c'est plus pratique pour vous? Avez-vous le droit d'accompagner l'inspecteur ou le vérificateur? Asseyez-vous avec votre avocat
• et discutez de vos droits et de vos responsabilités lors de ces audits et inspections. Définissez des procédures
• pour vous et votre personnel à suivre lorsqu'un inspecteur ou un auditeur se présente, et pour former votre personnel sur ce qu'il convient de faire. Ce pourrait être une bonne idée de mettre ces processus dans un cahier quelque part.

Décidez qui doit être informé

• lorsqu'un inspecteur arrive. Que devrait faire votre personnel si vous n'êtes pas disponible? Qui est le prochain responsable? Votre avocat devrait-il être informé et quand? Vérifiez les registres de votre entreprise
• qui se rapportent à cette inspection pour vous assurer qu'ils sont exacts, complets et conformes à la loi. Par exemple, un inspecteur des salaires et des heures de travail fédéral ou d'état voudra voir des feuilles de temps ou d'autres registres de temps. La première chose à faire lors d'une inspection ou d'un audit:

Soyez courtois et serviable. Votre attitude devrait être: «Nous voulons obéir aux laïcs et faire ce qui est bien, nous aider à savoir ce que c'est, s'il y a des problèmes, nous voulons les corriger.

Vérifiez l'identité de l'inspecteur

• et assurez-vous que l'inspecteur possède les documents appropriés, y compris un mandat, si nécessaire. Les faux inspecteurs se montrent parfois en train d'essayer d'intimider les employeurs en les soumettant à des inspections, puis en payant des amendes ou des pénalités ou en achetant des trousses de conformité. Ensuite,
• mettez votre plan en place. T
• conserver des photos ou tenir un journal de l'inspection ou de la vérification. Suivez l'inspecteur ou demandez si vous pouvez participer à la vérification. Ne faites rien du tout
• . Si vous avez une question, répondez-y. N'ajoute rien à ta réponse. À la fin de la vérification ou de l'inspection,
• demander une révision. La plupart des inspecteurs ou vérificateurs ne s'engageront à rien de précis, mais ils devraient vous donner une idée générale de l'existence de violations et de ce à quoi s'attendre ensuite. Après un audit ou une inspection

Si des violations ont été alléguées par l'inspecteur, vous pouvez avoir droit à un processus d'appel

. La manière dont cette étape est gérée dépend de l'agence spécifique. À titre de suivi, toute agence devrait vous fournir un registre écrit des violations, qu'elles soient corrigeables ou non, et des amendes et pénalités imposées. À ce stade, vous voudrez probablement contacter votre avocat pour discuter d'une réponse.

Si aucune violation ne vient de l'inspection, discutez avec vos employés de ce qui s'est bien passé, de ce que vous avez entendu ou vu, et de ce que vous pouvez apprendre à faire mieux la prochaine fois.

Pour presque toutes les entreprises, il y aura une prochaine fois.